Digitale Besucherverwaltung mit AVERO®
Besucher anmelden, sicher empfangen und vom Check in bis zum Check out transparent verwalten
Mit der AVERO® Besucherverwaltung organisieren Sie den gesamten Besucherprozess digital, sicher und professionell. Besucher, Lieferanten, Handwerker und Fremdfirmen können vorab angemeldet, am Besuchsterminal registriert und mit einem individuellen Besucherausweis ausgestattet werden.
In Verbindung mit der AVERO® Zutrittskontrolle erhalten Ihre Gäste ausschließlich Zugang zu den Türen und Bereichen, für die sie zeitlich und örtlich berechtigt sind. Sensible Räume bleiben geschützt, während sich Besucher innerhalb der freigegebenen Bereiche selbstständig und komfortabel bewegen können.
Alle wichtigen Informationen stehen zentral in der AVERO® Plattform zur Verfügung. Das entlastet Empfang und Mitarbeitende, schafft transparente Abläufe und sorgt vom ersten Kontakt bis zum Verlassen des Unternehmens für einen professionellen Eindruck
Die AVERO® Besucherverwaltung verbindet einen professionellen Empfang mit sicheren Zutritten, transparenten Prozessen und einer zentralen Plattform.
Professioneller Besucherempfang
Besuche können bereits im Voraus vorbereitet und Besucherausweise rechtzeitig erstellt werden. Empfang und Pforte wissen, welche Gäste erwartet werden, und können diese schnell und professionell willkommen heißen
Sichere Bewegungsfreiheit
Besucher erhalten ausschließlich Zugang zu den für sie freigegebenen Türen und Bereichen. So können sie sich selbstständig bewegen, während sensible Räume zuverlässig vor unberechtigten Zutritten geschützt bleiben.
Weniger Aufwand für Mitarbeitende
Mitarbeitende müssen Besucher nicht mehr permanent begleiten oder ihnen einzelne Türen öffnen. Voranmeldung, Registrierung, Ausweisausgabe und Zutrittsberechtigungen werden in einem durchgängigen digitalen Prozess organisiert.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Von der Anmeldung über Sicherheitsbestätigungen und Zutrittsbuchungen bis zur Abmeldung wird der Besuch nachvollziehbar dokumentiert. Anwesenheitslisten und Besucherprotokolle unterstützen Sicherheit, Auswertungen und Audits.
Besucherverwaltung und Zutrittskontrolle in einer Plattform
Die AVERO® Besucherverwaltung entfaltet ihren besonderen Nutzen im Zusammenspiel mit der Zutrittskontrolle. Anstatt Besucher lediglich am Empfang zu registrieren, können Sie ihnen individuelle Zutrittsrechte für ausgewählte Türen, Drehkreuze, Schranken oder Gebäudebereiche zuweisen.
Ein Lieferant erhält beispielsweise Zugang zum Wareneingang, ein Handwerker zu seinem Einsatzbereich und ein Geschäftsgast zu Empfang, Besprechungsraum und ausgewählten Bürobereichen. Bereiche wie Serverräume, Entwicklung, Lager oder Produktion bleiben gesperrt, sofern dafür keine Berechtigung hinterlegt wurde.
Dadurch entsteht ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Sicherheit und Gastfreundschaft. Besucher können sich in den freigegebenen Bereichen selbstständig bewegen, ohne ständig auf einen Mitarbeiter angewiesen zu sein. Gleichzeitig behält das Unternehmen die Kontrolle darüber, wer wann welche Bereiche betreten darf.
Der Besucherprozess
Vom ersten Kontakt bis zum Check out
Vom ersten Kontakt bis zum Verlassen des Unternehmens läuft der gesamte Besuch in sechs Schritten über eine zentrale Plattform.
Berechtigte Mitarbeitende können einen Besuch über das AVERO® Mitarbeiterportal (Employee Self Service) vorbereiten. Besucherdaten, Ansprechpartner, Besuchsgrund, Zeitraum und weitere Angaben werden bereits vor dem Termin erfasst. Der Empfang sieht dadurch frühzeitig, welche Gäste erwartet werden.
Der Besucherausweis kann vorab vorbereitet und bei Bedarf bereits gedruckt werden. Empfang oder Pforte verfügen über alle relevanten Informationen und können den Gast ohne Rückfragen begrüßen. Die Lösung unterstützt individuell gestaltbare Besucherausweise und den direkten Ausweisdruck.
Vorangemeldete Gäste bestätigen bei ihrer Ankunft die hinterlegten Daten. Spontane Besucher können sich eigenständig am Besuchsterminal registrieren. Die Benutzeroberfläche kann mehrsprachig und an das Corporate Design des Unternehmens angepasst werden.
Datenschutzvereinbarungen, Sicherheitsunterweisungen und Verhaltensregeln werden direkt im Anmeldeprozess bestätigt und digital dokumentiert. Bei wiederkehrenden Besuchern ist eine erneute Bestätigung erst nach einer definierten Frist erforderlich.
Nach erfolgreicher Registrierung erhält der Gast seinen Besucherausweis. In Verbindung mit der Zutrittskontrolle werden die vorgesehenen Türen und Bereiche freigeschaltet, sodass sich der Besucher innerhalb seines Berechtigungsbereichs selbstständig bewegen kann.
Beim Verlassen wird der Besuch automatisch beendet. Besucherausweise werden eingezogen oder automatisch gesperrt. Alle Besuchs- und Zutrittsdaten werden in einer nachvollziehbaren Besuchshistorie dokumentiert.
Besucher einfach über den Employee Self Service voranmelden
Nicht jeder Besuch muss zentral durch den Empfang angelegt werden. Über den Employee Self Service können berechtigte Mitarbeitende ihre Gäste selbstständig voranmelden und die benötigten Informationen zum Termin hinterlegen.
Der Empfang erhält dadurch frühzeitig einen Überblick über die erwarteten Besucher. Besucherdaten, Ansprechpartner, Besuchsgrund und gegebenenfalls ein Zutrittsprofil stehen bereits vor der Ankunft zur Verfügung. So verkürzt sich der Check in und der Gast kann ohne unnötige Wartezeit empfangen werden.
Die Voranmeldung über das Mitarbeiterportal und die mehrsprachige Selbstregistrierung sind bereits als Bestandteile des AVERO® Besuchsprozesses vorgesehen
Lieferanten und Fremdfirmen effizient verwalten
Lieferanten, Fremdfirmen und Handwerker besuchen Unternehmen häufig ohne vorherige Anmeldung oder außerhalb klassischer Besuchsprozesse. Mit der AVERO® Besucherverwaltung können sich externe Personen selbstständig am Besuchsterminal registrieren und erhalten nach erfolgreicher Anmeldung einen Besucherausweis mit den erforderlichen Zutrittsberechtigungen.
Dadurch werden Empfang und Pforte spürbar entlastet, während gleichzeitig alle relevanten Informationen strukturiert erfasst werden. Ankunft, Aufenthalt, Zutritte zu freigegebenen Bereichen sowie das Verlassen des Unternehmens werden transparent dokumentiert und sind jederzeit nachvollziehbar.
Gerade in Industrie-, Logistik- und Produktionsunternehmen sorgt dies für mehr Sicherheit und Transparenz. Unternehmen wissen jederzeit, welche externen Personen sich auf dem Gelände befinden und können Besuchs- und Aufenthaltszeiten lückenlos nachverfolgen.
Compliance, Audit und Notfall
Dokumentation für Audits und Sicherheitsanforderungen
Unternehmen mit erhöhten Sicherheits-, Qualitäts- oder Nachweisanforderungen benötigen mehr als eine einfache Besucherliste. Mit AVERO® können relevante Informationen über den gesamten Besuch hinweg strukturiert dokumentiert werden.
Dazu zählen beispielsweise die Ankunft und Abmeldung, der interne Ansprechpartner, der Besuchsgrund, bestätigte Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien, der ausgegebene Besucherausweis und vorhandene Zutrittsbuchungen. Dadurch stehen wichtige Nachweise zentral zur Verfügung und müssen bei Audits nicht aus unterschiedlichen Listen und Papierdokumenten zusammengetragen werden.
Im Notfall wissen, wer anwesend ist
In einem Brand- oder Evakuierungsfall muss schnell erkennbar sein, welche externen Personen sich noch im Unternehmen befinden. Die AVERO® Besucherverwaltung stellt hierfür eine Anwesenheits- beziehungsweise Besucherliste bereit.
Damit können neben Mitarbeitenden auch Besucher, Lieferanten und Fremdfirmen berücksichtigt werden. Das unterstützt Sicherheitsverantwortliche dabei, anwesende Personen strukturiert zu erfassen und am Sammelplatz abzugleichen.
AVERO® Besucherverwaltung als eigenständige oder integrierte Lösung
Flexibel einsetzbar und jederzeit erweiterbar
Die AVERO® Besucherverwaltung kann als eigenständige Lösung für einen digitalen Besucherempfang eingesetzt werden. In Kombination mit der AVERO® Zutrittskontrolle entsteht eine integrierte Lösung, die Besucherregistrierung, Ausweismanagement, Zutrittsberechtigungen und Dokumentation miteinander verbindet.
Unternehmen, die bereits weitere AVERO® Module nutzen, profitieren von einer gemeinsamen Plattform und durchgängigen Prozessen. Besuchermanagement wird dadurch nicht als isolierte Empfangsanwendung betrieben, sondern als Bestandteil des unternehmensweiten Sicherheits- und Organisationskonzepts:
Leistungsmerkmale der AVERO® Besucherverwaltung
Häufige Fragen zu Besucherverwaltung
