Zutrittskontrolle und Videoüberwachung intelligent vernetzen

Unternehmen setzen heute zahlreiche Systeme ein, um Gebäude, Mitarbeiter und Prozesse zu schützen. Häufig arbeiten Zutrittskontrolle, elektronische Zeiterfassung und Videoüberwachung jedoch unabhängig voneinander. Dadurch entstehen Informationslücken, die sowohl die Sicherheit als auch die betriebliche Transparenz beeinträchtigen können.

Bei einer intelligenten Vernetzung der unterschiedlichen Lösungen ergeben sich neue Möglichkeiten: Es lassen sich Anwesenheiten besser nachvollziehen, Sicherheitsereignisse schneller bewerten und Abläufe effizienter steuern. Für Unternehmen im Mittelstand entsteht daraus ein ganzheitlicher Ansatz, der Sicherheitstechnik und digitale Prozesse sinnvoll miteinander verbindet.

Warum einzelne Systeme oft nicht ausreichen

In vielen Unternehmen sind elektronische Zeiterfassung, Zutrittskontrolle und Videoüberwachung bereits etabliert. Jedes System erfüllt dabei eine wichtige Aufgabe:

• Die Zeiterfassung dokumentiert Arbeitszeiten.
• Die Zutrittskontrolle regelt den Zugang zu Gebäuden und Bereichen.
• Die Videoüberwachung unterstützt die Sicherheitsüberwachung von Objekten.

Betrachtet man diese Systeme jedoch isoliert, bleiben wichtige Fragen häufig unbeantwortet. So kann beispielsweise ein Zeiterfassungssystem dokumentieren, dass ein Mitarbeiter seine Arbeitszeit begonnen hat. Ob sich die Person tatsächlich vor Ort befindet, lässt sich daraus allein nicht erkennen.

Auch bei Zutrittsereignissen entstehen oftmals Rückfragen. Wurde eine Zutrittskarte oder ein Transponder ausschließlich vom berechtigten Mitarbeiter genutzt? Befanden sich zum Zeitpunkt der Buchung tatsächlich die richtigen Personen im jeweiligen Bereich? Solche Fragestellungen gewinnen insbesondere in sicherheitsrelevanten Umgebungen an Bedeutung.

Die eigentliche Stärke entsteht daher nicht durch einzelne Anwendungen, sondern durch deren intelligente Verknüpfung.

Die Kombination von Zutrittskontrolle und Videoüberwachung

1. Ereignisse nachvollziehbar dokumentieren

Wird ein Zutrittsereignis mit einer Videoaufzeichnung verknüpft, lässt sich ein Vorgang deutlich einfacher nachvollziehen.

Beispielsweise kann ein Kartenleser einen Zutritt registrieren. Gleichzeitig wird das entsprechende Videobild dem Ereignis zugeordnet. Sicherheitsverantwortliche erhalten dadurch zusätzliche Informationen, ohne verschiedene Systeme manuell durchsuchen zu müssen.

Der Nutzen liegt vor allem in einer schnelleren Bewertung von Vorfällen sowie einer verbesserten Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Ereignisse.

2. RFID-Nutzung besser absichern

RFID-Ausweise und Transponder sind aus modernen Zutrittslösungen nicht mehr wegzudenken. Dennoch stellt sich in der Praxis immer wieder die Frage, ob die verwendete Karte tatsächlich von der berechtigten Person genutzt wurde.

Durch die Verknüpfung von Zutrittsdaten und Videoereignissen können Unternehmen entsprechende Vorgänge einfacher prüfen. Dies erhöht die Transparenz und unterstützt die Untersuchung von Unregelmäßigkeiten.

3. Schutz vor Missverständnissen

Nicht nur Unternehmen profitieren von einer besseren Dokumentation. Auch Mitarbeiter können dadurch geschützt werden.

Kommt es beispielsweise zu Rückfragen bezüglich eines Zutritts oder eines sicherheitsrelevanten Vorfalls, stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung. Ereignisse lassen sich dadurch objektiver bewerten, anstatt ausschließlich auf Vermutungen oder unvollständige Daten zurückzugreifen.

Zeiterfassung und Sicherheitsmanagement zusammenführen

1. Anwesenheit nachvollziehen

Eine Zeiterfassung dokumentiert Arbeitsbeginn und Arbeitsende. Für bestimmte Prozesse kann jedoch zusätzlich relevant sein, ob sich Personen tatsächlich auf dem Betriebsgelände befinden.

Durch die Verknüpfung von Zeiterfassung, Zutrittskontrolle, und Sicherheitslösungen entsteht ein umfassenderes Bild über betriebliche Abläufe. Sicherheitsverantwortliche können schneller erkennen, welche Personen sich aktuell im Gebäude befinden oder welche Bereiche genutzt werden.

2. Unterstützung im Notfall

Bei Evakuierungen, technischen Störungen oder anderen Notfällen ist es wichtig zu wissen, wie viele Personen sich im Objekt aufhalten.

Werden Zutrittsdaten, Anwesenheitsinformationen und weitere Sicherheitsdaten zusammengeführt, können Verantwortliche schneller reagieren und fundiertere Entscheidungen treffen.

Gerade bei größeren Betriebsstätten oder Gebäudekomplexen stellt dies einen wichtigen organisatorischen Vorteil dar.

3. Besucher und externe Personen im Blick behalten

Nicht nur Mitarbeiter halten sich auf Unternehmensgeländen auf. Auch Besucher, Dienstleister oder Fremdfirmen gehören zum täglichen Betrieb. Hier kann eine Besucherverwaltung unterstützend eingesetzt werden, die individuelle Zutrittsausweise erstellt und direkt am System ausdruckt.

Eine vernetzte Sicherheitsinfrastruktur hilft dabei, den Überblick über anwesende Personen zu behalten. Dadurch werden organisatorische Abläufe verbessert und Sicherheitskonzepte unterstützt.

Moderne Systeme schaffen neue Prozesse

Daten sinnvoll verknüpfen

Der größte Mehrwert entsteht, wenn Informationen aus verschiedenen Quellen zusammengeführt werden.

Dazu gehören beispielsweise:

• Zutrittskontrollsysteme
• Zeiterfassungssysteme
• Video-Management-Systeme
• Besucherverwaltung
• Gebäudetechnik
• Parkraumsysteme
• IoT-Komponenten
• ERP-Systeme

Werden diese Daten in gemeinsamen Prozessen verarbeitet, entstehen neue Möglichkeiten für Automatisierung und Auswertung.

Vom Sicherheitssystem zum Prozesssystem

Moderne Sicherheitslösungen entwickeln sich zunehmend zu Plattformen für betriebliche Prozesse.

Ein Beispiel: Meldet die Zutrittskontrolle einen Zutritt außerhalb definierter Betriebszeiten, kann automatisch eine Sicherheitsprüfung ausgelöst werden. Gleichzeitig können relevante Videoereignisse bereitgestellt werden.

Ebenso lassen sich Arbeitszeitinformationen mit Projekt- oder Leistungsdaten verbinden, um Prozesse transparenter zu gestalten.

Video-Management-Systeme als zentrale Schaltstelle

Video-Management-Systeme (VMS) übernehmen dabei häufig eine zentrale Rolle. Sie ermöglichen die Verwaltung verschiedener Kamerasysteme und unterstützen die Zusammenführung von Ereignisdaten aus unterschiedlichen Quellen.

Für Unternehmen ist dabei wichtig, Sicherheits- und Datenschutzanforderungen frühzeitig zu berücksichtigen und entsprechende Fachverantwortliche einzubeziehen.

Best Practices für Unternehmen

Wer Zutrittskontrolle, Zeiterfassung und Videoüberwachung vernetzen möchte, sollte einige Punkte beachten:

1. Ziele klar definieren

Vor der technischen Umsetzung sollte festgelegt werden, welche Fragen beantwortet werden sollen:

• Anwesenheiten nachvollziehen?
• Sicherheitsvorfälle schneller analysieren?
• Besucherströme überwachen?
• Prozesse automatisieren?

2. Systeme integrationsfähig auswählen

Offene Schnittstellen erleichtern die spätere Vernetzung von Sicherheits- und Workforce-Management-Lösungen erheblich.

3. Datenschutz frühzeitig berücksichtigen

Videoüberwachung und personenbezogene Daten erfordern klare Regelungen. Unternehmen sollten entsprechende Verantwortliche frühzeitig in Projekte einbinden und transparente Prozesse schaffen.

4. Prozesse statt Einzellösungen denken

Der größte Nutzen entsteht meist nicht durch zusätzliche Hardware, sondern durch die intelligente Verknüpfung bereits vorhandener Systeme und Informationen.

So kann digital ZEIT unterstützen

Mit den Lösungen von digital ZEIT lassen sich Zeiterfassung, Zutrittskontrolle und angrenzende Prozesse in einer gemeinsamen Systemlandschaft abbilden.

Mögliche Anwendungsfälle:

1. Elektronische Zeiterfassung mit RFID-Zutritt

Mitarbeiter nutzen einen Ausweis sowohl für Zutrittsprozesse als auch für die Arbeitszeiterfassung. Dadurch entstehen konsistente Daten und weniger Verwaltungsaufwand.

2. Anwesenheitsübersichten für Sicherheitsverantwortliche

Aktuelle Anwesenheiten können für organisatorische und sicherheitsrelevante Prozesse bereitgestellt werden, beispielsweise für Notfall- oder Evakuierungskonzepte.

3. Integration mit Sicherheitslösungen

Zeiterfassungs- und Zutrittsdaten lassen sich mit bestehenden Sicherheitssystemen verknüpfen, um Ereignisse schneller einordnen zu können.

4. Mobile Zeiterfassung für Außendienst und Service

Arbeitszeiten können mobil erfasst und mit weiteren Unternehmensprozessen verknüpft werden.

5. Zentrale Verwaltung mit AVERO®

Mit AVERO® können Unternehmen Arbeitszeiten, Zutrittsberechtigungen und weitere Workforce-Management-Prozesse in einer gemeinsamen Softwareumgebung verwalten und auswerten.