Nanz medico GmbH & Co. KG hat als Pionier der ambulanten Rehabilitation in den 90er Jahren begonnen. Mittlerweile sind sie mit 30 Zentren für ambulante Rehabilitation (ZAR) in Deutschland vertreten und Marktführer in diesem Segment. Neben der Rehabilitation gehören die Bereiche Präventivleistungen, Versorgung im Rezeptbereich, medical Fitness und betriebliches Gesundheitsmanagement mit zum umfangreichen Portfolio. Die ZAR‘s verstehen sich als ganzheitliche Gesundheitsdienstleister, die Patienten nachhaltig mit einer Lebensstiländerung vertraut machen, um den therapeutischen Erfolg zu sichern. 2.500 Mitarbeiter sorgen dabei für die richtige Therapie in der jeweiligen Lebenslage. Anfang 2021 wurde gemeinsam mit den Projektleitern Brunhilde Mild und Gerald Rehor die Zeiterfassung AVERO® eingeführt.
„Wir haben uns für digital ZEIT entschieden, da wir unsere Wünsche und Anforderungen an die Hard- und Software in enger Abstimmung mit dem Projektleiter optimal umsetzen konnten. In den Workshops wurde mit uns herausgearbeitet, was im Standard möglich ist und was gegebenenfalls extra für uns programmiert werden kann. Nicht nur die Anmeldung über IPCs war uns wichtig, sondern auch ein haptisches Terminal, an dem die Mitarbeitenden sich schnell und einfach einbuchen können“, so Gerald Rehor.
Datenbank für 30 Standorte
Da die Arbeitszeiten in den einzelnen Zentren bisher über Exceltabellen erfasst wurden, war bei der Einführung von AVERO® als erste Zeiterfassung die Überlegung, wie die Datenbank aufgebaut werden soll, damit unabhängig in den Zentren gebucht werden kann. Einige spezifische Anforderungen von Nanz medico waren im Standardumfang der AVERO®-Software nicht abgebildet, daher wurde ein Konzept über eine kundenspezifische Individualanpassung ausgearbeitet, die in der Entwicklungsabteilung von digital ZEIT programmiert wurde.
Einführung innerhalb weniger Monate
Anfang 2021 konnte in der Zentrale in Stuttgart eine Testversion eingeführt werden, die innerhalb weniger Monate vom Testmodus in den Aktivmodus überführt werden konnte. Nach der Zentrale wurden nach und nach die einzelnen Zentren in die Zeiterfassung eingebunden. „Diese profitieren von den Erfahrungen, die wir mit den ersten Einführungen gemacht haben“, resümiert Rehor.
Hosting in der Cloud
Jeder Standort wird mit Hard– und Software ausgestattet. Je nach Anzahl der Mitarbeitenden wird das Zentrum mit entsprechender Anzahl Terminals und IPCs (Industrie-PCs) ausgestattet. Ein besonderer Wunsch des Unternehmens war das Hosting der Software in der Cloud. „Der Vorteil ist, dass die technischen Komponenten nicht zusätzlich überwacht werden müssen und unsere eigenen Mitarbeitenden sich nur um die interne IT kümmern müssen.“ Die Cloudlösung wird von einem Partner von digital ZEIT bereitgestellt, der das Rechenzentrum in Deutschland hat. Für Nanz medico ein wichtiges Argument. Die Private Cloud kann aus Sicherheitsgründen nur direkt vom Netzwerk des Kunden erreicht werden. Über einen VPN Tunnel wählen sich die Mitarbeitenden ins Firmennetzwerk und erhalten dort über den Browser Zugriff auf die AVERO®-Software.
Abruf der eAU vom GKV-Server in Vorbereitung
Aktuell steht das jährliche Update an. Mit der neuen Version 12.0 kann direkt über die Zeiterfassung mittels vorher beantragter Zugangsdaten die Arbeitsunfähigkeit in elektronischer Form vom Server der GKV (Gesetzlichen Krankenversicherung) abgerufen werden. Auch wenn die Buchhaltung die Daten von AVERO® mittels mehrerer Schnittstellen erhält, bietet die Abfrage direkt über die Zeiterfassung Vorteile. Bei einem Lohnprogramm hat die Firma keinen Einfluss auf die Abrufzyklen und kann nicht selbst aktiv werden. Zusätzlich müssten die bestätigten Krankmeldungen rückübertragen werden, was zu einer Zeitverzögerung führen könnte. „Es bietet sich daher an, auch diese Erweiterung künftig von AVERO® zu nutzen“, meint Gerald Rehor.
Fazit
„Mit der Firma digital ZEIT GmbH haben wir einen kompetenten und zuverlässigen Partner für die Erfassung der Arbeitszeiten. Das Team ist freundlich und professionell aufgestellt. Die von uns gewünschten Sonderanpassungen wurden im Vorfeld ausführlich besprochen und anschließend termingerecht umgesetzt. Bei allen Fragen, die wir im täglichen Umgang mit der Software haben, steht uns unser Projektleiter mit Rat und Tat zur Seite. Mit der Zusammenarbeit sind wir daher sehr zufrieden und können unseren Mitarbeiter*innen ein professionelles und intuitives System an die Hand geben, das ihnen persönliche Vorteile und Erleichterungen bietet“, so Gerald Rehor.
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