Zeiterfassungsterminal PCS

Zeiterfassung

Was steckt denn überhaupt hinter dem Begriff und was zeichnet eine funktionierende Zeiterfassung aus? Wir haben für Sie zusammengefasst, welche Möglichkeiten eine Zeiterfassung bietet und welche Vor- und Nachteile mit ihr einhergehen.

Lesezeit: 3 Min.
Zeiterfassungsterminal PCS

Zeiterfassung

Was steckt denn überhaupt hinter dem Begriff und was zeichnet eine funktionierende Zeiterfassung aus? Wir haben für Sie zusammengefasst, welche Möglichkeiten eine Zeiterfassung bietet und welche Vor- und Nachteile mit ihr einhergehen.

Lesezeit: 3 Min.

geschrieben am 11. April 2021

Definition Zeiterfassung – Was zeichnet sie aus?

Sobald die täglichen Arbeitszeiten von Arbeitnehmern im Unternehmen dokumentiert werden, spricht man von einer Personalzeit- oder Arbeitszeiterfassung. Unternehmer können die gesammelten Daten schließlich für weitere Auswertungen oder Analysen heranziehen. Arbeitsabläufe und Prozesse des Unternehmens lassen sich durch diese Kennzahlen anpassen, umstrukturieren und optimieren. Je besser Arbeitgeber die Zahlen und Daten ihres Unternehmens kennen, desto langfristiger steigern sie die Produktivität und den betrieblichen Erfolg.

Eine Zeiterfassung ist auf unterschiedliche Art und Weise möglich. Früher nutzten Unternehmer häufig Stech- oder Stempeluhren und werteten die gesammelten Zeitdaten mühsam per Hand aus. Heutzutage erfassen digitale Zeiterfassungssysteme die Arbeitszeiten aller Arbeitnehmer schnell, einfach und minutengenau. Der Fortschritt hat auch hier Einzug gehalten und vereinfacht die Personalzeiterfassung ihrer Mitarbeiter enorm.

Mit modernen Systemen buchen Sie den Start- sowie den Endpunkt des Arbeitstages jedes einzelnen Mitarbeiters ganz einfach online. Gesetzlich vorgeschriebene Mindestpausen zieht die Software entweder automatisch ab, oder der Mitarbeiter checkt sich z.B. zur Mittagspause kurz über eine Stempelkarte oder direkt online per Mausklick aus dem System aus. Bei kleineren Pausen dagegen, z.B. der Gang zum Kaffeeautomat oder zur Toilette, drückt der Arbeitgeber meist ein Auge zu. Diese zählen zur normalen Arbeitszeit.

Was muss ich als Arbeitgeber bei der Zeiterfassung berücksichtigen?

  • Der Arbeitgeber muss die korrekte Erfassung der Arbeitszeiten gewährleisten
  • Der Arbeitnehmer muss Zugriff auf seine dokumentierten Daten haben, wie auch Arbeitgeber und zuständiges HR-Team
  • Es gilt auch hier die Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) der EU, d.h. der Mitarbeiter muss zustimmen, dass personenbezogene Daten über ihn gesammelt werden dürfen
  • Der Mitarbeiter hat per Gesetz das Recht darauf, die gesammelten Zeitdaten jederzeit einzusehen
  • Die rechtlichen Vorschriften des Arbeitzeitgesetzes (ArbZG) sind zu beachten

Funktionsweise von Zeiterfassungsgeräten

Stundenzettel und Stempeluhren – adé! Heute erledigen digitale Zeiterfassungssysteme den Vorgang bequem, schnell und zuverlässig. Die Datenerfassung funktioniert über spezielle Terminals mit elektronischem Leseverfahren, über Zeiterfassungsapps oder online. Buchen Mitarbeiter ihre Start- und Endzeiten über ein Terminal, nutzen sie dafür Ausweiskarten, RFID-Chips oder ihren biometrischen Fingerabdruck. Alternativ funktioniert die Zeiterfassung auch über die Eingabe eines PINs. Noch einfacher loggen sich Arbeitnehmer per App oder online im System ein – hier genügen oft wenige Mausklicks, um die Zeiterfassung zu starten bzw. zu stoppen. Aus den getrackten Zeiten errechnet die Software schließlich die geleistete Arbeitszeit.

Das Plus der Online-Zeiterfassung für Mitarbeiter

  • Arbeitszeiten flexibel von überall erfassen
  • Schnell und leicht zu bedienen
  • Überblick über alle Zeiten, Plus- oder Minusstunden
  • Genauer Nachweis über absolvierte Arbeitsstunden
  • Über Onlinesysteme kann auch die Urlaubsplanung erfolgen

Welche Vorteile hat eine Zeiterfassung für Arbeitnehmer und Unternehmen?

Die Arbeitszeiterfassung lohnt sich für Unternehmen gleichermaßen wie für Arbeitnehmer und bringt einige entscheidende Vorteile mit sich. Ein umständliches Erfassen aller Arbeitszeiten per Hand auf Papier oder in Excel gehört der Vergangenheit an. Bei modernen Zeiterfassungssystemen sind weder manuelle Aufzeichnungen noch langwierige Berechnungen notwendig. Diese Prozesse übernimmt die Zeiterfassungssoftware.

Weitere Vorteile, die mit einer digitalen Arbeitszeiterfassung einhergehen:

Nachteile der Zeiterfassung

Dank moderner, effizienter Zeiterfassungssysteme gibt es kaum Nachteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Tauchen Probleme oder Unstimmigkeiten in Sachen Work-Life-Balance auf, hängt das nicht mit der Zeiterfassung zusammen. Ursache ist in diesen Fällen eher ein zu starres Arbeitszeitmodell, dass Privatleben und Job schlecht vereinen lässt.

Eine digitale Zeiterfassungssoftware dagegen macht flexible Zeitmodelle wie z.B. die Gleitzeit erst umsetzbar. Denn nur durch eine zuverlässige und minutengenaue Erfassung aller Arbeitsstunden, können Mitarbeiter und Vorgesetzte jederzeit die vereinbarte Arbeitsleistung belegen.

Sobald Unternehmen eine Arbeitszeiterfassung einführen wollen, gilt es, ihre Mitarbeiter ins Boot zu holen. Schließlich geht es nicht darum, die Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern darum, flexibles Arbeiten möglich zu machen. Die Zeiterfassung bildet dabei die Basis für Vertrauen und ein positives Betriebsklima, da mit ihr sehr viele Vorteile für beide Parteien – Unternehmer und Angestellte – einhergehen.

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