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Kostenlose Zeiterfassung in Excel

Einfache Vorlage zur Personalzeiterfassung mit Excel

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Lesezeit: 3 Minuten
Zeiterfassung Excel Vorlage
Zeiterfassung Excel Vorlage

Arbeitszeiterfassung mit Excel

Eine präzise Arbeitszeiterfassung bietet Arbeitnehmern den optimalen Überblick über ihre gesamt geleisteten Arbeitsstunden pro Tag, Woche oder Monat. Mit der kostenlosen Excel Vorlage von digital ZEIT erfassen Sie in wenigen Schritten alle Arbeitszeiten in einer übersichtlichen, klar strukturierten Tabelle. Sie dokumentieren Ihre kompletten Arbeitsstunden ganz einfach am PC und halten gleichzeitig Ihre Fehl- sowie Überstunden als Arbeitsnachweis fest. Das vordefinierte Excel-Dokument berechnet für Sie automatisch alle An- und Abwesenheiten. Das Einzige, was Sie tun müssen: Die Zeitdaten eintragen und speichern.

Warum ist eine Zeiterfassung sinnvoll?

Eine Arbeitszeiterfassung dient in diesem Zusammenhang sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer als Nachweis über die geleisteten Zeitstunden. Was früher oft handschriftlich auf Papier erfolgte und mühsam selbst berechnet werden musste, läuft nun wesentlich leichter entweder über den digitalen Stundenzettel mit Hilfe der kostenlosen Vorlage in Excel oder über digitale Systeme zur automatischen Online-Zeiterfassung per Mausklick, App oder RFID-Karte an einem Zeiterfassungsterminal.

Unternehmen bieten Ihren Mitarbeitern immer häufiger die Möglichkeit flexibler Arbeitszeiten. Dadurch gewinnen Arbeitnehmer ein neues Maß an Vertrauen und haben zusätzlich mehr Freiheiten in der Gestaltung ihrer Arbeitszeit. Das führt dazu, dass die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter steigt, sich ihre Produktivität verbessert und Arbeitnehmer wesentlich zufriedener mit ihrer Arbeitsstelle sind.

Vorteile der Zeiterfassung per Excel-Vorlage

Unsere Zeiterfassung Excel Tabelle laden Sie kostenlos herunter und geben damit Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit und einen leichten Einstieg, folgende Daten zu erfassen:

  • Datum des jeweiligen Arbeitstages
  • absolvierte tägliche Arbeitszeit (Soll-, Plus- und Minusstunden)
  • Mindestpausen sowie tatsächlich genommene Pausenzeiten
  • eine monatliche Übersicht zur Endabrechnung, inkl. Überstunden
  • Berücksichtigung von Wochenenden, Feiertagen oder geplanten Urlaubstagen
  • Auflistung von Krankheitstagen

Die Excel-Vorlage zur Arbeitszeiterfassung ist durch die vordefinierten, mit Formeln versehenen Zellen und Spalten intuitiv und leicht zu benutzen. Darüber hinaus behalten Sie jederzeit Ihre gesamten Arbeitsstunden im Blick. Egal ob Minijob, Teilzeit oder Vollzeitanstellung – eine Arbeitszeiterfassung ermöglicht dem Nutzer – egal ob Mitarbeiter oder Vorgesetzter – Transparenz und einen permanenten Überblick. So werden nicht nur die Urlaubsplanung, sondern auch Schicht- oder Einsatzplanungen im Betrieb wesentlich leichter. Die Personalabteilung profitiert von den erfassten Daten, da sie die monatliche Endabrechnung vereinfacht 

Was ist zu beachten bei der Zeiterfassung mit Excel?

Wichtig für Arbeitnehmer:
Die Datei sollte in erster Linie einfach zu handhaben sein. Da Mitarbeiter kontinuierlich über das Excel Dokument Ihre Arbeitszeiten und Pausen erfassen, ist es wichtig, dass die Zeiterfassung für sie keinen zusätzlichen Aufwand darstellt. Der Excel Stundenzettel muss so klar und verständlich aufgebaut sein, dass auf einen Blick ersichtlich ist, in welcher Zelle oder Spalte welche Daten eingetragen werden müssen. Die digital ZEIT Vorlage ist aus diesem Grund klar strukturiert und farblich übersichtlich gestaltet – und für Sie völlig kostenlos.

Wichtig für Arbeitgeber:
Die Tabelle in Excel sollte die Berechnungen zuverlässig erfüllen können. Schließlich ist es wichtig, dass Arbeitgeber die spätere Lohn- oder Gehaltsabrechnung schnell und leicht abschließen können, ohne erst langwierige Berechnungen durchzuführen. Die Excel Vorlage enthält bereits alle wichtigen Formeln und Funktionen, dank denen Fehlerquoten bei der täglichen Arbeitszeiterfassung minimiert werden.

Die Anforderung des Arbeitszeitgesetzes:
Laut Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gibt es aus arbeitsschutzrechtlicher Sicht eine definierte Höchstgrenze für die tägliche Arbeitszeit in Höhe von 8 Stunden (§ 3 ArbZG). Sobald Mitarbeiter diese Zeit überschreiten, benötigen Arbeitgeber Arbeitszeitnachweise für die geleistete Mehrarbeit ihrer Mitarbeiter (§ 16 ArbZG). Auf welche Art und Weise die Arbeitszeiten erfasst werden, steht aktuell jedoch frei.

Starten Sie jetzt kostenfrei mit einer einfachen Zeiterfassung in Excel!

Hier Vorlage downloaden:

4 Kommentare. Hinterlasse eine Antwort

  • Georg Hartmann
    24. Oktober 2022 10:17

    Guten Tag,

    danke für Ihre Vorlage!
    Wird es für 2023 auch eine aktualisierte Version geben?

    vielen Dank

    Antworten
    • Manuela Jahl
      25. Oktober 2022 09:14

      Guten Tag Herr Hartmann,
      wir werden auch für 2023 wieder eine Excel-Vorlage anbieten.
      Diese wird ab ca. Anfang Dezember zum Download zur Verfügung stehen.

      Antworten
  • Helene Eckert
    10. November 2022 14:49

    Hallo liebes Team und vielen Dank für die tolle Vorlage!
    Diese ist für uns sehr hilfreich.

    Ich habe eine technische Frage: Wir möchten die Zeiterfassung im Dezember 2022 starten und dann in 2023 weiter machen. Wenn ich etwas abändern würde z.B. Tabellenblätter rauslöschen oder Dez 2022 und 2023 in einem Excel Sheet packen, würden die vordefinierten Formeln nicht mehr greifen, richtig? D.h. wir müssten die Vorlage für Dezember unverändert verwenden und dann die neue für 2023 und die Salden manuell zusammenführen? Vielen Dank & viele Grüße

    Antworten
    • Vielen Dank für das Lob Frau Eckert. Wir freuen uns, dass die Excel Vorlage hilfreich für Sie ist.
      Noch ein kleiner Hinweis dazu: Am besten wäre es bei der Excel Vorlage, wenn Sie damit dann erst im Januar starten. Die Salden müssen Sie immer manuell in die neue Tabelle für das kommende Jahr übertragen. Bei unserer Vollversion der AVERO Zeiterfassung geschieht dies automatisch, was Ihnen die Arbeit zusätzlich erleichtert. Gerne informieren wir Sie unverbindlich dazu.
      Die neue Excel Vorlage für 2023 wird ab ca. Anfang Dezember hier zum Download zur Verfügung stehen.

      Antworten

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