Als elektronische Zeiterfassung gilt jede Arbeitszeiterfassung, bei der Arbeitszeiten digital erfasst, gespeichert und auswertbar gemacht werden. Das kann über ein Zeiterfassungssystem im Browser, über stationäre Zeiterfassung Terminals, über Zeiterfassung Hardware mit Chip/Karte oder über andere digitale Erfassungswege erfolgen. Entscheidend ist nicht das Gerät, sondern dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zuverlässig dokumentiert werden und Korrekturen nachvollziehbar bleiben. In deutschen Unternehmen spielen dabei häufig Rollen/Rechte, Freigabeprozesse, Schichtmodelle, Zuschläge sowie DSGVO-konforme Zugriffe eine zentrale Rolle.
- Elektronische Zeiterfassung bedeutet: Zeiten werden digital erfasst und digital gespeichert, nicht auf Papier.
- Dazu zählen PC-/Browser-Erfassung, Terminals, Karten-/Chip-Systeme und integrierte Hardware-Lösungen.
- Wichtig sind verlässliche Ist-Zeiten: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit.
- Korrekturen sollten protokolliert und idealerweise über Genehmigungsworkflows freigegeben werden.
- Rollen und Rechte regeln, wer erfassen, prüfen, ändern und auswerten darf.
- Schichtmodelle und Zuschläge lassen sich elektronisch meist konsistenter und prüffähiger abbilden.
- DSGVO-Anforderungen (Zweckbindung, Zugriff, Aufbewahrung/Löschung) müssen organisatorisch mitgedacht werden.
Definition: Was „elektronisch“ bei der Zeiterfassung konkret heißt
Elektronische Zeiterfassung liegt dann vor, wenn Arbeitszeiten nicht nur digital eingegeben, sondern auch digital gespeichert und für definierte Zwecke auswertbar sind. Das unterscheidet sie von Papierlisten oder rein manuellen Prozessen. Typischerweise werden Ist-Zeiten dokumentiert: Arbeitsbeginn, Arbeitsende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit. Je nach Unternehmen kommen Pausen, Abwesenheiten und Mehrarbeit hinzu, weil diese Informationen für Arbeitszeitkonten, Abrechnung und Planung gebraucht werden.
In der Praxis zählt weniger die technische Oberfläche als die Prozessqualität: Sind Daten vollständig? Können Änderungen nachvollzogen werden? Gibt es klare Regeln? Ein Einstieg in das Thema finden Sie unter Zeiterfassung.
Welche Erfassungswege zählen dazu? PC, Terminal, Hardware und Mischmodelle
Elektronische Zeiterfassung kann sehr unterschiedlich umgesetzt sein. Häufig ist es ein Mix aus mehreren Erfassungswegen, weil Arbeitsplätze unterschiedlich organisiert sind. In Büro und Verwaltung wird oft am PC erfasst, im Schichtbetrieb oder in Bereichen ohne festen Arbeitsplatz eher über Terminals oder gemeinsame Erfassungspunkte.
Zu den typischen elektronischen Erfassungswegen gehören:
- Erfassung am PC im Browser oder in einer Softwareoberfläche
- Stationäre Zeiterfassung Terminals (z. B. am Werkstor oder im Leitstand)
- Zeiterfassung Hardware mit Karte/Chip/Transponder für Kommt-/Geht-Buchungen
- Erfassung an gemeinsamen Punkten für Teams ohne PC-Arbeitsplatz
Welche Funktionen dafür im Alltag wichtig sind (z. B. Freigaben, Korrekturen, Rollen), wird unter Funktionen aufgezeigt.
Was wird erfasst? Ist-Zeit, Pausen, Abwesenheiten und Mehrarbeit
Im Kern geht es bei Arbeitszeiterfassung um die Ist-Zeit. Das ist die tatsächlich geleistete Zeit, nicht der Plan. Für eine saubere Dokumentation sollten Sie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zuverlässig erfassen. Pausen sind ein häufiger Stolperstein, weil sie je nach Modell automatisch abgezogen oder manuell gebucht werden. Wichtig ist vor allem, dass die Regelung einheitlich ist und zur Arbeitsrealität passt.
Mehrarbeit und Überstunden müssen organisatorisch ebenfalls geregelt sein: Wann entstehen sie, wer genehmigt sie, und wie fließen sie in Arbeitszeitkonten? Zuschläge (z. B. Nacht, Sonntag, Feiertag) hängen wiederum von Schichtmodellen und Zeitfenstern ab. Elektronische Systeme können hier helfen, weil sie Regeln konsistent anwenden und nachvollziehbare Auswertungen liefern.
Soll- und Ist-Zeiten: Warum elektronische Systeme hier Vorteile haben
Soll-Zeiten sind geplante Zeiten aus Arbeitszeitmodell oder Dienstplan. Ist-Zeiten sind die tatsächlich gebuchten Zeiten. Wenn beide sauber getrennt sind, lassen sich Abweichungen nachvollziehbar erklären: war es geplant, genehmigt oder ein Fehler? Gerade in mittelständischen Unternehmen mit Schichtbetrieb entstehen sonst Diskussionen, weil nicht klar ist, ob Mehrarbeit „richtig“ entstanden ist oder nur aus fehlenden Buchungen resultiert.
Elektronische Zeiterfassung kann diese Logik stabil abbilden, wenn Rollen/Rechte, Freigaben und Regelwerke sauber gesetzt sind. Das reduziert Nachträge und erhöht die Prüffähigkeit, weil Entscheidungen auf einer konsistenten Datenbasis getroffen werden.
Rollen, Rechte und Genehmigungsworkflows: Ab wann wird es wirklich „systemisch“?
Elektronisch heißt nicht automatisch „prozesssicher“. Prozesssicher wird es, wenn Ihr Zeiterfassungssystem klare Rollen und Rechte abbildet. Typisch ist: Mitarbeitende erfassen Zeiten, Führungskräfte oder Schichtleitungen prüfen und geben frei, HR verwaltet Regeln und Sonderfälle, Controlling wertet aus, IT verwaltet Rechte und Systembetrieb.
Korrekturen sind dabei entscheidend. Wenn jemand eine Buchung vergisst, muss klar sein, wie nachgetragen wird: mit Begründung, Freigabe und Protokoll. Solche Workflows sind ein wesentlicher Grund, warum Unternehmen von einfachen Listen auf ein Zeiterfassungssystem wechseln. Wenn Sie Prozesse schrittweise erweitern möchten, ist ein modularer Ansatz sinnvoll, z. B. über Zusatzmodule.
Zeiterfassung Hardware und Terminals: Wann zählt es als „elektronisch“ und wann ist es sinnvoll?
Zeiterfassung Terminals und Hardware zählen klar zur elektronischen Zeiterfassung, weil Buchungen digital ausgelöst und digital gespeichert werden. Besonders sinnvoll sind sie, wenn viele Mitarbeitende keinen PC-Arbeitsplatz haben oder wenn Schichtwechsel eindeutig dokumentiert werden sollen. Terminals reduzieren manuelle Nachträge, weil Buchungen unmittelbar im Prozess stattfinden.
Für Unternehmen mit mehreren Standorten oder hohem Schichtanteil sind Hardware-Fragen oft Teil der Standardisierung: gleiche Erfassungslogik, gleiche Regeln, klare Verantwortlichkeiten. Einen Überblick zu typischen Hardware-Szenarien finden Sie unter Zeiterfassung Hardware.
DSGVO und Betriebsrat: Was bei elektronischer Zeiterfassung organisatorisch dazugehört
Elektronische Zeiterfassung verarbeitet personenbezogene Daten. Deshalb ist DSGVO-konforme Organisation ein Pflichtteil: Zweckbindung (wofür werden Daten genutzt?), Datenminimierung (was ist wirklich nötig?), Zugriffskonzepte (wer sieht was?) sowie Aufbewahrung und Löschung. Ebenso wichtig ist Protokollierung von Änderungen, damit nachvollziehbar ist, wer wann welche Zeitdaten angepasst hat.
In vielen Unternehmen ist der Betriebsrat bei Einführung und Ausgestaltung beteiligt. In der Praxis hilft ein klarer Rahmen: welche Auswertungen sind notwendig, welche Rollen brauchen welche Daten und wie werden Korrekturen fair geregelt. Je transparenter diese Regeln sind, desto besser ist die Akzeptanz.
Checkliste: Erkennen Sie, ob Ihre Lösung als elektronische Zeiterfassung „vollwertig“ funktioniert
- Werden Zeiten digital erfasst und digital gespeichert (nicht nur handschriftlich dokumentiert)?
- Werden Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit als Ist-Zeit zuverlässig dokumentiert?
- Sind Pausenregeln klar und werden sie einheitlich abgebildet (automatisch oder manuell)?
- Gibt es einen Korrekturprozess mit Begründung, Freigabe und Protokoll?
- Sind Rollen und Rechte definiert (Mitarbeitende, Führung/Schichtleitung, HR, Controlling, IT)?
- Lassen sich Schichtmodelle und Zuschläge nachvollziehbar abbilden?
- Gibt es prüffähige Auswertungen und Exporte für Nachweise und interne Audits?
- Ist die Nutzung DSGVO-konform organisiert (Zweckbindung, Zugriff, Aufbewahrung/Löschung)?
- Ist der Betrieb für mehrere Standorte und Schichtbetrieb standardisierbar?
- Sind Schnittstellen geplant, um Doppelpflege zu vermeiden?
Wenn Sie Integrationen und Datenflüsse sauber planen möchten, bietet Ihnen die Übersicht zu Schnittstellen eine gute Orientierung.
Realistischer Use-Case: 650 Mitarbeitende, Schichtbetrieb, zwei Standorte
Ein mittelständisches Unternehmen mit 650 Mitarbeitenden arbeitet an zwei Standorten, davon rund 60 % im Schichtbetrieb. Geschäftsführung und Einkauf wollen eine einheitliche Lösung, HR braucht konsistente Nachweise und klare Regeln für Korrekturen, Operations und Schichtleitung möchten schnelle Freigaben, IT achtet auf Rollen/Rechte und Datenschutz, Controlling benötigt verlässliche Auswertungen nach Kostenstellen.
Die Umsetzung ist ein Mischmodell: In der Verwaltung wird am PC erfasst, in Produktion und Logistik an Terminals. Pausen werden je Bereich definiert, um Diskussionen zu reduzieren. Korrekturen laufen als Antrag mit Begründung, Freigabe durch Schichtleitung und bei Sonderfällen zusätzlich über HR. Typische Stolpersteine sind uneinheitliche Pausenpraxis zwischen Teams, fehlende Sollzeiten aus Dienstplänen und fehlende Schnittstellen zur Abrechnung, wodurch Daten manuell übertragen werden müssen.
Wenn im selben Projekt auch der Zutritt organisatorisch mitgedacht wird (Medien, Standorte, Prozesse), lassen sich Abläufe oft vereinheitlichen. Ein Einstieg dazu: Zutrittskontrolle.
Zeiterfassung und Betriebsdatenerfassung: Wann der Begriff in Richtung Prozessdaten erweitert wird
Elektronische Zeiterfassung ist auf Arbeitszeiten fokussiert. In vielen Unternehmen entsteht später der Bedarf, Zeiten stärker mit Prozessen zu verknüpfen, zum Beispiel mit Aufträgen, Tätigkeiten, Rüstzeiten oder Stillständen. Dann kommt häufig Betriebsdatenerfassung ergänzend hinzu, um Ursachen für Abweichungen besser zu verstehen und Plan-Ist-Unterschiede zu erklären.
Ein Überblick zur Verbindung von Zeit- und Prozessdaten findet sich unter Betriebsdatenerfassung.
Typische Folgefragen
- Zählt eine Excel-Tabelle bereits als elektronische Zeiterfassung, wenn sie digital gespeichert wird?
- Welche Daten müssen mindestens erfasst werden (Beginn, Ende, Dauer, Pausen)?
- Wie werden Korrekturen protokolliert und wer darf sie freigeben?
- Welche Rollen und Rechte brauchen HR, Schichtleitung, IT und Controlling?
- Welche Zeiterfassung Terminals sind im Schichtbetrieb sinnvoll?
- Wie lassen sich Zuschläge und Schichtmodelle konsistent abbilden?
- Welche Schnittstellen zur Lohnabrechnung sind üblich, um Doppelpflege zu vermeiden?
- Wann lohnt sich die Erweiterung um Betriebsdatenerfassung?
FAQ
Zählt PC-Erfassung im Browser als elektronische Zeiterfassung?
Ja, wenn Zeiten digital erfasst und digital gespeichert werden und Auswertungen sowie nachvollziehbare Korrekturen möglich sind. Entscheidend ist die Prüffähigkeit, nicht das Endgerät.
Sind Zeiterfassung Terminals automatisch elektronische Zeiterfassung?
Ja. Terminals erzeugen digitale Buchungen, die digital gespeichert werden. Sie sind besonders geeignet, wenn Mitarbeitende ohne PC-Arbeitsplatz arbeiten oder Schichtwechsel eindeutig dokumentiert werden sollen.
Ist eine digitale Tabelle (z. B. Excel) elektronische Zeiterfassung?
Sie kann dazu zählen, wenn Arbeitszeiten digital erfasst und gespeichert werden. In der Praxis fehlen jedoch oft Workflows für Freigaben, Protokollierung und konsistente Auswertungen, wodurch Prüffähigkeit und Prozesssicherheit leiden können.
Welche Angaben sollten mindestens erfasst werden?
Im Kern Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit als Ist-Zeit. Je nach Modell sind Pausen, Abwesenheiten und Mehrarbeit relevant, damit Abrechnung und Nachweise konsistent sind.
Warum sind Rollen und Rechte bei elektronischer Zeiterfassung so wichtig?
Weil sie festlegen, wer erfassen, prüfen, korrigieren und auswerten darf. Mit klaren Rollen und Protokollen bleiben Änderungen nachvollziehbar und Prozesse skalieren besser.
Welche DSGVO-Themen sind bei elektronischer Zeiterfassung typisch?
Zweckbindung, Datenminimierung, Zugriffskonzepte, Protokollierung sowie Aufbewahrungs- und Löschregeln. Damit wird nachvollziehbar, wer welche Daten wofür nutzt und wie lange sie gespeichert werden.
Wann ist Betriebsdatenerfassung zusätzlich sinnvoll?
Wenn Sie über Anwesenheitszeiten hinaus Prozessdaten benötigen, etwa für Tätigkeiten, Aufträge, Rüstzeiten oder Stillstände. Damit lassen sich Abweichungen besser erklären und Verbesserungen gezielter ableiten.
