Lessmann GmbH & digital ZEIT

Mehr Transparenz in der Produktion des Bürstenherstellers Lessmann GmbH mit der AVERO^® Zeiterfassung und Betriebsdatenerfassung von der digital ZEIT GmbH aus Neu-Ulm.

 

Die Lessmann GmbH ist einer der führenden Hersteller von Werkzeugen zur Oberflächenbearbeitung in Europa. Das Produktportfolio mit über 10.000 Artikeln umfasst Rundbürsten, Kegel- und Topfbürsten, Entgratbürsten und Handbürsten aus Draht. Geliefert werden die Produkte von Oettingen aus zu Industriekunden und Händlern in der ganzen Welt.

Bereits seit 1948 werden am Standort in Oettingen Oberflächenwerkzeuge mit dem Prädikat „Made in Germany“ produziert und bis heute setzt Lessmann auf den Produktionsstandort Deutschland. Dabei ist das Unternehmen stetig gewachsen und die Kapazitäten für Entwicklung, Produktion, Lager und Verwaltung wurden erweitert. Heute beschäftigt Lessmann über 220 Mitarbeiter. Jahrelange Erfahrung und das Know-how der qualifizierten Mitarbeiter sind die Garanten dafür, dass das Unternehmen in allen Marktsegmenten zu den Top-Produzenten gehört. Um diese Marktstellung zu behalten und auszubauen, ist es notwendig, dass man über eine effiziente Produktion verfügt und eine exakte Kalkulation möglich ist. Aus diesem Grund beschloss die Firma Lessmann, ein neues System zur Betriebsdatenerfassung einzuführen. Die Entscheidung fiel auf AVERO^® von der digital ZEIT GmbH.

 

Bei Lessmann ist man stolz auf das Prädikat „Made in Germany“, weil es für höchste Qualität spricht. Auf Qualität legt man nicht nur bei den Produkten großen Wert, sondern auch bei der Auswahl der Lieferanten und Partner für die Zusammenarbeit. Bei der Suche nach einem neuen System für die Betriebsdatenerfassung wurde daher sorgfältig geprüft, ob die Lösung den Qualitätsansprüchen gerecht wird.

Zunächst war geplant, das seit 2010 im Einsatz befindliche eigene BDE-Tool weiter zu entwickeln. Die Lösung war innerhalb des ERP-Systems ESS selbst erstellt worden, um Daten in der Produktion zu erfassen. Eine Recherche ergab jedoch, dass es bereits fertige Lösungen am Markt gibt, die über Schnittstellen reibungslos mit den Systemen bei Lessmann kommunizieren und Daten übertragen können. Mit dem neuen System sollte die Datenerfassung in der Produktion vereinfacht und ausgeweitet werden, um eine bessere Nachkalkulation zu ermöglichen und die Transparenz bei den erfassten Daten zu erhöhen. Das handschriftliche Ausfüllen von Tageszetteln und Lohnscheinen sollte abgelöst werden. Ein weiteres Ziel war die Beschleunigung der Lohnabrechnung durch eine automatische Berechnung der Zuschläge im neuen System. Diese wurden bis dato, wie auch die Werte zu Urlaubs- und Kranktagen, Prämien, Laufzeiten und Daten der Lohnsammelkarten manuell in Excel erfasst, was einen enormen Zeitaufwand in der Personalabteilung bedeutete.

Mit den Erkenntnissen aus der Marktbeobachtung und den nach der Ist-Analyse definierten Anforderungen hat man sich auf die Suche nach einem neuen ganzheitlichen System gemacht. Nach zahlreichen Gesprächen und dem Abgleich mit den Anforderungen aus dem Lastenheft wurden zwei Lösungen in die engere Auswahl genommen, die dann im Rahmen eines Testbetriebs auf Herz und Nieren geprüft wurden. Am Ende entschied man sich für AVERO^® von der digital ZEIT GmbH. Neben der Erfüllung der Anforderungen sieht Tobias Schlatterer, Projektleiter und Verantwortlicher in der Fertigungsplanung, die Gründe für diese Entscheidung vor allem in der intuitiven Bedienbarkeit und der Möglichkeit, Einstellungen in der Betriebsdatenerfassung selbst vornehmen zu können. „Ein weiteres Plus ist der Listengenerator in AVERO^®, der es uns ermöglicht, jederzeit neue individuelle Auswertungen zu erstellen.“ erklärt Tobias Schlatterer.

 

Systemeinführung

Zunächst wurden bei Lessmann einige Vorbereitungen für die AVERO^® Systemeinführung getroffen. Die zuvor vorhandenen Ausweise für Getränkeautomaten und den Zutritt wurden auf einen Ausweis reduziert, der nun für alle Anwendungen im Unternehmen (Zeiterfassung, Zutritt, Betriebsdatenerfassung und die Getränkeautomaten) funktioniert. Daraufhin wurde im ersten Schritt die Personalzeiterfassung mit der Datenübergabe an das Lohnprogramm Comet eingeführt. Franziska Förch, Personalverantwortliche bei Lessmann, erinnert sich: „Bereits bei den ersten Monatsabschlüssen konnte der zeitliche Aufwand aufgrund der automatischen Berechnung der Zuschläge deutlich verringert werden. Dies war eine große Arbeitserleichterung für uns.“ Kurz nach der Einführung der AVERO^® Zeiterfassung wurde das Webportal und der Workflow für die Büroangestellten aktiviert, so dass hier jeder Mitarbeiter über das Web auf sein Zeitkonto zugreifen kann und Urlaubs- und andere Fehlzeitenanträge online gestellt und genehmigt werden können.

Im nächsten Schritt erfolgte dann die Umsetzung des Hauptthemas bei Lessmann, die Einführung der Betriebsdatenerfassung. Eine der Herausforderungen hierbei war die Tatsache, dass aus allen Produktionsmitarbeitern nun EDV-Anwender werden. Daher wurde zunächst eine Pilotabteilung ausgewählt, die damit begann, die Auftragsbuchungen in AVERO^® zu erfassen. Die Mitarbeiter buchten Auftragszeiten und Auftragsmengen an den in der Produktion installierten PC-Terminals und die Daten wurden automatisch in AVERO^® weiter verarbeitet. Nachdem die Umstellung im Pilotteam „Blech“ gelungen war, wurde die Erfassung nach und nach auf die anderen Abteilungen ausgeweitet. Tobias Schlatterer erklärt dieses Vorgehen unter anderem damit, dass den Mitarbeitern auf diese Weise der bestmögliche interne Support geboten werden konnte und die Umsetzung weitestgehend reibungslos ablief und auch die Akzeptanz des Systems erhöht wurde. Die Herausforderungen in der Abteilung „Zopfen“, dass bei der Mehrmaschinenbedienung die Splittung der Buchungen unübersichtlich wurde, konnte mithilfe von speziellen Transpondern an den Erfassungsterminals gelöst werden. Anfang 2018 war die Einführung der AVERO^® Betriebsdatenerfassung abgeschlossen, wobei die letzten Abteilungen Werkstatt und Lager nur noch einen geringen Aufwand bereiteten. Die Mitarbeiter dieser Abteilungen können ihre Auftragszeiten (beispielsweise für Wartungsarbeiten) einzelnen Projekten im Webportal zuordnen, sodass eine lückenlose Nachkalkulation möglich wird. Zum Schluss wurde der Workflow übers Webportal zur papierlosen Antragsstellung und -genehmigung für Urlaub etc. auch für die Produktionsmitarbeiter umgesetzt. So ist jeder Mitarbeiter in der Lage, sein Zeitkonto oder den aktuellen Stand seines Urlaubsantrages einzusehen.

 

Projektfazit

Das Ausfüllen der Tageszettel und Lohnscheine sowie die manuelle Erfassung in Excel sind komplett weggefallen. Die Daten werden direkt in AVERO^® erfasst und die Zuschläge werden automatisch ermittelt. Auch die Lohnsammelkarte wurde überflüssig. Die Lohndaten werden jetzt direkt an das Lohnprogramm Comet übergeben. Dadurch verringert sich der Zeitaufwand in der Personalabteilung erheblich. Die Prämienberechnung wurde aufgrund der Komplexität abgeschafft und wird voraussichtlich durch ein neues Modell ersetzt. Die durchgängige Datenerfassung in der Produktion liefert eine höhere Transparenz und ermöglicht eine genauere Nachkalkulation.

Zusätzliche Erkenntnisse, die aus diesem Projekt gewonnen wurden, sind die Wichtigkeit eines sorgfältig erstellten Lastenheftes und die Bereitstellung eines Projektverantwortlichen und eines Assistenten. Das Vorgehen mit der Umsetzung in einzelnen Abteilungen und einem Pilotteam hat sich als gut herausgestellt. Positiv war auch die interne Zusammenarbeit bei Lessmann mit Mitarbeiterschulungen und die laufende Unterstützung durch den Projektleiter. Die Mitarbeiter aus dem Hause digital ZEIT standen ebenso mit Rat und Tat zur Seite und zeigten bei Problemen schnell neue Lösungsansätze auf. Bei zukünftigen Projekten will man bei Lessmann mehr Gesamtzeit und auch mehr Puffer einplanen. Außerdem sollte die Terminplanung regelmäßig überwacht werden. Eine Meilensteintrendanalyse hilft hier, Verschiebungen schnell aufzudecken und Termine besser einhalten zu können.

 

Zukunftsaussichten

Ende 2018 soll eine Mitarbeiterbefragung zum neuen Erfassungssystem durchgeführt werden, um die Zufriedenheit mit dem System abzufragen und auch mögliche Anliegen, die Änderungen erfordern, aufzudecken. In Zukunft sollen die Auswertungen möglicherweise auf die Maschinenlaufzeiten ausgedehnt werden, um eine noch präzisere Nachkalkulation zu erreichen. Hierfür könnte die AVERO^® Maschinendatenerfassung herangezogen werden. Außerdem kann man sich bei Lessmann vorstellen, die Essensbestellungen über die AVERO^® Kantinendatenerfassung abzuwickeln. Insgesamt sind sich die Verantwortlichen bei Lessmann einig darüber, dass man mit AVERO^® die richtige Wahl getroffen hat und dass die Erfahrung und Kompetenz der digital ZEIT GmbH auch bei zukünftigen Projekten nützlich sein wird.

 

Erweiterung 2021

Inzwischen ist die Mitarbeiterzahl der Lessmann GmbH auf kontinuierlich über 300 gestiegen. Aus diesem Grund wurde es notwendig, neue Arbeitsräume zu schaffen. Am Standort Oettingen wurde ein neuer Verwaltungskomplex geplant. Ergänzend zur bestehenden Zeit- und Betriebsdatenerfassung erhielten wir 2021 den Auftrag, das neue Verwaltungsgebäude mit einer modernen Zutrittskontrolle abzusichern. Über 10 Türen wurden mit verschiedenen Zutrittslesern ausgestattet, die sich harmonisch in die Designsprache des Gebäudes integrieren. Die einzelnen Leser werden über die Zutrittsmanager gesteuert. Für die Zutrittskontrolle können die bereits vorhandenen Ausweise genutzt werden. Die Zutrittsberechtigungen der Mitarbeiter können zentral in der schon eingesetzten AVERO^® Software eingetragen werden. Hierfür wurde das Zusatzmodul Zutrittskontrolle aktiviert. Durch diese Synergieeffekte wird der Verwaltungsaufwand für die Zutrittskontrolle auf ein Minimum reduziert. Auch Änderungen an den Berechtigungen sind jederzeit über die Software möglich. Der Neubau des Verwaltungsgebäudes der Lessmann GmbH am Standort Oettingen wird Anfang 2022 eingeweiht.

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