Home Office Text in Schreibmaschine

Wie funktioniert die Zeiterfassung im Homeoffice?

Lesezeit: 6 Minuten
Home Office Text in Schreibmaschine

Wie funktioniert die Zeiterfassung im Homeoffice?

Lesezeit: 6 Minuten

geschrieben am 23. Februar 2021

Mittlerweile ist Homeoffice aus keinem Arbeitsalltag mehr wegzudenken. Vor 2020 aus Unternehmersicht noch mit gemischten Gefühlen beäugt, ist Homeoffice mittlerweile die beste und sicherste Lösung, um den eigenen Betrieb auch in schwierigen Zeiten weiterzuführen.

Von Corona herausgefordert, wurde in vielen Firmen eher aus der Not heraus auf diese neue Arbeitsform umgestellt. Doch schon in kurzer Zeit hat sich das Arbeiten von zu Hause aus zu einer flexiblen und gern gesehenen Möglichkeit gemausert. Homeoffice ist zum neuen Trend geworden. 

Aber egal ob erstmalig im Einsatz oder schon seit längerem praktiziert – Arbeitgeber und Arbeitnehmer stehen anfangs oft vor einer Reihe technischer und rechtlicher Fragen, die es zu klären gilt. Schließlich sollen Prozesse und der Workflow des Unternehmens optimal weiterlaufen. Auch Datenschutz und Arbeitsgesetz sind zu berücksichtigen.

Fragen, die sich hier zu Beginn stellen:

  • Funktioniert die Arbeitszeiterfassung auch im Homeoffice?
  • Wie gewährleiste ich das Einhalten von Mindest- und Ruhepausen über die räumliche Distanz?
  • Welche technischen Tools oder Softwarelösungen bieten Unternehmen hierfür die passende Lösung?
  • Welche weiteren Aspekte sollte ich noch berücksichtigen?

Wie funktioniert die Zeiterfassung im Homeoffice?

Fehlzeitenkalender am Notebook

Zunächst einmal sollten Arbeitgeber klare Vorgaben zur Zeiterfassung im Homeoffice definieren. Das erleichtert die Umsetzung enorm. Sie als Unternehmer kennen die gesetzlichen Regelungen und stellen die Bedingungen auf, wer wie und auf welche Art Zeiten, Pausen und Überstunden erfasst.

Natürlich können Mitarbeiter Arbeitszeiten manuell in Excel eintragen, doch leichter und wesentlich effektiver ist für beide Parteien eine professionelle Zeiterfassungssoftware.

Mit einem professionellen System steuern und lenken Betriebe eine Arbeitszeiterfassung komfortabel und effizient. Über einen Onlinezugang loggt sich der Mitarbeiter zum Arbeiten im Homeoffice genauso über die Software ein, wie auch vor Ort im Betrieb. Er benötigt also nur seinen Computer bzw. Laptop und einen Internetzugang. Egal ob Zeiterfassung im Unternehmen oder im Homeoffice – es handelt sich um die gleiche Software. Diese ist einfach, intuitiv und ohne großen Aufwand anzuwenden.

Welche Vorteile bietet mir ein professionelles System?

  • Kommen- und Gehenbuchungen sowie Pausen per Mausklick erfassen
  • Übersicht über Überstunden, Fehlzeiten und Urlaubstage
  • Urlaubsanträge stellen, Dienstreisen beantragen, Korrekturbuchungen erledigen
  • Teamleiter geben eingereichte Anträge per Benachrichtigungslink frei
  • Flexibles Arbeiten egal von wo – Firma, Homeoffice oder von unterwegs

Die Einführung eines Zeiterfassungssystems erleichtert diverse Prozesse und steigert gleichzeitig den Workflow im Unternehmen. Alle erfassten Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten sind aktuell und egal von wo online abrufbar.

Die gesammelten Zeitdaten werden nach der Buchung direkt dem Stundenkonto der Arbeitnehmer zugeordnet. Personaler, Vorgesetzte oder der Mitarbeiter selbst haben so jederzeit einen transparenten Überblick.

Zeitmodelle trotz Homeoffice?

Egal ob im Unternehmen oder im Homeoffice – Arbeitszeitmodelle werden individuell in der Online-Zeiterfassungssoftware eingestellt. Aus diesem Grund sind selbst Vereinbarungen wie Teilzeit, Kurzarbeit oder auch rollierende Modelle leicht umsetzbar. Auch eine Kombination aus z.B. drei Tagen Home-Office und zwei Tagen im Unternehmen ist problemlos in der Software anzulegen. Ein Vertrauensarbeitszeitmodell sollte für das Homeoffice ggf. neu durchdacht werden.

Fakt ist jedoch: Je mehr ein Unternehmen mit der Zeit geht und auch vor flexiblen, neuen Arbeitsformen nicht zurückschreckt, desto attraktiver ist es für potenzielle, neue Arbeitskräfte. Um genau solche modernen Zeitmodelle möglich zu machen, unterstützen heutzutage diverse Softwarelösungen zur Zeiterfassung und auch Betriebsdatenerfassung Betriebe mit großem Potenzial.

Wie schnell kann ich auf digitale Zeiterfassungssysteme umsteigen?

AVERO Geräteübersicht Software

Sobald die Entscheidung für ein System sowie ein Arbeitszeitmodell gefallen ist, kann innerhalb von kurzer Zeit die digitale Softwarelösung samt dazugehöriger mobiler App im Unternehmen integriert werden.

Die Onlinezeiterfassung von AVERO® bietet die Möglichkeit, das Sammeln der Daten komplett auf die Unternehmensbedürfnisse zuzuschneiden. Das Spezialistenteam von digital ZEIT arbeitet dabei immer eng mit den Kunden zusammen, um hier die optimale Lösung  zu finden.

Sobald die Software startbereit ist, erhalten alle HR-Mitarbeiter eine entsprechende Schulung zur Nutzung. Auch später beantwortet der Kundenservice jederzeit Fragen rund um das Zeiterfassungssystem.

Reports und Auswertungen bequem nach Excel exportieren

Eine Online-Zeiterfassung macht manuelle Stundenzettel überflüssig und ermöglicht dafür Reports, Statistiken und Auswertungen per Knopfdruck. Einige Anbieter verwenden gesonderte Buchungsschlüssel für Personen, die aus dem Homeoffice arbeiten. Dies ist z. B. für Unternehmen wichtig, die Ihren Mitarbeitern eine Fahrtkostenpauschale für den Weg zum Unternehmen bezahlen. Da dieser bei Arbeitstagen im Homeoffice entfällt, gelten hier andere Faktoren bei der Datenerfassung.

Manche Unternehmen ermitteln für ihre Mitarbeiter außerdem die Anzahl der Arbeitstage, damit diese später bei der Steuererklärung für Pendlerpauschalen angegeben werden können. Mit einer differenzierten Erfassung lassen sich solche Auswertungen im Handumdrehen erstellen. Eine Online-Zeitwirtschaft vereinfacht und verschlankt ehemals langwierige, manuelle Erfassungen per Excel nachhaltig.

Mobile Zeiterfassung per App

Neben der Online-Zeiterfassung gibt es außerdem die Möglichkeit, via App über Smartphone oder Tablet Arbeitszeiten zu buchen. Insbesondere Mitarbeiter, die viele Geschäftstermine außerhalb des Betriebs wahrnehmen, Vertriebler oder eben auch Angestellte im Homeoffice profitieren von dieser flexiblen Möglichkeit. Eine mobile Zeiterfassung ist genau wie das Onlinesystem eine bequeme und einfach zu integrierende Lösung.

Das Gute: Ganz gleich, ob die Zeiten per App oder über das Onlineportal gebucht werden, das System synchronisiert sich laufend. Daher stehen alle erfassten Daten permanent in Echtzeit zur Verfügung.

Arbeitszeit mobil auf dem Smartphone erfassen

Welche gesetzlichen Vorgaben muss ich beachten?

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) unterscheidet nicht, ob ein Mitarbeiter im Betrieb oder von Zuhause aus arbeitet. Im Allgemeinen bieten Unternehmen für das Homeoffice eine relativ freie Einteilung der Arbeitszeiten an, um Familie und Beruf in Einklang zu bringen. Allerdings muss der Arbeitnehmer dafür Sorge tragen, dass die Arbeitszeit maximal 10 Stunden nicht überschreitet und dass die gesetzlichen Mindestpausen eingehalten werden.

Die arbeitsrechtliche Vorgabe ist eine halbe Stunde Pause nach 6 Arbeitsstunden und eine zusätzliche Pause von 15 Minuten nach 9 Arbeitsstunden. Nähere Informationen zu den gesetzlichen Mindestpausen finden Sie hier. Auch die Einhaltung von Ruhepausen (zwischen dem Arbeitsende und dem Beginn am Folgetag muss mindestens eine Ruhepause von 11 Stunden liegen) hat der Angestellte im Homeoffice zu beachten.

Um einen Überblick über die geleisteten Zeiten zu behalten und darüber hinaus die Rahmenbedingungen des Arbeitszeitgesetzes einzuhalten, bietet sich eine digitale Zeiterfassung an. Somit steht der vom EuGH vorgeschriebenen Dokumentationspflicht der gesamten Arbeitszeit nichts im Wege.

Home-Office und trotzdem produktiv?

Die Vermutung, dass Mitarbeiter im Homeoffice die Arbeit eher schleifen lassen, steht auf wackeligen Beinen. Natürlich geht mit der Einführung dieser „neuen“ Arbeitsform augenscheinlich ein Kontrollverlust einher.

Doch egal ob beim Arbeiten im oder außerhalb vom Betrieb – wer seinen Mitarbeitern nicht vertraut, schafft keine gute Basis zur Zusammenarbeit. Wichtig ist es, klare Ziele zu setzen, zu motivieren und die Ergebnisse sprechen zu lassen. Eine freie Zeiteinteilung und Vertrauen in die Arbeitsleistung der Arbeitnehmer, bietet dadurch entscheidende Vorteile. Ihr Personal erhält die Gelegenheit, nach eigenen Produktivitätsphasen zu arbeiten.

Über ein Lampentableu ist für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer zu sehen, wer aktuell am Arbeitsplatz verfügbar ist, ob sich der jeweilige Mitarbeiter im Homeoffice, auf Dienstreise oder im Betrieb befindet. Außerdem zeigt das Programm an, welcher Mitarbeiter gerade im Urlaub oder krank gemeldet ist.

Mann im Home Office vor PC mit Smartphone in der Hand

Zusatz: Projektzeiterfassung

Ergänzend zur Online-Zeiterfassung unterstützt eine zusätzliche Projektzeiterfassung darin, einzelne Aufgaben und Arbeitsschritte dem Projekt zuzuordnen. So behalten Sie als Arbeitsgeber den Überblick über die bereits erledigten To-Do’s und entdecken Engpässe oder Zeitfresser im Ablauf.

Ihre Mitarbeiter orientieren sich an den zugeteilten Projektschritten, behalten ihre Zeiten im Blick und gewinnen außerdem interessante Informationen zur eigenen Arbeitsweise.

Individuelle Rechte der Teamleiter

Jeder Teamleiter hat Zugriff auf die erfassten Arbeitszeiten des Teams. Er kann überprüfen, ob die vereinbarten Arbeitszeiten eingehalten werden oder ob Über- bzw. Minusstunden vorliegen.

Im Rahmen einer Projektzeiterfassung verfolgt der Vorgesetzte, die erledigten Projektschritte und kann jederzeit eingreifen, falls die festgelegten Zeiten überschritten werden.

Welche Daten benötigt das System zum Start?

Zunächst einmal werden die entsprechenden Zeitmodelle in der Software eingestellt, sodass die geregelte, tägliche oder wöchentliche Arbeitszeit korrekt hinterlegt ist. Zum Beispiel geben Sie den Zeitraum vor, in dem eine Erfassung möglich ist.

Damit schließen Arbeitsgeber aus, dass Mitarbeiter zu früh starten oder zu viele Überstunden aufbauen. Ab Zeiterfassungsstart überblicken Arbeitgeber, HR-Team und die jeweiligen Mitarbeiter die gebuchten Zeiten auf Knopfdruck. Jederzeit stehen Ihnen die gesammelten Dateninformationen für Auswertungen bereit oder können zu übergeordneten ERP-Systemen via Schnittstelle übertragen werden.

Das System bietet neben der Zeiterfassung viele zusätzliche Funktionen, wie:

  • Projektzeiterfassung
  • Kalenderübersicht
  • Verwaltung von Urlaubstagen und Fehlzeiten
  • Online-Schichtplanung und Personaleinsatzplanung
  • Employee Self Service

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