Sie sollten Ihre Arbeitsstunden so dokumentieren, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nachvollziehbar festgehalten sind. Zusätzlich lohnt es sich, Pausen, Abwesenheiten und Mehrarbeit klar zu regeln, damit die Daten für Abrechnung, Zuschläge und interne Auswertungen konsistent bleiben. Entscheidend ist weniger das Medium als die Prüffähigkeit: Korrekturen müssen nachvollziehbar sein, Verantwortlichkeiten sollten definiert werden, und Zugriffe müssen DSGVO-konform organisiert sein. In Unternehmen mit Schichtbetrieb oder vielen Mitarbeitenden ist ein einheitliches Zeiterfassungssystem meist der praktikabelste Weg.
- Dokumentieren Sie täglich Arbeitsbeginn, Arbeitsende und die Dauer der Arbeitszeit als Ist-Zeit.
- Regeln Sie Pausen eindeutig und erfassen Sie sie konsistent (automatisch oder manuell, je nach Modell).
- Trennen Sie Soll-Zeiten (Plan/Dienstplan) von Ist-Zeiten (tatsächlich gearbeitet).
- Definieren Sie einen Korrekturprozess mit Begründung und Freigabe, damit Änderungen prüffähig bleiben.
- Legen Sie Rollen und Rechte fest: Mitarbeitende erfassen, Führung/Schichtleitung prüft, HR steuert Regeln, IT verwaltet Rechte.
- Stellen Sie DSGVO-Anforderungen sicher: Zweckbindung, Zugriffskonzept, Protokollierung und Aufbewahrung.
- Wählen Sie den passenden Erfassungsweg: PC, Terminal oder Zeiterfassung Hardware – abhängig vom Arbeitsumfeld.
Was bedeutet Arbeitszeiterfassung und welche Daten gehören dazu?
Arbeitszeiterfassung meint die Dokumentation der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit (Ist-Zeit). Gemeint sind vor allem drei Angaben: wann Sie beginnen, wann Sie enden und wie lange Sie an diesem Tag gearbeitet haben. Je nach Arbeitszeitmodell kommen Pausen, Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Krankheit) und Mehrarbeit hinzu, weil diese Informationen für Arbeitszeitkonten, Abrechnung und interne Nachweise relevant sind.
Wichtig ist die Einheitlichkeit: Wenn in einem Bereich Pausen „irgendwie“ gehandhabt werden und in einem anderen sauber dokumentiert sind, entstehen zwangsläufig Rückfragen, Nachträge und Diskussionen. Ein strukturierter Überblick zur Umsetzung in Unternehmen findet sich unter Zeiterfassung.
Soll- und Ist-Zeiten: Warum die Trennung in der Praxis wichtig ist
Soll-Zeiten sind die geplanten Arbeitszeiten, zum Beispiel aus Arbeitszeitmodell oder Dienstplan. Ist-Zeiten sind die tatsächlich geleisteten Zeiten. Diese Trennung ist essenziell, weil viele Entscheidungen darauf aufbauen: Überstunden, Mehrarbeit, Zuschläge, Freizeitausgleich und die Bewertung von Abweichungen im Schichtbetrieb.
Wenn Soll und Ist nicht sauber getrennt sind, wird Zeiterfassung schnell „interpretationsbedürftig“. Dann ist unklar, ob eine Abweichung geplant war, ob sie genehmigt wurde oder ob sie nur aus fehlenden Buchungen entsteht. Welche Funktionen helfen, Soll-/Ist-Logiken sauber abzubilden, zeigt der Bereich Funktionen.
Methoden der Dokumentation: Von Tabelle bis Zeiterfassungssystem
Arbeitsstunden können grundsätzlich auf verschiedenen Wegen dokumentiert werden. In der Realität scheitern einfache Methoden oft nicht an der Erfassung selbst, sondern an den Folgeprozessen: Korrekturen, Freigaben, Schichtwechsel, Zuschläge, Auswertungen und Integrationen. Je größer das Unternehmen ist oder je mehr Standorte beteiligt sind, desto wichtiger wird ein einheitlicher Standard.
Ein Zeiterfassungssystem unterstützt dabei, weil es Regeln, Rollen und Reports strukturiert abbilden kann. Für viele mittelständische Unternehmen ist das der Hebel, um aus „Dokumentieren“ einen stabilen Prozess zu machen, statt am Monatsende zu konsolidieren. Wenn Sie Erweiterungen schrittweise planen möchten, lohnt sich der Blick auf Zusatzmodule.
Rollen, Rechte und Genehmigungsworkflows: So bleibt alles prüffähig
Prüffähige Zeiterfassung entsteht durch klare Zuständigkeiten. Typisch ist eine Aufteilung: Mitarbeitende erfassen Zeiten, Führungskräfte oder Schichtleitungen prüfen, HR verwaltet Regeln und Sonderfälle, Controlling wertet aus, IT verantwortet Rechte und Systembetrieb. So ist jederzeit klar, wer korrigieren darf und wer freigibt.
Korrekturen sind der häufigste Konfliktpunkt. Ohne definierte Regeln entstehen Nachträge „auf Zuruf“, und die Nachvollziehbarkeit geht verloren. Bewährt hat sich ein Workflow: Korrektur anstoßen, Grund dokumentieren, Freigabe erteilen, Änderung protokollieren. Damit können Sie auch bei vielen Mitarbeitenden konsistent bleiben, ohne dass HR jede Kleinigkeit manuell klären muss.
Pausen, Zuschläge und Schichtmodelle: typische Stolpersteine vermeiden
In der Praxis entscheidet die Detailregelung darüber, ob Zeiterfassung reibungslos läuft. Pausen sind ein Klassiker: Wird automatisch abgezogen oder manuell gebucht? Gibt es Mindestpausen und wie werden sie im Schichtbetrieb abgebildet? Wenn diese Regeln nicht eindeutig sind, werden Zeiten uneinheitlich dokumentiert, und Zuschläge oder Mehrarbeit lassen sich schwer nachvollziehen.
Schichtmodelle und Zuschläge (z. B. Nacht, Sonntag, Feiertag) erfordern klare Zeitfenster und definierte Logik, damit Berechnungen konsistent sind. Besonders wichtig ist eine saubere Abstimmung zwischen Operations/Schichtleitung, HR und Controlling, damit „Regel“ und „gelebte Praxis“ zusammenpassen.
Zeiterfassung Terminals und Zeiterfassung Hardware: Wann Hardware sinnvoll ist
Zeiterfassung Terminals sind besonders geeignet, wenn viele Mitarbeitende keinen PC-Arbeitsplatz haben oder wenn Schichtwechsel eindeutig dokumentiert werden sollen. Terminals standardisieren Kommt-/Geht-Buchungen und reduzieren Nachträge aus dem Gedächtnis. Das ist hilfreich in Produktion, Logistik oder Servicebereichen, in denen Zeitpunkte für Übergaben und Zuschläge klar abgegrenzt sein müssen.
Bei Zeiterfassung Hardware zählen vor allem Standort- und Prozessfragen: Wo stehen Geräte, welche Identmedien werden genutzt und wie werden Ausfälle gehandhabt? Ein Überblick zu typischen Szenarien steht unter Zeiterfassung Hardware.
DSGVO, Betriebsrat und Dokumentationspflichten: was Sie organisatorisch regeln sollten
Zeiterfassung verarbeitet personenbezogene Daten. Deshalb sollten Zweckbindung, Zugriffskonzept und Aufbewahrung sauber geregelt sein. Praktisch bedeutet das: Mitarbeitende sehen ihre eigenen Zeiten, Führungskräfte die Teams, HR und Controlling nur das, was sie für ihre Aufgaben benötigen. Protokollierung von Änderungen und ein klares Löschkonzept helfen, Transparenz und Datenminimierung umzusetzen.
In vielen Unternehmen ist der Betriebsrat bei Einführung und Ausgestaltung beteiligt. Je klarer Sie definieren, welche Auswertungen wirklich gebraucht werden und wie Korrekturen laufen, desto leichter wird die Abstimmung. Diese Klarheit zahlt sich später aus, weil weniger Ausnahmen und weniger Sonderdebatten entstehen.
Schnittstellen: So vermeiden Sie Doppelpflege und Datenbrüche
Sobald Zeitdaten in mehrere Systeme fließen, wird die Integration entscheidend. Viele Unternehmen übertragen Daten an Lohnabrechnung, ERP oder Controlling-Tools. Ohne Schnittstellen entsteht Doppelpflege: Zeiten werden exportiert, bereinigt, importiert und nachbearbeitet. Das kostet Zeit und erhöht das Fehlerrisiko.
Planen Sie daher früh, welche Daten wohin fließen sollen, welche Quelle führend ist und wie Fehlerfälle behandelt werden. Das reduziert Rückfragen und macht Auswertungen konsistenter. Orientierung finden Sie unter Schnittstellen.
Checkliste: So dokumentieren Sie Arbeitsstunden sauber im Unternehmen
- Dokumentieren Sie täglich Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit als Ist-Zeit.
- Definieren Sie Pausenregeln (automatisch oder manuell) und setzen Sie sie einheitlich um.
- Trennen Sie Soll-Zeiten (Arbeitszeitmodell/Dienstplan) von Ist-Zeiten (Buchungen).
- Legen Sie fest, wie Mehrarbeit entsteht und wie sie genehmigt wird.
- Richten Sie einen Korrekturworkflow ein: Antrag, Begründung, Freigabe, Protokoll.
- Definieren Sie Rollen und Rechte für Mitarbeitende, Schichtleitung, HR, Controlling und IT.
- Stellen Sie DSGVO-Anforderungen sicher: Zweckbindung, Datenminimierung, Zugriffskonzept, Löschregeln.
- Planen Sie Reports/Exporte für Abrechnungsvorbereitung, Nachweise und interne Audits.
- Wählen Sie passende Erfassungswege (PC, Terminal, Hardware) je nach Arbeitsumfeld.
- Planen Sie Schnittstellen, um Doppelpflege und Medienbrüche zu vermeiden.
Realistischer Use-Case: 800 Mitarbeitende, zwei Standorte, Schichtbetrieb
Ein mittelständisches Unternehmen mit 800 Mitarbeitenden betreibt zwei Standorte, davon 55 % im Schichtbetrieb. Die Geschäftsführung erwartet belastbare Nachweise und weniger manuelle Nacharbeit. HR braucht konsistente Daten für Arbeitszeitkonten und Abrechnungsvorbereitung, Operations und Schichtleitungen benötigen Transparenz für Übergaben, IT verantwortet Rollen/Rechte und Systembetrieb, Controlling will Auswertungen nach Kostenstellen.
Die Umsetzung: Mitarbeitende in der Produktion buchen an Terminals, die Verwaltung erfasst am PC. Pausen werden pro Bereich eindeutig geregelt, damit es keine „gefühlten“ Pausen gibt. Korrekturen laufen über einen Antrag mit Begründung, Freigabe durch Schichtleitung und bei Sonderfällen zusätzlich durch HR. Typische Stolpersteine sind uneinheitliche Pausenpraxis zwischen Teams, fehlende Sollzeiten (Dienstplanlogik) und fehlende Schnittstellen zur Lohnabrechnung, wodurch HR zu viel manuell konsolidiert.
Wenn Sie Zutritt und Zeiterfassung organisatorisch gemeinsam denken (Standorte, Medien, Verantwortlichkeiten), können Prozesse oft vereinheitlicht werden. Ein Einstieg dazu: Zutrittskontrolle.
Wie digital ZEIT und AVERO® typische Dokumentationsprozesse unterstützen
In Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden entscheidet die Alltagstauglichkeit: Erfassung muss schnell gehen, Freigaben müssen klar sein, und Auswertungen sollten ohne manuelle Nacharbeit funktionieren. digital ZEIT unterstützt mit AVERO® typische Szenarien, in denen Zeiterfassung, Rollen/Rechte und Freigabeprozesse strukturiert zusammenlaufen, sodass Dokumentation nicht zur Dauerbaustelle wird.
Wenn Sie zunächst einen Überblick zur Zeiterfassung suchen, ist dieser Einstieg passend: Zeiterfassung.
Typische Folgefragen
- Muss ich Pausen immer separat dokumentieren oder reicht ein automatischer Abzug?
- Wie unterscheide ich Soll- und Ist-Zeiten im Schichtbetrieb?
- Wie werden Zuschläge für Nacht, Sonntag und Feiertag nachvollziehbar berechnet?
- Wie sollten Korrekturen organisiert werden, damit sie prüffähig bleiben?
- Welche Rollen und Rechte brauchen HR, Schichtleitung, IT und Controlling?
- Wann sind Zeiterfassung Terminals sinnvoll und wie werden sie im Betrieb platziert?
- Wie verhindere ich Doppelpflege durch fehlende Schnittstellen zur Lohnabrechnung?
- Wie lassen sich Zeiterfassung und Betriebsdaten für bessere Auswertungen kombinieren?
FAQ
Welche Daten muss ich mindestens dokumentieren?
In der Praxis sollten Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nachvollziehbar erfasst werden. Je nach Arbeitszeitmodell kommen Pausen, Abwesenheiten und Mehrarbeit hinzu, weil diese Daten für Abrechnung und Nachweise wichtig sein können.
Wie gehe ich mit vergessenen Buchungen um?
Richten Sie einen festen Korrekturprozess ein: Mitarbeitende stoßen die Korrektur an, begründen sie, und eine Führungskraft oder Schichtleitung gibt sie frei. So bleibt nachvollziehbar, was wann und warum geändert wurde.
Muss ich Pausen immer manuell buchen?
Nicht zwingend. Entscheidend ist, dass Pausen konsistent abgebildet werden, etwa über definierte automatische Abzüge oder klare manuelle Buchungen – passend zu Ihrem Arbeitszeitmodell und Ihrer Praxis im Betrieb.
Warum ist die Trennung von Soll- und Ist-Zeiten so wichtig?
Ohne Trennung wird unklar, ob Abweichungen geplant, genehmigt oder fehlerhaft sind. Mit Soll-/Ist-Logik lassen sich Mehrarbeit, Zuschläge und Planabweichungen deutlich nachvollziehbarer steuern.
Wann lohnen sich Terminals und Zeiterfassung Hardware?
Besonders dann, wenn viele Mitarbeitende ohne PC-Arbeitsplatz arbeiten oder Schichtwechsel eindeutig dokumentiert werden müssen. Terminals standardisieren Buchungen und reduzieren Nachträge, was Prozesse stabiler macht.
Wie stelle ich DSGVO-Konformität sicher?
Setzen Sie Zweckbindung, Datenminimierung und ein Rollen-/Rechtekonzept um. Ergänzend helfen Protokollierung von Änderungen sowie klare Regeln zu Aufbewahrung und Löschung.
Wie vermeide ich Doppelpflege zwischen Zeiterfassung und Lohnabrechnung?
Planen Sie Schnittstellen und definieren Sie, welche Daten wohin fließen und welche Quelle führend ist. Damit reduzieren Sie manuelle Exporte, Fehler und Rückfragen deutlich.
