Was ist die eAU?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist die digitale Form der bisherigen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, umgangssprachlich auch Krankschreibung genannt. Ziel der eAU ist es, den bisherigen papierbasierten Prozess zu ersetzen und Krankmeldungen zwischen Arztpraxen, Krankenkassen, Arbeitgebern und Beschäftigten vollständig digital abzuwickeln.
Während Arbeitnehmer früher mehrere Papierausfertigungen der Krankmeldung erhalten haben – für sich selbst, den Arbeitgeber und die Krankenkasse – erfolgt die Übermittlung der Arbeitsunfähigkeit heute elektronisch. Ärztinnen und Ärzte melden die Krankmeldung direkt an die gesetzliche Krankenkasse.
Beschäftigte informieren ihren Arbeitgeber weiterhin über die Erkrankung und werden gleich mit dem vorausssichtlichen Zeiteraum im Zeiterfassungssystem erfasst um eine aktuelle Übersicht über Anwesenheitszeiten und Abwesenheiten zu bekommen.
Von der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausgenommen sind derzeit:
- Privatversicherte
- Rehabilitationsmaßnahmen
- Beschäftigte, die an Präventions- oder Rehamaßnahmen eines SV-Trägers teilnehmen
- Arbeitnehmerinnen, für die ein Beschäftigungsverbot nach § 16 Abs. 1 Mutterschutzgesetz besteht
- Erkrankung eines Kindes
- Krankschreibungen durch ausländische Ärzte
Aktuelle Entwicklungen
Die Einführung der eAU wurde am 18.09.2019 im Rahmen des dritten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG III) beschlossen. Durch das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) sind Arztpraxen seit dem 01.10.2021 verpflichtet, Krankmeldungen digital an die Krankenkassen zu übermitteln. Die Übertragung erfolgt über die Telematikinfrastruktur (TI) mithilfe des Kommunikationsdienstes KIM und wird durch eine qualifizierte elektronische Signatur abgesichert.
Nach einer Übergangsphase bis Ende Juni 2022 mussten Arztpraxen spätestens ab dem 01.07.2022 auf die eAU umstellen. Für Arbeitgeber lief im Jahr 2022 eine Pilotphase, in der Krankmeldungen parallel weiterhin in Papierform ausgegeben wurden. Seit Januar 2023 ist das digitale Verfahren für alle Arbeitgeber verpflichtend. Die ursprünglich kürzer geplante Übergangszeit wurde unter anderem aufgrund der Belastungen durch die Corona‑Pandemie verlängert.
Vorteile der eAU
Wie viele digitale Prozesse verfolgt auch die eAU das Ziel, Abläufe zu vereinfachen, Medienbrüche zu reduzieren und Beteiligte zu entlasten. Davon profitieren nicht nur Umwelt und Verwaltung, sondern ebenso Arbeitgeber, Beschäftigte und Arztpraxen.
Vorteile für Arbeitgeber
Vorteile für Arbeitnehmer
Vorteile für Arztpraxen
Wie funktioniert die eAU für Arbeitgeber?
Seit Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für Arbeitgeber verpflichtend. Um Krankmeldungen rechtssicher und effizient verarbeiten zu können, müssen organisatorische und technische Voraussetzungen erfüllt sein. Die Umsetzung erfolgt in mehreren Schritten und setzt in der Regel eine entsprechende Systemanbindung voraus, eAU‑Schnittstelle als Zusatzmodul zur Zeiterfassung.
1. Schritt: Technische Voraussetzungen für den eAU‑Abruf
Schritt 1: Technische Voraussetzungen für den eAU‑Abruf
Der Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung darf ausschließlich über eine sogenannte Ausfüllhilfe oder ein systemgeprüftes Programm erfolgen. Eine Ausfüllhilfe ist beispielsweise SV‑Net. Alternativ kann ein systemgeprüftes Programm eingesetzt werden, etwa ein Entgeltabrechnungs‑ oder Zeiterfassungssystem.
Voraussetzung in beiden Fällen ist eine gültige Zertifizierung durch die ITSG. Die Abkürzung ITSG steht für „Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung“ und stellt sicher, dass das eingesetzte System den gesetzlichen und technischen Anforderungen für den eAU‑Abruf entspricht. Im ersten Schritt müssen Arbeitgeber daher prüfen, ob das verwendete Programm für den elektronischen Abruf der eAU zugelassen und entsprechend zertifiziert ist.
2. Schritt: Pflege der Mitarbeiterstammdaten
Im zweiten Schritt sind im gewählten System die vollständigen Stammdaten aller Beschäftigten zu hinterlegen – auch bei Minijobbern. Für den Abruf der eAU werden je Mitarbeiter insbesondere die Sozialversicherungsnummer, die Krankenkassenzugehörigkeit sowie die Betriebsnummer benötigt.
Nur wenn diese Angaben korrekt und vollständig vorliegen, kann die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei der Krankenkasse erfolgreich abgefragt und verarbeitet werden.
3. Schritt: Integration in die Arbeitszeiterfassung
Nutzen Arbeitgeber kein Zeiterfassungssystem für den Abruf der eAU, muss im nächsten Schritt geklärt werden, wie die elektronischen Krankmeldungen verwaltet werden. Ziel ist es, Abwesenheiten korrekt zu dokumentieren, die Entgeltfortzahlung sicherzustellen und die Vorgaben des Entgeltfortzahlungsgesetzes einzuhalten.
Eine abgestimmte Organisation von Krankmeldungen innerhalb eines Zeiterfassungssystems sorgt dafür, dass Fehlzeiten nachvollziehbar erfasst werden und keine Lücken in der Arbeitszeitdokumentation entstehen.
Ablauf der eAU
Die AU muss aktuell je nach Arbeitgeberregelung bereits am ersten oder maximal am dritten Tag der Krankschreibung vorliegen. Diese Frist gilt auch weiterhin. Allerdings fragen Arbeitgeber die eAU seit Januar 2023 selbst ab. Der Ablauf einer Krankmeldung ist seither wie folgt:
AVERO® Zeiterfassung: eAU einfach & schnell erfassen
Um Arbeitgebern den Umgang mit der eAU so einfach wie möglich zu machen, hat digital ZEIT die AVERO® Zeiterfassung technisch aufgerüstet. Verfügbar sind zwei Anwendungen:
Die eAU im AVERO® Grundpaket
Die Stammdatenerfassung und die manuelle Bestätigung für die eAU sind im Grundpaket der AVERO® Zeiterfassung inklusive. Die Stammdatenerfassung befindet sich im Reiter „Sozialversicherung“. Dort können Sie als Arbeitgeber im ersten Schritt die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter hinterlegen. Dazu zählen unter anderem die Krankenkasse, die Betriebsnummer und die Sozialversicherungsnummer eines Mitarbeiters. Das geht ganz einfach zum Beispiel über einen Personaldatenimport von Ihrem Lohn- oder Personalinformationssystem in AVERO®. Tragen Sie dann die Krankmeldung eines Mitarbeiters wie bisher in die Zeiterfassung ein. Die Krankmeldung wird automatisch als unbestätigte Krankmeldung erfasst und im Fehlzeitenkalender wird der Fehltag mit „K?“ befüllt. Nach einer Bestätigung verschwindet das Fragezeichen. Diese kann manuell nach einem händischen Abgleich mit der eAU erfolgen – oder vollkommen automatisiert über das AVERO® Zusatzmodul „eAU“.
Das Zusatzmodul „eAU“
Mit dem Zusatzmodul „eAU“ fragt die AVERO® Zeiterfassung die Krankmeldungen automatisch über die ITSG-zertifizierte Schnittstelle beim GKV-Server ab. Alle eAU, bei denen die Daten mit der von Ihnen manuell erfassten Krankmeldung übereinstimmen, werden automatisch direkt bestätigt. Lässt sich eine eAU nicht abrufen, fragt das System automatisch nach ein paar Tagen wieder beim GKV-Server an. Das Einzige, was Sie manuell sichten müssen, sind Krankmeldungen, bei denen die von Ihnen erfassten Daten nicht mit denen vom GKV-Server übermittelten eAU übereinstimmen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn ein Mitarbeiter die Krankenkasse ändert und vergisst, es Ihnen mitzuteilen. Der automatische Abruf der eAU in AVERO® wird dadurch zu einem echten Mehrwert! Nicht nur für Personalabteilungen, auch für Lohndienstleister – denn die größtmögliche Automatisierung sorgt für den kleinsten Aufwand. Übrigens: Sie haben bereits im Grundpaket der AVERO® Zeiterfassung die Möglichkeit, für einzelne Mitarbeiter oder ausgewählte Personengruppen eine unterschiedliche Frist für die Abgabe der Krankmeldung zu hinterlegen. Gerade Auszubildende und Mitarbeiter in der Probezeit müssen sich in vielen Unternehmen bereits ab dem ersten Tag krank melden. Das ist seit Januar 2023 zwar nicht mehr gesetzlich festgehalten, doch die Anzeigepflicht gilt weiterhin und kann von dieser Option technisch unterstützt werden. Die Zusatzoption zur Abfrage der eAU Daten steht in der aktuellen Version 12.0 zur Verfügung und kann kostenpflichtig erworben werden. Die Schnittstelle ist von der ITSG zertifiziert.
