Feuer und Flamme für die neue Zeiterfassung!

Klimaneutral und nachhaltig heizen und sogar Strom erzeugen – ein Ziel, das ganz hoch auf der Agenda eines jeden Hausbesitzers, aber auch vieler Unternehmen steht. Das 1989 von Ing. Herbert Ortner gegründete Unternehmen ÖkoFEN ist Pionier im Bereich Pellets. 1997 wurde die erste typengeprüfte Pelletsheizung der Welt bei der Energiesparmesse in Wels präsentiert. Das im Kuhstall der Schwiegereltern gegründete Unternehmen hat sich inzwischen zu einem Weltunternehmen mit zahlreichen Auszeichnungen und Awards für die kontinuierlichen, nachhaltigen Innovationen entwickelt und ist auf stetigem Wachstumskurs.

Die positive Entwicklung und das damit verbundene personelle Wachstum erforderte die Einführung einer neuen Zeiterfassung an der ÖkoFEN Deutschlandzentrale in Mickhausen. Jochen Müller war zuständig für die Abwicklung und Einführung rund um das Projekt. „Die bisherige Zeiterfassung, die wir im Einsatz hatten, war an ihre Grenzen gekommen“, meint Jochen Müller. „Die Lizenzen waren auf 50 Mitarbeiter begrenzt und auch die Mitarbeiterprotokolle waren nicht sonderlich ausführlich. Da mussten wir uns für etwas Neues entscheiden.“

Schnelle und zuverlässige Umsetzung

Die Wahl fiel auf die Zeiterfassung AVERO^® von digital ZEIT. Nach der überzeugenden Präsentation Anfang September 2021 konnte bereits einen Monat später mit der Installation begonnen werden. Auch Dank der guten Vorbereitung und Zusammenarbeit mit ÖkoFEN konnte die Einführung der Zeiterfassung innerhalb von zwei Monaten realisiert werden. „Da haben wir schon ziemlich Gas gegeben. Ich bin der Meinung, normalerweise dauert so etwas schon ein bisschen länger“, schmunzelt Jochen Müller. Für die Übergabe hatte er eine Excel-Liste vorbereitet und die Daten wurden in AVERO^® eingespielt. Die vorhandenen Transponder, die bisher ausschließlich für die Alarmanlage eingesetzt wurden, konnten nach einem Test bei digital ZEIT ebenfalls eingebunden werden. Mit diesen können sich die Mitarbeiter jetzt an den zwei Terminals, die mit im bestellten Paket waren, einstempeln.

Umstellung auf neues System ohne Schwierigkeiten

Die Akzeptanz der Kollegen war von Anfang an gut. „Ich habe jetzt nicht gehört, dass etwas zu kompliziert wäre“, meint Müller. In der Verwaltung mussten sich die Mitarbeiter etwas umstellen, da sie sich jetzt über das Terminal einstempeln. Dies bietet den Vorteil, dass die Daten unabhängig erfasst werden und sich die Mitarbeiter auch einstempeln können, wenn es Probleme auf Serverebene gibt. Zudem bietet der Puffer im Terminal eine enorme Sicherheit, denn die Daten gehen auch bei einem Server- oder Stromausfall nicht verloren. Die Echtzeitübertragung an die Zeiterfassung bietet einen genauen Überblick und sowohl über die Zeiterfassungssoftware als auch direkt am Terminal können Daten abgefragt werden.

Moderner Workflow als echter Zugewinn

Besonders beeindruckt haben Jochen Müller die zahlreichen Möglichkeiten und die Fülle an Inhalten, die in der neuen Zeiterfassung AVERO^® zur Verfügung stehen. Auch die Transparenz der Daten überzeugt. „In der alten Zeiterfassung waren relativ wenig Inhalte. Kumulierte Zahlen am Monatsende waren zum Beispiel gar nicht möglich. Das war für ein paar Mitarbeiter erstmal eine Umgewöhnung, mit so vielen Möglichkeiten umzugehen.“ Die Vorteile, die sich bereits im ersten Monat des Vollbetriebes  zeigten, haben schnell überzeugt. Insbesondere der Workflow kommt gut an. „Endlich haben wir ein modernes Tool, in dem zum Beispiel auch Urlaubsanträge digital gestellt werden können.“

Für das ökologisch ausgerichtete Unternehmen ein großer Pluspunkt und für die Mitarbeiter ein Gewinn. Urlaubs- und Fehlzeiten können nun selbst direkt im System beantragt werden. Via E-Mail kommt die Genehmigung der Fehlzeit direkt ins Postfach des Mitarbeiters und ist sowohl bei der Antragsstellung als auch bei Bewilligung im Kalender für die Kollegen einsehbar. „Ein echter Gewinn für mehr Transparenz.“