Employee Self Service (ESS) -
Mitarbeiter verwalten ihre Personaldaten selbst

Self-Service-Technologien gibt es in vielen Bereichen, zum Beispiel wenn wir als Kunden selbst unser Auto betanken und die Tankfüllung am Automaten abrechnen. Oder wenn wir die Ware am Self-Check-Out im Supermarkt selbst abscannen und bezahlen. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Es werden weniger Mitarbeiter gebraucht, sodass Kosten gespart werden. Auch im HR-Bereich hält das Prinzip mittlerweile Einzug.

Im Rahmen des Employee Self Service, kurz ESS, können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten selbstständig erfassen, einsehen, korrigieren und Urlaube beantragen. Außerdem können sie bei entsprechenden Zugriffsrechten ihre Personaldaten eigenständig verwalten. So können Mitarbeiter zum Beispiel ihre Adresse beim Umzug selbst anpassen. Dadurch entlasten Self-Service-Technologien die HR-Mitarbeiter und geben ihnen Zeit für wichtigere Personalaufgaben.

Bei den sogenannten ESS-Portalen – kurz für Employee Self Service – geht es darum, dass Mitarbeiter selbst in gewisse HR-Aufgaben einbezogen werden, um effizientere Arbeitsabläufe zu schaffen und die HR-Abteilung zu entlasten. Die einfachste Version davon ist ein System zur eigenständigen Arbeitszeiterfassung, in dem Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten auch einsehen und korrigieren können.

Komplexere Systeme ermöglichen Mitarbeitern auch das Stellen von Urlaubsanträge an Vorgesetzte und das Verwalten ihrer Personaldaten, sodass bei einem Umzug zum Beispiel sofort die Adresse angepasst werden kann.

Beim Employee Self Service, kurz ESS, geht es darum, dass Mitarbeiter ihre Daten eigenverantwortlich und autonom bearbeiten können sollen. Das betrifft das einfache Eintragen von Arbeitszeiten inklusive Fehlzeiten und einer Korrektur von fehlerhaft vorgenommenen Einträgen. Auch die Personaldaten, also zum Beispiel die Adresse, kann der Mitarbeiter bei vielen Systemen selbst ändern. Außerdem können meist Anträge bei Vorgesetzten gestellt werden, zum Beispiel was Urlaub oder Fortbildungen angeht.

Die Vorgesetzten selbst geben diese dann im Manager Self Service, kurz MSS, frei. Der MSS erlaubt zudem eine einfache Personalplanung innerhalb der Abteilung, einen Überblick über Urlaubszeiten und je nach System auch das Erstellen von Mitarbeiterbeurteilungen. Zudem können Vorgesetzte in den Systemen Statistiken und Berichte einsehen, wie zum Beispiel  Urlaubsplanungen oder Stundenauswertungen.

Eine einfache ESS-Software, kurz für Employee Self Service, ermöglicht Mitarbeitern eine eigenverantwortliche Zeiterfassung, die auch das Korrigieren von Einträgen und das Erfassen von Fehlzeiten ermöglicht. Zudem können über das System in der Regel Urlaubsanträge gestellt werden. Komplexere Systeme ermöglichen Mitarbeitern auch die Verwaltung Ihrer Personaldaten sowie einen Nachrichtendienst zur HR Abteilung.