Wissenswertes rund um die Betriebliche Wiedereingliederung

Langfristige Erkrankungen stellen Unternehmen und Beschäftigte gleichermaßen vor Herausforderungen. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels gewinnt das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) zunehmend an Bedeutung. Es bietet Unternehmen die Möglichkeit, Mitarbeitende nach längeren Krankheitsphasen bei der Rückkehr in den Arbeitsalltag zu unterstützen und gleichzeitig wertvolles Know-how im Unternehmen zu halten.

Ein gut organisiertes BEM kann dazu beitragen, künftigen Ausfällen vorzubeugen, individuelle Lösungen für betroffene Mitarbeitende zu entwickeln und die Beschäftigungsfähigkeit langfristig zu erhalten. Für Personalverantwortliche wird das BEM damit zu einem wichtigen Bestandteil eines modernen und nachhaltigen Personalmanagements. Wichtig ist dabei, dass Fehlzeiten ausgewertet werden, und im Idealfall rechtzeitig auf eine langfristige Arbeitsunfähigkeit hingewiesen wird. So wie in der Zeiterfassungssoftware AVERO®, in der seit der Version 15.0 eine BEM-Auswertung integriert ist. Damit können automatisiert alle Mitarbeiter ausgegeben werden, die innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig waren.

Was ist ein Betriebliches Eingliederungsmanagement?

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement ist ein strukturierter Prozess zur Unterstützung von Beschäftigten, die innerhalb eines Jahres über einen längeren Zeitraum arbeitsunfähig waren. Ziel ist es, gemeinsam Wege zu finden, damit die betroffene Person ihre Tätigkeit wieder aufnehmen kann und zukünftige Ausfälle möglichst vermieden werden.

Dabei steht nicht ein standardisiertes Verfahren im Vordergrund, sondern die individuelle Betrachtung der jeweiligen Situation. Jeder Fall ist anders und erfordert passende Maßnahmen, die auf die gesundheitlichen und beruflichen Rahmenbedingungen abgestimmt sind.

Für Unternehmen ist das BEM weit mehr als eine formale Verpflichtung. Es schafft einen Rahmen, um frühzeitig Lösungen zu entwickeln und die Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber, Beschäftigten und weiteren Beteiligten zu fördern.

Individuelle Lösungen statt Standardverfahren

Die Praxis zeigt, dass erfolgreiche Eingliederungsprozesse vor allem dann gelingen, wenn sie flexibel gestaltet werden. Mögliche Maßnahmen können beispielsweise sein:

• Anpassung von Arbeitsabläufen
• Veränderung von Arbeitszeiten
• Technische Unterstützung am Arbeitsplatz
• Stufenweise Wiedereingliederung
• Anpassung von Tätigkeitsbereichen

Entscheidend ist dabei die individuelle Eignung der Maßnahmen für die jeweilige Person.

Warum das BEM für Unternehmen immer wichtiger wird

Der demografische Wandel und der anhaltende Fachkräftemangel erhöhen den Druck auf Unternehmen, erfahrene Mitarbeitende langfristig zu halten. Gleichzeitig steigen in vielen Branchen die Anforderungen an Gesundheitsschutz und nachhaltige Personalstrategien.

Ein professionell umgesetztes BEM kann verschiedene positive Effekte unterstützen:

• Erhalt von Erfahrungswissen im Unternehmen
• Verringerung von Fehlzeiten
• Unterstützung der Mitarbeiterbindung
• Förderung einer gesundheitsorientierten Unternehmenskultur
• Frühzeitige Identifikation von Belastungsfaktoren

Besonders für kleine und mittlere Unternehmen kann der Verlust einzelner Fachkräfte erhebliche Auswirkungen auf Abläufe und Produktivität haben. Umso wichtiger wird ein strukturierter Umgang mit längeren Krankheitszeiten.

Beschäftigte profitieren ebenfalls

Auch für Mitarbeitende bietet das BEM zahlreiche Vorteile. Im Mittelpunkt steht die Suche nach Möglichkeiten, die Rückkehr in den Arbeitsalltag zu erleichtern und die langfristige Beschäftigungsfähigkeit zu sichern.

Durch den offenen Dialog können individuelle Herausforderungen erkannt und passende Unterstützungsmaßnahmen entwickelt werden. Gleichzeitig erhalten Betroffene die Möglichkeit, ihre Perspektiven und Bedürfnisse aktiv einzubringen.

Transparenz und Vertrauen als Erfolgsfaktor

Die Qualität eines BEM-Verfahrens hängt maßgeblich von einer vertrauensvollen Umsetzung ab. Mitarbeitende müssen verstehen, welche Ziele verfolgt werden und welche Möglichkeiten ihnen offenstehen.

Deshalb spielen folgende Faktoren eine zentrale Rolle:

1. Verständliche Kommunikation

Beschäftigte sollten frühzeitig und nachvollziehbar über den Ablauf informiert werden. Transparenz fördert die Akzeptanz und erleichtert die Zusammenarbeit aller Beteiligten.

2. Datenschutz konsequent berücksichtigen

Gesundheitsbezogene Informationen gehören zu den sensibelsten personenbezogenen Daten. Unternehmen sollten deshalb klare Prozesse für den Umgang mit Dokumentationen und Informationen etablieren.

3. Beteiligte sinnvoll einbinden

Je nach Situation können unterschiedliche Stellen in den Prozess eingebunden werden. Eine koordinierte Zusammenarbeit sorgt dafür, dass notwendige Maßnahmen frühzeitig identifiziert und umgesetzt werden können.

Organisatorische Herausforderungen im BEM

Viele Unternehmen stehen vor ähnlichen Herausforderungen:

• Dokumentation von Krankheitszeiten
• Fristgerechte Identifikation relevanter Fälle
• Nachvollziehbare Prozessdokumentation
• Einhaltung interner Richtlinien
• Koordination mehrerer Beteiligter
• Sicherer Umgang mit sensiblen Daten

Insbesondere in mittelständischen Betrieben werden diese Aufgaben häufig noch manuell verwaltet. Das erhöht den administrativen Aufwand und kann dazu führen, dass wichtige Schritte verzögert oder übersehen werden.

Digitale Prozesse schaffen Struktur

Digitale HR-Systeme und eine strukturierte Zeiterfassung unterstützen Unternehmen dabei, relevante Informationen zentral zu verwalten und Prozesse nachvollziehbar abzubilden.

Dadurch lassen sich organisatorische Abläufe standardisieren, Verantwortlichkeiten klar definieren und Dokumentationen effizient führen. Gleichzeitig bleibt ausreichend Raum für die individuelle Gestaltung jedes einzelnen Falls.

Best Practices für ein erfolgreiches BEM

1. Frühzeitig handeln

Je früher Unternehmen den Dialog mit betroffenen Beschäftigten suchen, desto leichter lassen sich geeignete Lösungen entwickeln.

2. Prozesse klar definieren

Ein dokumentierter Ablauf schafft Sicherheit für alle Beteiligten und erleichtert die Durchführung.

3. Führungskräfte sensibilisieren

Vorgesetzte spielen häufig eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Wiedereingliederung. Entsprechende Schulungen und Leitfäden können die Umsetzung unterstützen.

4. Digitale Unterstützung nutzen

Moderne HR-Software hilft dabei, Fristen, Dokumentationen und Verantwortlichkeiten transparent zu verwalten.

5. Beschäftigte aktiv einbeziehen

Die besten Ergebnisse entstehen meist dann, wenn Mitarbeitende ihre Erfahrungen und Bedürfnisse offen einbringen können.

So kann digital ZEIT unterstützen

Unternehmen benötigen für ein erfolgreiches Betriebliches Eingliederungsmanagement verlässliche Informationen und strukturierte Prozesse. Hier kann digital ZEIT mit den Lösungen rund um die digitale Personalverwaltung unterstützen.

Mögliche Anwendungsfälle sind:

1. Fehlzeiten transparent erfassen

Mit AVERO® lassen sich Arbeits- und Fehlzeiten zentral dokumentieren. Dadurch stehen relevante Informationen für Personalabteilungen übersichtlich zur Verfügung.

2. Frühzeitige Identifikation von Handlungsbedarf

Digitale Fehlzeiten-Übersichten wie die BEM-Auswertung helfen dabei, Entwicklungen bei Abwesenheiten zu erkennen und organisatorische Maßnahmen rechtzeitig einzuleiten.

3. Strukturierte Dokumentation von HR-Prozessen

Unternehmen können wichtige Vorgänge nachvollziehbar dokumentieren und Informationen zentral verwalten.

4. Unterstützung bei der Prozessorganisation

Klare digitale Abläufe erleichtern die Zusammenarbeit zwischen HR, Führungskräften und weiteren Beteiligten.

5. Bessere Transparenz im Workforce Management

Die Kombination aus Zeiterfassung, Fehlzeitenmanagement und Personalinformationen schafft eine solide Grundlage für strategische Personalentscheidungen.

FAQ

Was bedeutet BEM?
BEM steht für Betriebliches Eingliederungsmanagement. Es unterstützt Beschäftigte nach längeren Krankheitszeiten bei der Rückkehr in den Arbeitsalltag.

Warum ist BEM für Unternehmen wichtig?
Ein gut organisiertes BEM kann dazu beitragen, Beschäftigungsfähigkeit zu erhalten, Fehlzeiten zu reduzieren und Fachkräfte langfristig im Unternehmen zu halten.

Welche Rolle spielt die Kommunikation im BEM?
Eine transparente und verständliche Kommunikation fördert Vertrauen und verbessert die Akzeptanz des Verfahrens bei den Beteiligten.

Können digitale Systeme das BEM unterstützen?
Ja. Digitale Lösungen helfen insbesondere bei Dokumentation, Fristenverwaltung und der strukturierten Organisation von Prozessen.

Ist jedes BEM-Verfahren gleich?
Nein. Die Maßnahmen werden individuell auf die jeweilige Situation der betroffenen Person abgestimmt.