Wie viel kostet eine digitale Zeiterfassung?

Die Kosten für eine digitale Zeiterfassung setzen sich in der Regel aus laufenden Lizenzkosten und einmaligen Aufwänden für Einführung, Konfiguration und Integration zusammen. Für Unternehmen in Deutschland mit 50 bis 3000 Mitarbeitenden hängt der Gesamtpreis vor allem davon ab, wie komplex Ihre Arbeitszeitregeln sind (z. B. Schichtmodelle, Pausen, Zuschläge), welche Rollen und Freigabeprozesse Sie benötigen und welche Systeme angebunden werden sollen (z. B. HR, Lohnabrechnung, ERP). Optional kommen Hardware-Terminals hinzu, wenn Zeiten an Standorten, in Werkhallen oder an definierten Zugangspunkten erfasst werden sollen. Wenn Sie Anforderungen früh strukturieren und priorisieren, lässt sich ein realistisches Budget aufstellen und unnötiger Mehraufwand vermeiden.

• Laufende Kosten entstehen meist über Lizenzen (häufig nutzer- oder paketbasiert) und Support/Service.
• Einmalige Einführungskosten fallen für Konfiguration von Regeln, Rollen/Rechten, Tests, Pilotierung und Schulung an.
• Schichtbetrieb, Zuschläge und Genehmigungsworkflows sind häufige Kostentreiber, senken aber Folgekosten durch weniger manuelle Korrekturen.
• Schnittstellen zu HR/Payroll/ERP erhöhen den Nutzen, verursachen jedoch Integrations- und Testaufwand.
• Hardware-Terminals sind optional und besonders in Produktion, Logistik oder bei mehreren Standorten relevant.
• Zusatzmodule und Auswertungen beeinflussen den Preis, schaffen aber Transparenz und Prozesssicherheit.
• Entscheidend ist der Gesamtblick über 12–36 Monate: Lizenz + Einführung + Betrieb + Prozessnutzen.

Welche Kostenbestandteile gehören zu einer digitalen Zeiterfassung?

Für eine belastbare Kalkulation empfiehlt sich die Trennung in laufende und einmalige Kosten. In mittelständischen Organisationen entstehen die größten Aufwände häufig dort, wo Prozesse sauber abgebildet und Verantwortlichkeiten geklärt werden müssen: Wer erfasst Zeiten, wer genehmigt, wie werden Korrekturen behandelt und wann fließen Daten in die Abrechnung?

Typische Kostenbestandteile sind:

• Lizenzen (Bereitstellung, Updates, Basisfunktionen, ggf. Nutzerstaffel).
• Einführung/Projekt (Workshops, Konfiguration, Pilot, Tests).
• Datenübernahme (Stammdaten, Abteilungen, Kostenstellen, Schichtpläne).
• Schulung/Change (HR, Führungskräfte, Mitarbeitende, interne Kommunikation).
• Integration/Schnittstellen (z. B. HR, Lohnabrechnung, ERP, ggf. SSO).
• Betrieb & Support (Servicelevel, Reaktionszeiten, Ansprechpartner).
• Optional: Hardware (Terminals, Montage, Netzwerk, Ausweise/Transponder).

Für den Einstieg in typische Einsatzszenarien: Zeiterfassung im Überblick.

Wovon hängt der Preis in der Praxis am stärksten ab?

Viele Angebote wirken auf den ersten Blick vergleichbar, unterscheiden sich aber im Detail deutlich. Besonders relevant für die Kostenplanung sind Faktoren, die in mittelständischen Strukturen regelmäßig zusätzlichen Aufwand erzeugen: unterschiedliche Regelwerke je Standort, Schichtlogik, Freigabeketten oder ein hoher Integrationsgrad.

• Anzahl der Mitarbeitenden und Rollen (Mitarbeitende, Führungskräfte, HR, Admins).
• Anzahl der Standorte und abweichende Regeln (z. B. Betriebsvereinbarungen, Schichtmodelle).
• Komplexität von Schichtmodellen, Pausenlogik und Zuschlägen.
• Genehmigungsprozesse (Überstunden, Korrekturen, Abwesenheiten).
• Reporting-Anforderungen für HR und Controlling (z. B. Mehrarbeit, Auslastung, Fehlzeiten).
• Integrationen in HR/Payroll/ERP und Qualität der Stammdaten (Kostenstellen, Abteilungen, Zuordnungen).
• Einsatz von Terminals und benötigte Infrastruktur vor Ort.

Zur strukturierten Anforderungserhebung: Funktionen der Zeiterfassung.

Realistische Budget-Spannen: Wie können Sie intern planen?

Eine pauschale Zahl ist selten seriös, weil Anbieter unterschiedlich kalkulieren und Ihre Anforderungen stark variieren. Für die interne Budgetplanung ist es meist sinnvoll, zwei Szenarien zu definieren: ein Baseline-Szenario (Kernfunktionen, wenige Sonderregeln, geringe Integration) und ein Ziel-Szenario (Workflows, differenzierte Rollen, Reporting, Integrationen, ggf. Hardware). Daraus ergibt sich eine belastbare Spanne, mit der Sie intern arbeiten können.

In der Praxis steigen die Gesamtkosten besonders dann, wenn:

• Schichtbetrieb und Zuschläge komplex sind und viele Sonderfälle abgebildet werden müssen.
• mehrere Standorte unterschiedliche Regeln nutzen oder unterschiedliche Verantwortlichkeiten gelten.
• Freigaben mehrstufig sind (z. B. Schichtleitung → HR → Controlling).
• Schnittstellen automatisiert laufen sollen und saubere Tests über reale Abrechnungszyklen erforderlich sind.

Wenn absehbar ist, dass zusätzliche Bausteine benötigt werden, ist Modularität oft hilfreich: Zusatzmodule zur Zeiterfassung.

Schnittstellen: Warum Integration oft wichtiger ist als der Lizenzpreis

Schnittstellen entscheiden häufig darüber, ob Zeiterfassung nur „Daten sammelt“ oder Prozesse spürbar vereinfacht. Wenn Arbeitszeiten automatisiert in HR/Payroll oder ein ERP übergeben werden, reduzieren Sie manuelle Exporte, vermeiden Medienbrüche und erhöhen die Datenqualität. Gleichzeitig sollte Integration realistisch geplant werden, weil Datenmodelle, Sonderfälle und Korrekturprozesse in Tests abgebildet werden müssen.

Diese Fragen helfen bei der Planung:

• Welche Zielsysteme sind relevant (HR, Payroll, ERP, BI)?
• Welche Daten fließen (Zeiten, Zuschläge, Abwesenheiten, Kostenstellen)?
• Wann erfolgt die Übergabe (täglich, wöchentlich, zum Monatsabschluss)?
• Wie werden Korrekturen nach Freigabe behandelt und dokumentiert?
• Wer ist verantwortlich (IT, HR, Dienstleister) und wie laufen Tests ab?

Für Integrationsoptionen im Überblick: Schnittstellen zur Zeiterfassung.

Hardware-Terminals oder browserbasierte Erfassung: Was passt zu Ihren Arbeitsplätzen?

Ob Hardware sinnvoll ist, hängt stark von Ihren Arbeitsplätzen und Prozessen ab. In Büro- und hybriden Strukturen ist eine browserbasierte Erfassung häufig ausreichend. In Produktion, Logistik oder bei mehreren Standorten kann ein Terminal jedoch Prozesse vereinheitlichen, klare Erfassungspunkte schaffen und organisatorische Risiken reduzieren.

Typische Entscheidungsfaktoren:

• Anzahl der Erfassungspunkte pro Standort (Eingang, Halle, Werkstor).
• Infrastruktur (Strom/Netzwerk) und Montagebedingungen.
• Identifikationsmedium (Karte/Transponder) und Ausgabeprozess.
• Ausfallsicherheit und Support (wer reagiert bei Störungen?).

Wenn Hardware für Sie relevant ist: Zeiterfassung Hardware.

Zusammenhang im Mittelstand: Zeiterfassung, Zutrittskontrolle und Betriebsdatenerfassung

Gerade im Mittelstand werden Prozesse häufig ganzheitlich gedacht. Zeiterfassung kann eng mit Sicherheitsthemen und produktionsnahen Kennzahlen zusammenhängen. Deshalb lohnt es sich, angrenzende Bereiche mitzudenken, wenn Sie ohnehin Prozesse standardisieren oder Datenqualität verbessern möchten.

Zutrittskontrolle kann sinnvoll sein, wenn Sie Bereiche absichern, Berechtigungen steuern oder Zugänge nachvollziehbar dokumentieren müssen. Zutrittskontrolle im Überblick.

Betriebsdatenerfassung (BDE) ist besonders in der Produktion interessant, wenn Sie zusätzlich zu Arbeitszeiten auch Aufträge, Mengen oder Prozessdaten erfassen möchten. Betriebsdatenerfassung im Überblick.

Checkliste: So planen Sie Kosten und Einführung realistisch

• Ziele definieren (Compliance, Abrechnung, Transparenz, Schichtsteuerung, Reporting).
• Organisationsstruktur erfassen (Mitarbeitendenzahl, Standorte, Abteilungen, Rollen).
• Arbeitszeitregeln klären (Pausen, Schichten, Zuschläge, Sonderfälle, Betriebsvereinbarungen).
• Workflows festlegen (Korrekturen, Überstunden, Genehmigungen, Eskalationen).
• Erfassungswege entscheiden (browserbasiert, Terminals, Standorte, Sicherheitsanforderungen).
• Integrationen dokumentieren (HR, Payroll, ERP, ggf. SSO) inkl. Datenflüsse und Verantwortlichkeiten.
• Change & Schulung planen (HR, Führungskräfte, Mitarbeitende, interne Kommunikation).
• Pilotphase durchführen (mindestens ein Abrechnungszyklus) und Testszenarien definieren.
• Betrieb & Support klären (Servicelevel, Reaktionszeiten, interne Zuständigkeiten).
• Gesamtkosten über 12–36 Monate bewerten, nicht nur den Lizenzpreis.

Beispiel-Use-Case: Einführung bei 780 Mitarbeitenden mit Schichtbetrieb und zwei Standorten

Ein Unternehmen mit 780 Mitarbeitenden arbeitet an zwei Standorten, davon ein großer Teil im Schichtbetrieb. Beteiligt sind Geschäftsführung (Budget und Prioritäten), HR (Regelwerk und Abrechnung), IT (Schnittstellen und Berechtigungen), Schichtleitungen (Freigaben), Controlling (Auswertungen) und der Betriebsrat (Transparenz und Akzeptanz). Als Lösung wird beispielsweise AVERO® von digital ZEIT eingesetzt, um Regeln, Freigaben und Auswertungen strukturiert abzubilden.

Typische Stolpersteine, die Aufwand (und damit Kosten) erhöhen:

• Unklare Zuständigkeiten bei Korrekturen und Genehmigungen.
• Späte Erkenntnis, dass Zuschlagslogik und Sonderfälle detaillierter sind als erwartet.
• Unvollständige Stammdaten (Kostenstellen, Zuordnungen, Rollen, Standortlogik).
• Zu wenig Zeit für Tests im realen Abrechnungsprozess (inkl. Korrektur- und Nachbuchungsläufe).

Typische Folgefragen (People-also-ask)

• Welche Funktionen sollte ein Zeiterfassungssystem im Mittelstand mindestens abdecken?
• Wie lange dauert die Einführung einer digitalen Zeiterfassung bei 200, 800 oder 2000 Mitarbeitenden?
• Was ist besser: Terminal-Hardware oder browserbasierte Erfassung?
• Welche Schnittstellen sind in der Praxis am wichtigsten (HR, Payroll, ERP)?
• Wie lassen sich Zeiterfassung und Zutrittskontrolle sinnvoll kombinieren?
• Wann lohnt sich zusätzlich eine Betriebsdatenerfassung in der Produktion?

FAQ

Wovon hängt der Preis am stärksten ab?

Von Mitarbeitendenanzahl, Funktionsumfang (Schicht/Zuschläge/Workflows), Integrationen und optionaler Hardware.

Sind Schnittstellen zwingend notwendig?

Nicht zwingend, aber häufig sinnvoll, wenn Sie Zeiten ohne Medienbrüche in HR/Payroll oder ERP weiterverarbeiten möchten.

Welche Aufwände werden oft unterschätzt?

Regeldefinition (Schichten/Zuschläge), Change/Schulung, Stammdatenqualität, Tests über einen Abrechnungszyklus und Governance für spätere Änderungen.

Wann lohnt sich Hardware besonders?

Häufig bei Produktion/Logistik, mehreren Standorten oder wenn eine einheitliche Erfassung an definierten Punkten erforderlich ist.

Wie vergleichen Sie Angebote fair?

Indem Sie Anforderungen schriftlich fixieren (Funktionen, Workflows, Rollen, Integrationen, Standorte) und nicht nur den Lizenzpreis bewerten.

Wie passt Betriebsdatenerfassung zur Zeiterfassung?

BDE ergänzt in der Produktion Arbeitszeiten um Auftrags- und Prozessdaten und verbessert Steuerung sowie Nachkalkulation.

Wann sollte der Betriebsrat eingebunden werden?

Möglichst früh, damit Transparenz, Regelwerk und Prozesse abgestimmt sind und die Einführung nicht verzögert wird.