Zeiterfassungssysteme lassen sich grob nach dem Erfassungsweg und dem Einsatzbereich unterscheiden: von browserbasierter Software im Büro bis zu Zeiterfassung Terminals und Zeiterfassung Hardware in Produktion und Logistik. Viele mittelständische Unternehmen nutzen Mischmodelle, weil nicht alle Mitarbeitenden einen PC-Arbeitsplatz haben und Schichtbetrieb andere Anforderungen stellt als Verwaltung. Entscheidend ist, dass Ist-Zeiten (Beginn, Ende, Dauer) zuverlässig erfasst werden und Prozesse für Pausen, Korrekturen, Freigaben und Auswertungen klar geregelt sind. Wer früh Rollen/Rechte, DSGVO und Schnittstellen mitdenkt, vermeidet Doppelpflege und macht das System langfristig skalierbar.
- Browser-/Software-Zeiterfassung am PC eignet sich besonders für Büro, Verwaltung und hybride Teams.
- Zeiterfassung Terminals standardisieren Kommt-/Geht-Buchungen im Schichtbetrieb.
- Zeiterfassung Hardware (Karte/Chip/Transponder) ist sinnvoll bei vielen Mitarbeitenden ohne PC-Arbeitsplatz.
- Mischmodelle kombinieren mehrere Erfassungswege für unterschiedliche Bereiche und Standorte.
- Integrierte Systeme punkten mit Workflows für Korrekturen, Freigaben, Rollen/Rechte und Reports.
- Schnittstellen zu Lohnabrechnung/ERP reduzieren manuelle Exporte und Datenbrüche.
- Erweiterungen wie Zutritt oder Betriebsdatenerfassung können Prozesse je nach Bedarf ergänzen.
Grundlagen: Was ein Zeiterfassungssystem im Unternehmen leisten muss
Ein Zeiterfassungssystem ist mehr als ein „Stundenzettel in digital“. Es bildet Arbeitszeiterfassung als Prozess ab: Ist-Zeiten erfassen, Pausen korrekt berücksichtigen, Abwesenheiten einordnen, Korrekturen nachvollziehbar dokumentieren und Zeiten für definierte Zwecke auswertbar machen. In der Praxis kommt es darauf an, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zuverlässig erfasst werden und dass Änderungen über klare Regeln laufen.
Für mittelständische Unternehmen sind außerdem Rollen/Rechte zentral: Mitarbeitende erfassen, Führungskräfte oder Schichtleitungen prüfen und geben frei, HR steuert Regelwerke, IT verwaltet Berechtigungen, Controlling erhält Auswertungen. Einen Überblick über typische Ansätze finden Sie in der Zeiterfassung von digital ZEIT.
Art 1 – Browser- und Software-Zeiterfassung: Erfassung am PC
Diese Art ist in Verwaltung, Büro und bei hybriden Teams weit verbreitet. Mitarbeitende erfassen Arbeitsbeginn und -ende am PC, ergänzen bei Bedarf Pausen oder Kommentare und reichen Korrekturen über definierte Prozesse ein. Der große Vorteil liegt in der schnellen Einführung und in der guten Auswertbarkeit, weil Daten direkt digital vorliegen.
Wichtig wird diese Lösung, sobald Sie Freigaben, Rollen und Reports brauchen: Ohne klare Regeln wird auch PC-Zeiterfassung schnell zur Nacharbeitsschleife. Welche Funktionen hier typischerweise relevant sind, sehen Sie in den Funktionen.
Art 2 – Zeiterfassung Terminals: Standardisierte Buchung im Schichtbetrieb
Zeiterfassung Terminals sind besonders geeignet, wenn viele Mitarbeitende keinen PC-Arbeitsplatz haben oder wenn Schichtwechsel eindeutig dokumentiert werden müssen. Typische Einsatzorte sind Werkstor, Leitstand, Pausenraum oder zentrale Übergabepunkte. Terminals standardisieren Kommt-/Geht-Buchungen und reduzieren Nachträge aus dem Gedächtnis.
Der Nutzen ist besonders hoch, wenn Schichtmodelle, Zuschläge und Übergaben sauber abgegrenzt werden sollen. Damit Terminals wirklich entlasten, brauchen Sie klare Pausenregeln und definierte Korrekturprozesse, damit nicht am Monatsende „bereinigt“ werden muss.
Art 3 – Zeiterfassung Hardware: Karte/Chip/Transponder im Betrieb
Zeiterfassung Hardware beschreibt häufig die Kombination aus physischem Gerät und Identmedien wie Karte, Chip oder Transponder. Das ist im Mittelstand typisch, wenn viele Mitarbeitende schnell und einheitlich buchen sollen. Hardware-Lösungen unterstützen die Standardisierung über Standorte hinweg, weil sich Buchungslogiken und Prozesse zentral vorgeben lassen.
Entscheidend ist nicht das Medium, sondern die Prozessqualität: Was passiert bei vergessenen Buchungen? Wer darf nachtragen? Wie wird protokolliert? Welche Fristen gelten? Wenn Sie Hardware-Szenarien vergleichen möchten, finden Sie in Zeiterfassung Hardware passende Orientierung.
Art 4 – Mischmodelle: Kombination mehrerer Erfassungswege
Viele Unternehmen kombinieren mehrere Arten, weil Arbeitsplätze sehr unterschiedlich sind. Verwaltung bucht am PC, Produktion und Logistik nutzen Terminals, Außenteams erfassen über mobile Endgeräte oder definierte gemeinsame Punkte. Mischmodelle sind oft der pragmatische Standard, wenn Sie 50 bis 3000 Mitarbeitende, mehrere Abteilungen oder Standorte haben.
Damit Mischmodelle funktionieren, müssen Regeln zentral gelten: einheitliche Pausenlogik, klare Freigaben, nachvollziehbare Korrekturen und konsistente Auswertungen. Sonst entstehen „zwei Wahrheiten“ je Bereich, und HR sowie Controlling kämpfen mit Abweichungen.
Art 5 – Workflows und Rollen/Rechte: Freigaben und Kontrolle im System
In größeren Organisationen entscheidet nicht der Erfassungsweg, sondern der Workflow. Systeme, die Korrekturen, Mehrarbeit und Freigaben sauber abbilden, machen Zeiterfassung skalierbar. Besonders relevant sind Genehmigungsworkflows: Wer beantragt eine Korrektur, wer prüft, wer gibt frei, und wie wird die Änderung protokolliert?
Rollen und Rechte sind dabei ein Kernpunkt: Mitarbeitende sehen ihre Daten, Führungskräfte nur ihre Teams, HR steuert Regeln, IT verwaltet Berechtigungen, Controlling erhält Reports in passender Tiefe. Solche Strukturen sind auch wichtig für DSGVO-konforme Nutzung.
Schnittstellen und Integration: Wenn Zeiterfassung Teil der Systemlandschaft wird
Spätestens wenn Zeitdaten an Lohnabrechnung, ERP oder Controlling-Systeme übergeben werden, wird Integration zum Erfolgsfaktor. Ohne Schnittstellen entstehen Exporte, manuelle Korrekturen und Datenbrüche, die wiederum die Qualität der Zeiterfassung beschädigen. Sinnvoll ist daher, früh festzulegen, welche Systeme führend sind und welche Daten wohin fließen.
Wenn Sie diese Datenflüsse sauber aufsetzen möchten, gibt Ihnen der Überblick zu Schnittstellen eine gute Orientierung.
Checkliste: Welche Systemart passt zu Ihrem Unternehmen?
- Haben viele Mitarbeitende keinen PC-Arbeitsplatz und benötigen einen schnellen, einheitlichen Buchungsweg?
- Gibt es Schichtbetrieb, bei dem Schichtwechsel und Zuschläge eindeutig dokumentiert werden müssen?
- Benötigen Sie Freigaben durch Schichtleitung/Führungskräfte und klare Korrekturprozesse?
- Wie wichtig sind Auswertungen für Controlling (Kostenstellen, Überstunden, Abweichungen)?
- Müssen mehrere Standorte standardisiert werden, damit Regeln überall gleich gelten?
- Gibt es komplexe Arbeitszeitmodelle (Gleitzeit, Arbeitszeitkonten, verschiedene Tariflogiken)?
- Welche DSGVO-Anforderungen sind relevant (Zugriffskonzept, Protokollierung, Aufbewahrung/Löschung)?
- Welche Schnittstellen zu Lohnabrechnung/ERP sind nötig, um Doppelpflege zu vermeiden?
- Soll das System perspektivisch um weitere Bereiche erweitert werden?
- Wer sind die internen Stakeholder (HR, IT, Operations, Controlling, Einkauf, Betriebsrat)?
Realistischer Use-Case: 900 Mitarbeitende, zwei Standorte, Schichtbetrieb
Ein mittelständischer Hersteller mit 900 Mitarbeitenden betreibt zwei Standorte, davon rund 65 % im Schichtbetrieb. HR will konsistente Nachweise und stabile Korrekturprozesse, Operations und Schichtleitungen benötigen schnelle Freigaben, IT achtet auf Rechte, Datenschutz und Integrationen, Controlling möchte Auswertungen nach Kostenstellen. Der Betriebsrat wird in Regeln zu Auswertungen, Zugriffen und Prozessen eingebunden.
Die Entscheidung fällt auf ein Mischmodell: Verwaltung erfasst am PC, Produktion und Logistik nutzen Terminals mit Identmedien. Korrekturen laufen als Antrag mit Begründung, Freigabe durch Schichtleitung und nur bei Sonderfällen zusätzlich über HR. Typische Stolpersteine sind uneinheitliche Pausenpraxis zwischen Abteilungen, fehlende Sollzeiten aus Dienstplänen und manuelle Exporte in die Abrechnung, die zu widersprüchlichen Datenständen führen. Sobald Pausenregeln, Freigabefristen und Schnittstellen klar sind, sinkt der Nacharbeitsaufwand spürbar.
Wenn Sie Zutrittskontrolle und Zeiterfassung gemeinsam planen, lassen sich Medien und Abläufe häufig vereinheitlichen – mehr dazu in der Zutrittskontrolle.
Erweiterungen: Wenn Zeiterfassung in Richtung Betriebsdatenerfassung wächst
Zeiterfassung bildet Anwesenheits- und Arbeitszeiten ab. Viele Unternehmen erweitern später, wenn sie zusätzlich Prozessdaten benötigen, etwa für Aufträge, Tätigkeiten, Rüstzeiten oder Stillstände. Dann wird Betriebsdatenerfassung relevant, weil sie Zeit- und Prozesssicht zusammenführt und Ursachen für Abweichungen besser erklärbar macht.
Wenn dieser Schritt für Operations oder Controlling interessant ist, bietet der Bereich Betriebsdatenerfassung einen guten Einstieg.
Wie digital ZEIT und AVERO® verschiedene Systemarten abdecken
In vielen Unternehmen ist nicht „eine“ Systemart die Lösung, sondern die passende Kombination aus Erfassungsweg und Prozesslogik. digital ZEIT unterstützt mit AVERO® typische Szenarien, in denen Büro- und Schichtbereiche zusammenlaufen und Freigaben, Korrekturen, Rollen/Rechte sowie Auswertungen konsistent abgebildet werden.
Wenn Sie sich einen Überblick über typische Funktionen und Abläufe verschaffen möchten, finden Sie diesen bei den Funktionen.
Typische Folgefragen
- Welche Art von Zeiterfassungssystem ist für Schichtbetrieb am besten geeignet?
- Zählt eine digitale Tabelle bereits als Zeiterfassungssystem oder fehlt dafür Workflow-Funktionalität?
- Wie werden Pausen und Zuschläge im System korrekt abgebildet?
- Wie sollten Korrekturen organisiert werden, damit sie nachvollziehbar bleiben?
- Welche Rollen und Rechte braucht HR, Schichtleitung, IT und Controlling?
- Wann lohnen sich Zeiterfassung Terminals und welche Standorte sind sinnvoll?
- Welche Schnittstellen zur Lohnabrechnung sind typisch, um Doppelpflege zu vermeiden?
- Wann ist eine Erweiterung um Betriebsdatenerfassung sinnvoll?
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen Zeiterfassung und Zeiterfassungssystem?
Zeiterfassung beschreibt den Prozess der Dokumentation von Arbeitszeiten. Ein Zeiterfassungssystem bildet diesen Prozess digital ab, inklusive Rollen/Rechte, Korrekturen, Freigaben und Auswertungen.
Welche Systemart ist für Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden ohne PC-Arbeitsplatz geeignet?
Häufig sind Zeiterfassung Terminals und Zeiterfassung Hardware sinnvoll, weil sie schnelle, standardisierte Buchungen ermöglichen und Schichtwechsel klar dokumentieren.
Kann ein Unternehmen mehrere Arten gleichzeitig nutzen?
Ja, Mischmodelle sind im Mittelstand sehr verbreitet: Büro erfasst am PC, operative Bereiche nutzen Terminals. Wichtig ist, dass Regeln zentral gelten und Auswertungen konsistent bleiben.
Welche Rolle spielen Freigaben und Workflows?
Sie machen Zeiterfassung skalierbar. Mit Genehmigungsworkflows lassen sich Korrekturen und Mehrarbeit nachvollziehbar steuern, wodurch Nacharbeit und Konflikte abnehmen.
Warum sind Schnittstellen so wichtig?
Weil Zeitdaten oft an Lohnabrechnung, ERP oder Controlling übergeben werden. Schnittstellen reduzieren manuelle Exporte und verhindern widersprüchliche Datenstände.
Wann ist Zeiterfassung Hardware besonders sinnvoll?
Vor allem bei Schichtbetrieb, mehreren Standorten oder wenn eine einheitliche, schnelle Erfassung ohne PC-Arbeitsplatz nötig ist. Hardware hilft, Buchungen zu standardisieren und Nachträge zu reduzieren.
Wann lohnt sich Betriebsdatenerfassung zusätzlich?
Wenn Sie neben Arbeitszeiten auch Prozess- und Leistungsdaten benötigen, etwa für Aufträge, Tätigkeiten, Rüstzeiten oder Stillstände. Dadurch werden Abweichungen besser erklärbar und Auswertungen für Operations/Controlling präziser.
