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Zeiterfassung

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Lesezeit: 7 Minuten
Zeiterfassungsterminal PCS
Zeiterfassungsterminal PCS

Definition Zeiterfassung – Was zeichnet sie aus?

Sobald die täglichen Arbeitszeiten von Arbeitnehmern im Unternehmen dokumentiert werden, spricht man von einer Personalzeit- oder Arbeitszeiterfassung. Unternehmer können die gesammelten Daten schließlich für weitere Auswertungen oder Analysen heranziehen. Arbeitsabläufe und Prozesse des Unternehmens lassen sich durch diese Kennzahlen anpassen, umstrukturieren und optimieren. Je besser Arbeitgeber die Zahlen und Daten ihres Unternehmens kennen, desto langfristiger steigern sie die Produktivität und den betrieblichen Erfolg.

Eine Zeiterfassung ist auf unterschiedliche Art und Weise möglich. Früher nutzten Unternehmer häufig Stech- oder Stempeluhren und werteten die gesammelten Zeitdaten mühsam per Hand aus. Heutzutage erfassen digitale Zeiterfassungssysteme die Arbeitszeiten aller Arbeitnehmer schnell, einfach und minutengenau. Der Fortschritt hat auch hier Einzug gehalten und vereinfacht die Personalzeiterfassung ihrer Mitarbeiter enorm.

Mit modernen Systemen buchen Sie den Start- sowie den Endpunkt des Arbeitstages jedes einzelnen Mitarbeiters ganz einfach online. Gesetzlich vorgeschriebene Mindestpausen zieht die Software entweder automatisch ab, oder der Mitarbeiter checkt sich z.B. zur Mittagspause kurz über eine Stempelkarte oder direkt online per Mausklick aus dem System aus. Bei kleineren Pausen dagegen, z.B. der Gang zum Kaffeeautomat oder zur Toilette, drückt der Arbeitgeber meist ein Auge zu. Diese zählen zur normalen Arbeitszeit.

Was muss ich als Arbeitgeber bei der Zeiterfassung berücksichtigen?

Der Arbeitgeber muss die korrekte Erfassung der Arbeitszeiten gewährleisten
Der Arbeitnehmer muss Zugriff auf seine dokumentierten Daten haben, wie auch Arbeitgeber und zuständiges HR-Team
Es gilt auch hier die Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) der EU, d.h. der Mitarbeiter muss zustimmen, dass personenbezogene Daten über ihn gesammelt werden dürfen
Der Mitarbeiter hat per Gesetz das Recht darauf, die gesammelten Zeitdaten jederzeit einzusehen
Die rechtlichen Vorschriften des Arbeitzeitgesetzes (ArbZG) sind zu beachten

Funktionsweise von Zeiterfassungsgeräten

Stundenzettel und Stempeluhren – adé! Heute erledigen digitale Zeiterfassungssysteme den Vorgang bequem, schnell und zuverlässig. Die Datenerfassung funktioniert über spezielle Terminals mit elektronischem Leseverfahren, über Zeiterfassungsapps oder online. Buchen Mitarbeiter ihre Start- und Endzeiten über ein Terminal, nutzen sie dafür Ausweiskarten, RFID-Chips oder ihren biometrischen Fingerabdruck. Alternativ funktioniert die Zeiterfassung auch über die Eingabe eines PINs. Noch einfacher loggen sich Arbeitnehmer per App oder online im System ein – hier genügen oft wenige Mausklicks, um die Zeiterfassung zu starten bzw. zu stoppen. Aus den getrackten Zeiten errechnet die Software schließlich die geleistete Arbeitszeit.

Das Plus der Online-Zeiterfassung für Mitarbeiter

  • Arbeitszeiten flexibel von überall erfassen
  • Schnell und leicht zu bedienen
  • Überblick über alle Zeiten, Plus- oder Minusstunden
  • Genauer Nachweis über absolvierte Arbeitsstunden
  • Über Onlinesysteme kann auch die Urlaubsplanung erfolgen

Welche Vorteile hat eine Zeiterfassung für Arbeitnehmer und Unternehmen?

Die Arbeitszeiterfassung lohnt sich für Unternehmen gleichermaßen wie für Arbeitnehmer und bringt einige entscheidende Vorteile mit sich. Ein umständliches Erfassen aller Arbeitszeiten per Hand auf Papier oder in Excel gehört der Vergangenheit an. Bei modernen Zeiterfassungssystemen sind weder manuelle Aufzeichnungen noch langwierige Berechnungen notwendig. Diese Prozesse übernimmt die Zeiterfassungssoftware.

Weitere Vorteile, die mit einer digitalen Arbeitszeiterfassung einhergehen:

Arbeitnehmer erfassen über eine Zeiterfassungssoftware alle geleisteten Stunden einfach online per Mausklick oder im Vorbeigehen am Zeiterfassungsterminal. Moderne Systeme bieten eine zusätzliche Zeiterfassung mobil per App an. So ist es egal, ob der Mitarbeiter auf Dienstreise ist oder aus dem Homeoffice arbeitet. Neue Zeiterfassungssysteme machen ortsunabhängiges Arbeiten möglich.

Die Zeiterfassung hilft Arbeitnehmern, den Überblick über ihre absolvierten Zeitstunden zu behalten. Onlinesysteme dokumentieren Minusstunden genauso wie Überstunden. Der Mitarbeiter kann sein Arbeitszeitkonto jederzeit einsehen und beugt so zum Beispiel einer Anhäufung von Überstunden vor.

Auch für den Arbeitgeber bietet dieser Überblick über die Arbeitszeiten seines Personals einen entscheidenden Vorteil. Er kann jederzeit eingreifen, wenn die Überstunden einzelner Arbeitnehmer Überhand nehmen oder die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit nicht eingehalten wird.

Digitale Zeiterfassungen bieten außerdem die Möglichkeit, auch Urlaubstage, Fehlzeiten oder Kranktage der Beschäftigen zu verwalten und zu steuern.

Eine elektronische Zeiterfassung erleichtert durch die minutengenaue Dokumentation aller geleisteten Arbeitsstunden die spätere Abrechnung von Löhnen und Gehältern. Die gesammelten Daten überträgt das Zeiterfassungssystem über spezielle Schnittstellen zu den übergeordneten Lohn- und Gehaltsprogrammen. Zeitraubende Auswertungen von Stundenzetteln oder Exceltabellen sind nicht mehr erforderlich. Stattdessen können sie über wenige Klicks erstellt werden.

Eine Zeiterfassung ermöglicht die Zuordnung geleisteter Arbeitsstunden auf einzelne Projekte. Durch diese spezielle Projektzeiterfassung sind Unternehmen in der Lage, die Arbeitsleistung ihrer Mitarbeiter projektbezogen abzurechnen und ihren Kunden den notwenigen Arbeitsaufwand des einzelnen Auftrags darzustellen.

Ein großes Plus der Zeiterfassung: Sie erleichtert nicht nur den Überblick über die Arbeitszeitprofile und Abwesenheiten des Personals, sondern vereinfacht Schicht- und Personaleinsatzplanung. Das System liefert per Mausklick alle relevanten Informationen und stellt in grafisch aufbereiteten Übersichten dar, welcher Mitarbeiter wann eingesetzt werden kann oder wer gerade im Urlaub bzw. krank zu Hause ist.

Im Vergleich zu manuell erfassten Daten sind elektronisch gesammelte Daten sofort verfügbar und können direkt für Analysen und Auswertungen jeglicher Art herangezogen werden. Dadurch sparen Unternehmer nicht nur großen Aufwand, sondern auch Zeit und Kosten.

Vertrauensarbeitszeiten sind gut und schön, doch führen sie häufig zu Konflikten. Ein Nachweis über geleistete Arbeitsstunden hilft dagegen Arbeitnehmer wie auch Arbeitgeber. Diskussionen über zu viele oder zu wenige Arbeitsstunden werden vermieden. Gleichzeitig fördert dies die Arbeitsmotivation der Mitarbeiter und das Betriebsklima.

Eher zu viel als zu wenig – das ist die Tendenz, nach der Arbeitnehmer meist arbeiten, wenn keine Zeiterfassung vorliegt. Auf Dauer mindert das natürlich die Arbeitsmotivation und birgt die Gefahr von psychisch bedingten Krankheiten wie zum Beispiel einem Burnout. Eine kontinuierliche Zeiterfassung beugt dem vor, indem sie durch die minutengenaue Dokumentation der absolvierten Arbeitszeit eine übermäßige Arbeitsbelastung sofort anzeigt.

Eine moderne und flexible Zeiterfassung heißt nicht automatisch Überwachung der Mitarbeiter. Stattdessen bieten Arbeitgeber ihrem Personal eine neue Form des Vertrauens, indem sie ihren Angestellten die eigenverantwortliche Zeiterfassung im Employee Self Service (ESS) übergeben. So können Mitarbeiter jederzeit den Überblick über ihre Soll- und Ist-Stunden behalten und online Fehlzeitenanträge stellen. Eine neue Form der Flexibilität und Wertschätzung, die Sicherheit statt Kontrolle schafft.

Nachteile der Zeiterfassung

Dank moderner, effizienter Zeiterfassungssysteme gibt es kaum Nachteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Tauchen Probleme oder Unstimmigkeiten in Sachen Work-Life-Balance auf, hängt das nicht mit der Zeiterfassung zusammen. Ursache ist in diesen Fällen eher ein zu starres Arbeitszeitmodell, dass Privatleben und Job schlecht vereinen lässt.

Eine digitale Zeiterfassungssoftware dagegen macht flexible Zeitmodelle wie z.B. die Gleitzeit erst umsetzbar. Denn nur durch eine zuverlässige und minutengenaue Erfassung aller Arbeitsstunden, können Mitarbeiter und Vorgesetzte jederzeit die vereinbarte Arbeitsleistung belegen.

Sobald Unternehmen eine Arbeitszeiterfassung einführen wollen, gilt es, ihre Mitarbeiter ins Boot zu holen. Schließlich geht es nicht darum, die Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern darum, flexibles Arbeiten möglich zu machen. Die Zeiterfassung bildet dabei die Basis für Vertrauen und ein positives Betriebsklima, da mit ihr sehr viele Vorteile für beide Parteien – Unternehmer und Angestellte – einhergehen.

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