Fehlzeiten automatisch im Outlook-Kalender anzeigen
Wenn Urlaub und Abwesenheiten nicht doppelt gepflegt werden müssen
In vielen Unternehmen gehört Microsoft Outlook zum Arbeitsalltag. Termine werden geplant, Besprechungen organisiert und Verfügbarkeiten abgestimmt. Gleichzeitig werden Urlaube, Krankmeldungen oder andere Fehlzeiten häufig in einer separaten Zeiterfassungs- oder Personalsoftware verwaltet.
Gerade durch den Fachkräftemangel wird es aber immer wichtiger, den administrativen Aufwand im Unternehmen zu reduzieren. Wenn Systeme verbunden werden, ist das für alle Beteiligten sinnvoll. Mitarbeitende müssen Abwesenheiten nicht mehrfach eintragen und Kollegen haben Transparenz darüber, ob ein Terminpartner tatsächlich verfügbar ist. Genau hier bietet die Anbindung von AVERO® an Microsoft 365 einen spürbaren Mehrwert.
Abwesenheiten sind automatisch dort sichtbar, wo sie sinnvoll sind
Durch die Kalenderintegration werden Fehlzeiten aus der AVERO® Zeiterfassung automatisch mit dem Outlook-Kalender synchronisiert. Genehmigte Urlaube oder andere Abwesenheiten erscheinen dadurch direkt im persönlichen Kalender des Mitarbeiters.
Der Vorteil: Die Informationen stehen genau dort zur Verfügung, wo sie im Arbeitsalltag benötigt werden. Kolleginnen und Kollegen erkennen bereits bei der Terminplanung, ob eine Person verfügbar ist. Gleichzeitig entfällt die manuelle Pflege derselben Daten in mehreren Systemen.
Das reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern erhöht auch die Transparenz innerhalb von Teams.
Weniger Fehler durch zentrale Datenpflege
Ein weiterer Vorteil liegt in der Datenqualität. Werden Abwesenheiten nicht ausschließlich in einem Zeiterfassungssystem angezeigt, sinkt das Risiko von widersprüchlichen Einträgen.
Personalabteilung, Führungskräfte und Mitarbeitende arbeiten mit denselben Informationen. Änderungen müssen nur einmal vorgenommen werden und stehen anschließend automatisch auch im Kalender zur Verfügung.
Gerade in Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden oder standortübergreifenden Teams kann dies die Organisation deutlich vereinfachen.
Digitale Prozesse statt doppelter Arbeit
Die Integration von Zeiterfassung und Outlook-Kalender ist ein gutes Beispiel dafür, wie digitale Prozesse den Arbeitsalltag entlasten können. Statt Informationen mehrfach zu erfassen, werden bestehende Daten intelligent genutzt und automatisch bereitgestellt.
Für die Anwender bedeutet das vor allem eines: weniger Verwaltungsaufwand und mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben.
Wichtiger Hinweis für Microsoft-365-Nutzer
Unternehmen, die Microsoft 365 beziehungsweise Exchange Online einsetzen, sollten jedoch einen technischen Aspekt beachten. Microsoft stellt die bisher häufig genutzte Schnittstelle Exchange Web Services (EWS) ein und setzt künftig auf die moderne Microsoft Graph API. Für Exchange Online ist die Abschaltung von EWS ab Oktober 2026 vorgesehen. Selbst gehostete Exchange-Server (On-Premises, Exchange 2007 oder neuer) sind von einer Umstellung nicht betroffen.
AVERO® unterstützt neben EWS bereits die Anbindung über Microsoft Graph. Unternehmen, die ihre Kalenderintegration weiterhin nutzen möchten, sollten daher prüfen, welche Schnittstelle aktuell eingesetzt wird und gegebenenfalls rechtzeitig auf Microsoft Graph umstellen. Die Unterstützung für Microsoft Graph steht ab AVERO® Version 10.0 zur Verfügung. Für Kunden mit einem Softwarewartungsvertrag wird die Schnittstelle Microsoft Graph API kostenfrei bereitgestellt. Berechnet werden lediglich die Leistungen für Installation, Konfiguration, Inbetriebnahme sowie gegebenenfalls erforderliche kundenspezifische Anpassungen.
Fazit
Die automatische Übertragung von Fehlzeiten in den Outlook-Kalender sorgt für mehr Transparenz, weniger Pflegeaufwand und eine bessere Terminplanung im Unternehmen. Wer bereits auf die Kalenderintegration von AVERO® setzt, profitiert von einem durchgängigen digitalen Prozess zwischen Zeiterfassung und Microsoft 365.
Gleichzeitig lohnt sich aktuell ein Blick auf die technische Anbindung: Mit der Umstellung von EWS auf Microsoft Graph stellt Microsoft die Weichen für die Zukunft. Unternehmen sollten die Gelegenheit nutzen, gegebenenfalls auf die aktuelle AVERO® Version upzudaten, um ihre Kalenderintegration rechtzeitig auf die neue Schnittstelle auszurichten.
