Innovation und Individualität: VG Nicolaus setzt auf digital ZEIT
VG Nicolaus GmbH ist ein Verpackungsmittelhersteller aus Kempten und gehört zur belgischen Van Genechten Packaging Group. Es gibt praktisch nichts, was dank der kreativen Einpackkünstler nicht ansprechender aussieht, sowie geschützt und für die spätere Befüllung und den Endverbraucher optimiert werden kann. Die Verpackungen werden vor Ort entwickelt, gedruckt und produziert. Eingepackt wird alles für den gesamten Lebensmittelbereich einschließlich Tiefkühlkost, Süßwaren und Snacks sowie Premium-Spirituosen. Aber auch im Non Food sind die Verpackungen des Unternehmens zu finden, wie zum Beispiel in der Körperpflege, im Kosmetikbereich oder der Unterhaltungselektronik. Sowohl Einzel– und Promo-Verpackungen werden als regalfertige Gebinde und Counter Displays für den Point of Sale produziert. Besonderes Augenmerk wird bei VG Nicolaus auch auf den Umweltaspekt gelegt. So sind durchsichtige Fenster aus Papier möglich. Die zwei FlatSkin® und FlatMap® Verpackungen reduzieren den Plastikverbrauch um teilweise bis zu 75% und sorgen dabei trotzdem für optimale Haltbarkeit. Wer soviel Wert auf Innovation und Individualität legt, hat auch bei der Zeiterfassung hohe Ansprüche. Auf AVERO® von digital ZEIT setzt das Unternehmen bereits seit 1996 und ist immer noch von der Zeiterfassung und den Modulen Workflow, Zutritt, Lohn & Gehalt, Überstunden und eAU begeistert.
„Wir arbeiten sehr gerne mit digital ZEIT zusammen und sind sowohl mit der Anwenderfreundlichkeit als auch dem Service absolut zufrieden“, so Diana Gabel, Personalleiterin bei VG Nicolaus GmbH. Sie ist seit drei Jahren im Unternehmen und hatte bereits in ihrer vorherigen Firma mit AVERO® gearbeitet. Daher kannte sie einige der Vorteile, wie man die Zeiterfassung effizient einsetzen kann. „Die Nutzung des Workflows war eines der ersten Dinge, die ich hier umgesetzt habe, als ich angefangen habe“, schmunzelt Gabel. Sie musste dafür – auch bei den Betriebsräten im Haus – teilweise Überzeugungsarbeit leisten. „Jetzt sind alle begeistert und genießen die Vorteile sowie die damit verbundene Zeitersparnis.“
Bei etwa 450 Mitarbeitern an den zwei Standorten in Kempten und Pulheim kann man leicht erahnen, wie viel Mehrarbeit ohne eine Zeiterfassungssoftware im Hintergrund in der Personalabteilung auflaufen würde. Allein die Bearbeitung der Urlaubsanträge wäre immens. „Die Workflow-Nutzung läuft bei uns sehr gut und auch die Mitarbeiter sind zufrieden.“ Im Produktionsbereich stehen PCs mit Tischlesegeräten zur Verfügung, an denen sich die Mitarbeiter mit ihrem RFID-Mitarbeiterausweis einloggen können. Über bereitgestellte Drucker dürfen sie ihr Mitarbeiterprotokoll auch ausdrucken. So können sie eigenverantwortlich ihre Schichtzeiten und Zuschläge kontrollieren, Urlaubszeiten einreichen, sowie den Jahreskalender einsehen. „Die Protokolle sind sehr transparent und übersichtlich und der Service wird von den Mitarbeitern gerne genutzt. Dadurch sehen sie, dass alles korrekt erfasst ist, was Vertrauen schafft“.
Im Verwaltungsbereich wird zusätzlich neben dem Erfassen der Zeiten am Terminal im Betrieb auch Homeoffice angeboten und diese Zeiten können eigenverantwortlich von dem jeweiligen Mitarbeiter über das PC-Terminal eingetragen werden. „Bevor wir das genutzt haben, wurde ein Zettel an die Personalabteilung geschickt, wann man im Homeoffice war, und wir mussten die Zettel abarbeiten. Jetzt ist alles transparent und sauber dokumentiert.“, freut sich Gabel. Sogar für die außertariflichen Mitarbeiter mit Vertrauensarbeitszeit wird die Arbeitszeit erfasst, um die gesetzlichen Vorgaben des Bundesarbeitsgerichts einzuhalten. Dabei wird jedoch kein Saldo geführt und es erfolgt kein Stundenabgleich in der Personalabteilung.
Bei der Digitalisierung in der Zeitwirtschaft wurde von Anfang an auf die Software von digital ZEIT gesetzt. Seit 1996 ist AVERO® bei VG Nicolaus im Einsatz und es wurden in dieser Zeit auch einige individuelle Anpassungen und Sondersoftware von dem Entwickler-Team in Neu-Ulm für das Unternehmen programmiert. „VG Nicolaus wurde 1921 gegründet und im Lauf der Zeit gab es unterschiedliche Betriebsvereinbarungen, die alle in die Zeitwirtschaft einfließen.“ Je nach Abteilung gibt es zum Beispiel unterschiedlich bezahlte Zusatzpausen und Zeitkonten mit Mehrarbeit, Wochenend– und Feiertagsregelungen und Überstundenzuschläge. Allein fast fünfzig Zuschlagsarten gibt es im Unternehmen. Wenn man da kein System hat, das gute Lösungen bringt, dann sei der manuelle Aufwand für die Personalabteilung gar nicht mehr abbildbar. „Wir haben für alle unsere Sonderlösungen verschiedene Zeitkonten, denen unterschiedliche Bedingungen unterliegen. Das funktioniert dank der guten Zusammenarbeit mit digital ZEIT sehr gut.“ Daher ist es für das Unternehmen auch sehr wichtig, einen Partner in der Nähe zu haben, mit dem man sich gemeinsam an einem Tisch zusammensetzen kann, um die Projekte in der Tiefe zu besprechen. Gemeinsam mit dem digital ZEIT Team konnte im letzten Jahr eine neue Gesamtbetriebsrats-Vereinbarung für die Zeitwirtschaft geplant und aus der Historie gewachsene Projekte, die nicht mehr gebraucht wurden, abgeschaltet werden.
„Leider hat die Zeitwirtschaft oft in den Köpfen nicht den Stellenwert, den sie eigentlich hat“, bedauert Gabel. „Ohne sie funktioniert keine Lohnabrechnung, weil ohne diese die Datengrundlage fehlt. Deshalb ist uns ein verlässlicher Partner auch so wichtig. Wir können einfach anrufen und fragen, wenn ein Problem auftaucht. Das ist Gold wert und wir sind sehr glücklich, dass immer Lösungen gefunden werden.“ So wie 2022, als man die Zeitwirtschaft, die bis dato auf zwei Standorten lief, in eine Mandantenlösung umwandelte. „Seit dem betreuen wir beide Standorte von Kempten aus, können aber trotz der Vereinheitlichung die kleinen Unterschiede, die aus der gewachsenen Struktur da sind, abbilden.“ Das spart natürlich immens Personal und Strukturkosten. Eine kleine Verbesserung würde sich das Team bei VG Nicolaus noch wünschen: „Eine Tagessumme im Fehlerprotokoll wäre noch wünschenswert. Aber ansonsten sind wir sehr zufrieden und werden in jedem Fall dem Partner digital ZEIT noch lange treu bleiben. Wir freuen uns auch schon auf die Neuerungen in der nächsten Version, damit wir die neuen Lösungen effizient nutzen können.“
Fazit Diana Gabel:
Die Software bietet so viele Möglichkeiten, dass man immer die passende Lösung findet. Und wenn man Fragen hat, sind immer Mitarbeiter von digital ZEIT da, die sich gemeinsam an einen Tisch setzen und beratend unterstützen. Wir sind rundum sehr zufrieden und wünschen uns eine langjährige Zusammenarbeit mit dem Haus digital ZEIT.
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