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Ratgeber Themen Zeiterfassung Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Was Arbeitgeber und Personaler wissen müssen – und wie die AVERO® Zeiterfassung Sie unterstützt.

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Lesezeit: 9 Minuten
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mit Kalender
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mit Kalender

Was ist die eAU?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist eine digitalisierte Version der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, umgangssprachlich auch Krankschreibung. Sie ist auch unter der Abkürzung eAU bekannt und ein entscheidender Schritt zur kompletten digitalen Zeiterfassung. 

Aktuell stellen krankschreibende Ärzte eine Krankmeldung für den Arbeitnehmer aus, die dieser in mehrfacher Ausführung auf Papier bekommt – für die eigenen Unterlagen, für den Arbeitgeber und für die Krankenkasse.

Mit der eAU übermitteln krankschreibende Ärzte der Krankenkasse digital, wenn ein Patient krank ist. Arbeitnehmende informieren zeitgleich ihren Arbeitgeber. Der Arbeitgeber wiederum steht dann in der Pflicht, die offizielle Krankmeldung elektronisch bei der Krankenkasse abzurufen. Dazu wird eine Verbindung mit dem Server der GKV erstellt, der gesetzlichen Krankenversicherung. Sobald die Verbindung geprüft wurde, gibt der Server die Daten zur Krankmeldung an den Arbeitgeber frei. Je nach Software wird die Krankmeldung anschließend direkt in der Zeiterfassung gespeichert oder muss noch manuell nachgetragen werden.

Ausgeschlossen von der eAU sind: 

  • Privatversicherte
  • Rehabilitationsmaßnahmen
  • Beschäftigte, die an Präventions- oder Rehamaßnahmen eines SV-Trägers teilnehmen
  • Arbeitnehmerinnen, für die ein Beschäftigungsverbot nach § 16 Abs. 1 Mutterschutzgesetz besteht
  • Erkrankung eines Kindes
  • Krankschreibungen durch ausländische Ärzte

Aktuelle Entwicklungen

Bereits am 18.09.2019 wurde die Einführung der eAU im Rahmen des dritten Bürokratieentlastungsgesetzes BEG III beschlossen. Durch das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) ist es bereits seit dem 01.10.2021 für krankschreibende Ärzte verpflichtend, die Krankmeldungen digital an die Krankenkassen zu übermitteln. Genutzt wird dazu die Telematikinfrastruktur TI, die mit dem Kommunikationsdienst KIM versendet. So ist sichergestellt, dass eine elektronische Signatur der Ärzte anhängt ist. Eine Übergangsphase wurde bis Ende Juni 2022 festgelegt. Seit dem 01.07.2022 müssen Arztpraxen ihr System auf die eAU umgestellt haben.

Das gesamte Jahr 2022 lief parallel die Pilotphase für die Arbeitgeber. Patienten bekamen bis Ende 2022 weiterhin Papierausdrucke der Krankschreibung mit – für die eigenen Unterlagen und für die Arbeitgeber, die technisch noch nicht soweit sind. Arbeitgeber, die schon über die technische Ausstattung verfügten, konnten die eAU natürlich auch 2022 bereits digital abrufen. Seit Januar 2023 ist das digitale Vorgehen nun für alle Arbeitgeber verpflichtend.

Ursprünglich sollte die Pilotphase sogar schon zum 01.07.2022 auslaufen. Doch Gesundheitsminister Karl Lauterbach verlängerte sie bis 31.12.2022. Die Corona-Pandemie habe Arbeitgeber und krankschreibende Ärzte bei den Vorbereitungen zurückgeworfen.

Vorteile der eAU

Die eAU hat – wie viele Digitalisierungsprozesse – das große Ziel, Prozesse einfacher zu machen. Was heißt das? Für den Umweltschutz zum Beispiel, dass die 77 Millionen Krankschreibungen, die jedes Jahr erfolgen, nicht mehr in mehrfacher Papierform gedruckt werden. Doch natürlich profitieren auch Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Arztpraxen …

Vorteile für Arbeitnehmer

  • Bequemer: Arbeitnehmer melden sich telefonisch krank
  • Weniger fehleranfällig: Arbeitnehmer müssen nicht an das (rechtzeitige) Übergeben der AU denken
  • Entspannter: Die Frist zur Einreichung der Krankmeldung wird aus dem Gesetz entfernt, da sie nach Krankmeldung elektronisch übermittelt wird

Vorteile für Arbeitgeber

  • Vereinfachung: Arbeitgeber haben die Daten direkt im System
  • Zeitersparnis: Einfache Integration in die Zeiterfassung
  • Simplifizierung: Krankheitsquote und Fehlzeiten lassen sich einfacher erfassen
  • Beschleunigung: Krankmeldung liegt schnell vor
  • Vollständigkeit: Krankmeldungen gehen nicht mehr verloren
  • Zentralisierung: Digitale Personal- und Krankenakte lassen sich verbinden

Vorteile für Arztpraxen

  • Kostenersparnis: Erstellungs- und Übermittlungskosten sinken
  • Entbürokratisierung: Lückenlose Dokumentation sichert korrekten Ausgleich bei Auszahlung von Krankengeld und im Umlageverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG)

Wie funktioniert die eAU für Arbeitgeber?

Vorbereitung auf die eAU

Seit Januar 2023 gilt ist die eAU für Arbeitgeber Pflicht. So gehen Sie bei der Einführung vor:

1. Schritt

Der Abruf der eAU-Meldung darf nur durch eine Ausfüllhilfe oder ein systemgeprüftes Programm erfolgen. Eine Ausfüllhilfe wäre zum Beispiel SV-Net. Ein systemgeprüftes Programm kann Ihr Lohnprogramm sein oder aber eine Zeiterfassungssoftware wie die AVERO® Zeiterfassung. Voraussetzung ist in beiden Fällen, dass eine Zertifizierung des ITSG vorliegt. ITSG ist kurz für „TrustCenter der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung“.

Im ersten Schritt der Vorbereitung müssen Sie als Arbeitgeber also sicherstellen, dass sie ein zertifiziertes Programm zur Abfrage der eAU haben.

2. Schritt

Im zweiten Schritt gilt es, im Programm Ihrer Wahl die Stammdaten zu jedem Ihrer Mitarbeiter zu hinterlegen – auch bei Minijobbern. Für den Abruf der eAU Daten werden von jedem Mitarbeiter, die Sozialversicherungsnummer, Krankenkassennummer und die Betriebsnummer benötigt.

3. Schritt

Nutzen Sie als Arbeitgeber kein Zeiterfassungssystem zur Abfrage der eAU, müssen Sie in der Vorbereitungsphase zudem klären, wie die eAU in die aktuelle Arbeitszeiterfassung integriert wird, um die Entgeltfortzahlung zu sichern und die Bestimmungen des Entgeltfortzahlungsgesetzes zu erfüllen.

Schaubild zum Ablauf der eAU Abfragen

Ablauf der eAU

Die AU muss aktuell je nach Arbeitgeberregelung bereits am ersten oder maximal am dritten Tag der Krankschreibung vorliegen. Diese Frist gilt auch weiterhin. Allerdings fragen Arbeitgeber die eAU seit Januar 2023 selbst ab. Der Ablauf einer Krankmeldung ist seither wie folgt:

1. Ausstellung der Krankmeldung durch die Arztpraxis

Die Arztpraxis stellt dem Arbeitnehmer eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus. Der Arbeitgeber erhält einen Papierausdruck für die eigenen Unterlagen. Die eAU-Meldung wird digital vom Arzt über den GKV Server an die Krankenkasse übermittelt.

2. Meldung durch den Arbeitnehmer

Der Arbeitnehmer meldet sich telefonisch, per E-Mail oder persönlich krank. Er gibt die Dauer der Krankmeldung an.

3. Abfrage der eAU

Als Arbeitgeber haben Sie nun die Freigabe durch den Mitarbeiter, die entsprechende Krankmeldung abzufragen – und die Pflicht, das zu tun. Dazu müssen Sie, wie bereits erwähnt, eine zertifizierte Ausfüllhilfe oder ein systemgeprüftes Programm verwenden. Sie können nur Krankmeldungen abrufen, die Sie zuvor mit der voraussichtlichen Dauer der Krankheit erfasst haben. Eine Abfrage bei der Krankenkasse ohne vorherige Erfassung des Krankheitszeitraums ist nicht möglich. Sie sind also weiterhin auf die einzelnen Krankmeldungen der Mitarbeiter angewiesen und die gesetzliche Anzeigepflicht besteht für diese auch weiterhin.

Der Abruf der Daten ist frühestens am Tag nach der Krankschreibung möglich. Unter Umständen kann es bis zu fünf Tage dauern. Grund dafür ist die zeitversetzte Übermittlung des Arztes an die Krankenkassen.

Diese Daten werden bei der Abfrage übermittelt:

  • Name, Vorname
  • Sozialversicherungsnummer
  • Dauer und Beginn der AU
  • Datum der Krankschreibung durch den Arzt
  • Krankenkasse
  • Erst- oder Folgemeldung
  • Ob ein (Arbeits-)Unfall zugrunde liegt

Übermittelt werden die Daten über die Telematikinfrastruktur, kurz TI. Es handelt sich dabei um ein Netzwerk, über das Arztpraxen, Apotheken, Kliniken und Krankenkassen Gesundheitsdaten von Patienten austauschen. Es gelten dabei strenge Vorschriften nach Sicherheitsstufe E, der höchsten Sicherheitsstufe in Deutschland, basierend auf dem Schutzstufenmodell des Landes Niedersachsen. Die TI ist zudem durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert.

4. Datenerfassung in der Zeiterfassung

Wenn Sie die Abfrage der eAU über eine Zeiterfassungssoftware durchgeführt haben, befinden sich alle Daten und Prozesse automatisch auch in der Zeiterfassung. Nehmen Sie die Abfrage der eAU über eine andere Software vor, müssen Sie die Daten gegebenenfalls manuell in Ihrer Zeiterfassungssoftware nachtragen.

AVERO® Zeiterfassung: eAU einfach & schnell erfassen

Um Arbeitgebern den Umgang mit der eAU so einfach wie möglich zu machen, hat digital ZEIT die AVERO® Zeiterfassung technisch aufgerüstet. Verfügbar sind zwei Anwendungen:

Die eAU im AVERO® Grundpaket

Die Stammdatenerfassung und die manuelle Bestätigung für die eAU sind im Grundpaket der AVERO® Zeiterfassung inklusive. Die Stammdatenerfassung befindet sich im Reiter „Sozialversicherung“. Dort können Sie als Arbeitgeber im ersten Schritt die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter hinterlegen. Dazu zählen unter anderem die Krankenkasse, die Betriebsnummer und die Sozialversicherungsnummer eines Mitarbeiters. Das geht ganz einfach zum Beispiel über einen Personaldatenimport von Ihrem Lohn- oder Personalinformationssystem in AVERO®.

Tragen Sie dann die Krankmeldung eines Mitarbeiters wie bisher in die Zeiterfassung ein. Die Krankmeldung wird automatisch als unbestätigte Krankmeldung erfasst und im Fehlzeitenkalender wird der Fehltag mit „K?“ befüllt. Nach einer Bestätigung verschwindet das Fragezeichen. Diese kann manuell nach einem händischen Abgleich mit der eAU erfolgen – oder vollkommen automatisiert über das AVERO® Zusatzmodul „eAU“.

Darstellung der Krankmeldung in AVERO

Das Zusatzmodul „eAU“

Mit dem Zusatzmodul „eAU“ fragt die AVERO® Zeiterfassung die Krankmeldungen automatisch über die ITSG-zertifizierte Schnittstelle beim GKV-Server ab. Alle eAU, bei denen die Daten mit der von Ihnen manuell erfassten Krankmeldung übereinstimmen, werden automatisch direkt bestätigt. Lässt sich eine eAU nicht abrufen, fragt das System automatisch nach ein paar Tagen wieder beim GKV-Server an.

Das Einzige, was Sie manuell sichten müssen, sind Krankmeldungen, bei denen die von Ihnen erfassten Daten nicht mit denen vom GKV-Server übermittelten eAU übereinstimmen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn ein Mitarbeiter die Krankenkasse ändert und vergisst, es Ihnen mitzuteilen.

Der automatische Abruf der eAU in AVERO® wird dadurch zu einem echten Mehrwert! Nicht nur für Personalabteilungen, auch für Lohndienstleister – denn die größtmögliche Automatisierung sorgt für den kleinsten Aufwand.

Übrigens: Sie haben bereits im Grundpaket der AVERO® Zeiterfassung die Möglichkeit, für einzelne Mitarbeiter oder ausgewählte Personengruppen eine unterschiedliche Frist für die Abgabe der Krankmeldung zu hinterlegen. Gerade Auszubildende und Mitarbeiter in der Probezeit müssen sich in vielen Unternehmen bereits ab dem ersten Tag krank melden. Das ist seit Januar 2023 zwar nicht mehr gesetzlich festgehalten, doch die Anzeigepflicht gilt weiterhin und kann von dieser Option technisch unterstützt werden.

Die Zusatzoption zur Abfrage der eAU Daten steht in der aktuellen Version 12.0 zur Verfügung und kann kostenpflichtig erworben werden. Die Schnittstelle ist von der ITSG zertifiziert.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Für alle Beteiligten soll die eAU das Thema Krankschreibung einfacher machen, indem der Prozess digitalisiert und verkürzt wird. Der Arbeitnehmer meldet sich weiterhin persönlich beim Arbeitgeber, denn die Anzeigepflicht nach §5 im Entgeltfortzahlungsgesetz besteht weiterhin. Er muss allerdings keine Krankschreibung mehr zur Arbeit bringen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die eAU digital über die Schnittstelle selbst anzufordern. Dazu wird eine zertifizierte Ausfüllhilfe oder ein zertifiziertes, systemgeprüftes Programm benötigt.

Den genauen Prozess erklären wir oben.

Kostengünstiger für Arbeitgeber und Arztpraxen, bequemer für Arbeitnehmer, besser für die Umwelt – die eAU bietet eine Vielzahl an Vorteilen für alle Beteiligten. Durch die Simplifizierung der Prozesse wird die Fehleranfälligkeit zudem gesenkt, was für eine fehlerfreie Dokumentation und zeitnahe Erfassung von eAU sorgen soll. Alle Vorteile haben wir weiter oben im Text gesammelt aufgelistet.

Eine gesetzlich vorgeschrieben Aufbewahrungsfrist gibt es nicht. Viele Firmen setzen, wie bei der Krankmeldung in Papierform, auf vier Jahre. Dann läuft die Frist zur Erstattung eines Anteils der Lohnfortzahlung durch die Krankenkasse ab und der Drei-Jahres-Zeitraum für die Krankengeldberechnung beginnt neu.

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