Die Kosten für Zeiterfassungssysteme hängen stark davon ab, wie viele Mitarbeitende erfasst werden, welche Funktionen Sie benötigen und ob Zeiterfassung Terminals bzw. Zeiterfassung Hardware eingesetzt werden. In der Praxis bewegen sich reine Software-Lösungen häufig in einem monatlichen Rahmen pro Mitarbeitendem, während Hardware-Setups einmalige Investitionen plus Betrieb verursachen. Außerdem sollten Sie Einführungsaufwand, Schulung, Prozessdefinition (Freigaben, Korrekturen, Rollen/Rechte) und Schnittstellen berücksichtigen, weil diese Punkte die Gesamtkosten oft stärker beeinflussen als der reine Lizenzpreis. Für mittelständische Unternehmen lohnt sich eine Betrachtung der Gesamtkosten über 2–3 Jahre, weil sich manuelle Nacharbeit, Fehlerkosten und Doppelpflege deutlich reduzieren lassen.
- Softwarekosten sind häufig nutzungs- oder mitarbeiterbasiert und steigen mit Funktionsumfang und Nutzerrollen.
- Einmalige Kosten entstehen typischerweise durch Einrichtung, Konfiguration, Schulung und ggf. Datenübernahme.
- Zeiterfassung Terminals und Zeiterfassung Hardware verursachen zusätzliche Investitionen, lohnen sich aber oft im Schichtbetrieb.
- Schnittstellen zu Lohnabrechnung/ERP sparen Folgekosten, weil Exporte und Nacharbeiten entfallen.
- Zusatzmodule erhöhen die Kosten, können aber Prozesse (z. B. Freigaben, Auswertungen) deutlich vereinfachen.
- DSGVO, Rollen/Rechte und Betriebsratsanforderungen beeinflussen Aufwand und Projektdauer.
- Die wirtschaftlichste Lösung ist meist die, die im Alltag am wenigsten manuelle Nacharbeit erzeugt.
Welche Kostenarten gibt es bei Zeiterfassungssystemen?
Für eine belastbare Budgetplanung sollten Sie Kosten in drei Blöcke trennen: laufende Kosten, einmalige Einführungskosten und optionale Zusatzkosten. Laufende Kosten sind typischerweise Lizenzen, Betrieb/Hosting und Support. Einmalige Kosten entstehen durch Einrichtung, Konfiguration, Rollen- und Rechtekonzepte, Schulungen und die Abstimmung von Regeln (Pausen, Zuschläge, Schichtmodelle, Korrekturen). Optionale Kosten betreffen Hardware, Schnittstellen, Zusatzmodule und späteren Ausbau.
Einen Überblick über typische Bausteine der Zeiterfassung finden Sie bei der Zeiterfassung von digital ZEIT.
Softwarepreise: typische Spannbreiten und was sie beeinflusst
Bei Softwarepreisen sind in der Praxis häufig monatliche Gebühren pro Mitarbeitendem oder pro aktivem Nutzer üblich. Plausible Spannbreiten liegen oft im unteren einstelligen bis unteren zweistelligen Euro-Bereich pro Mitarbeitendem und Monat, abhängig von Funktionsumfang, Anzahl Rollen, Reporting-Tiefe und Administrationsbedarf. Je mehr Workflows (Freigaben, Korrekturen), Auswertungen und Berechtigungen Sie benötigen, desto eher bewegen Sie sich in höheren Stufen.
Für Unternehmen mit 50 bis 3000 Mitarbeitenden ist entscheidend, dass nicht jeder Mitarbeitende Vollzugriff braucht. Rollenbasierte Konzepte senken Kosten und steigern gleichzeitig DSGVO-Konformität. Welche Funktionen in der Praxis häufig relevant sind, zeigt die Übersicht zu Funktionen.
Einführungskosten: warum Setup, Prozesse und Schulung oft den Löwenanteil ausmachen
Die Einführung ist häufig der größte Kostenblock im ersten Jahr, weil sie mehr umfasst als „Software einschalten“. Typische Aufwände entstehen durch die Definition von Soll-/Ist-Logiken, Pausenregeln, Zuschlägen, Schichtmodellen und Korrekturprozessen. Dazu kommt das Berechtigungskonzept: Wer darf was sehen, wer darf korrigieren, wer gibt frei, und wie wird protokolliert? Auch die Abstimmung mit dem Betriebsrat kann Projektdauer und Aufwand beeinflussen.
Plausible Einführungszeiträume liegen häufig zwischen einigen Wochen und wenigen Monaten. Einflussfaktoren sind Anzahl Standorte, Schichtkomplexität, Integrationsbedarf, Datenqualität der Stammdaten und Schulungsaufwand. Wenn Sie Erweiterungen geplant einführen möchten, können Zusatzmodule helfen, Funktionen schrittweise auszubauen.
Hardware und Terminals: Investition, Betrieb und wann es sich rechnet
Zeiterfassung Terminals und Zeiterfassung Hardware verursachen zusätzliche Kosten, sind aber in vielen Betrieben wirtschaftlich sinnvoll, weil sie Buchungen standardisieren und Nachträge reduzieren. Typische Kostenfaktoren sind Anzahl Geräte, Installationsorte, Identmedien (Karte/Chip/Transponder), Montage/Netzwerk sowie ggf. Wartung. Je stärker Ihr Unternehmen auf Schichtbetrieb, operative Bereiche und viele Mitarbeitende ohne PC-Arbeitsplatz ausgerichtet ist, desto klarer zeigt sich der Nutzen im Alltag.
Rechnen lohnt sich besonders, wenn bisher viele Zeiten nachgetragen werden, wenn Schichtwechsel unklar dokumentiert sind oder wenn HR viel manuell bereinigen muss. Einen praxisnahen Überblick zu Szenarien und Optionen bietet der Bereich Zeiterfassung Hardware.
Schnittstellen: versteckte Kosten vermeiden und Folgekosten senken
Viele Unternehmen unterschätzen die Kosten von fehlenden Integrationen. Wenn Zeitdaten regelmäßig exportiert, bereinigt und in andere Systeme übertragen werden, entstehen dauerhafte Prozesskosten in HR, Payroll und Controlling. Schnittstellen reduzieren diese Folgekosten, weil Daten automatisiert fließen und Fehlerquellen sinken. Dafür kann einmalig Aufwand entstehen: Mapping von Stammdaten, Klärung der führenden Datenquelle, Tests, Rechtekonzepte und Dokumentation.
Je früher Sie diese Punkte planen, desto weniger kostet es später in Form von Nacharbeit. Für den Überblick über typische Integrationsmöglichkeiten lohnt sich der Blick auf Schnittstellen.
Checkliste: So kalkulieren Sie die Gesamtkosten realistisch
- Wie viele Mitarbeitende müssen Zeiten erfassen und wie viele benötigen Freigabe- oder Adminrollen?
- Welche Arbeitszeitmodelle gibt es (Gleitzeit, Teilzeit, Schichtmodelle, Arbeitszeitkonten)?
- Wie komplex sind Zuschläge (Nacht, Sonntag, Feiertag) und müssen tarifliche Regeln abbildbar sein?
- Benötigen Sie Freigabe-Workflows für Mehrarbeit und Korrekturen (Begründung, Protokoll)?
- Wie viele Standorte gibt es und sollen Prozesse überall gleich funktionieren?
- Wird Zeiterfassung Hardware benötigt und wie viele Terminals sind realistisch?
- Welche Schnittstellen zur Lohnabrechnung/ERP sind notwendig, um Doppelpflege zu vermeiden?
- Welche Reports brauchen HR, Controlling und Operations (und in welcher Detailtiefe)?
- Welche DSGVO-Anforderungen gelten intern (Zugriff, Protokollierung, Aufbewahrung/Löschung)?
- Wie hoch ist der Schulungs- und Change-Aufwand (Schichtleitung, HR, Mitarbeitende)?
Realistischer Use-Case: 1.000 Mitarbeitende, Schichtbetrieb, zwei Standorte
Ein mittelständischer Produktionsbetrieb mit 1.000 Mitarbeitenden arbeitet an zwei Standorten, davon etwa 70 % im Schichtbetrieb. Geschäftsführung und Einkauf wollen eine belastbare Kalkulation, HR möchte weniger manuelle Nacharbeit, Operations braucht klare Schichtübergaben, IT verantwortet Rechte und Integrationen, Controlling erwartet Auswertungen nach Kostenstellen. Der Betriebsrat wird in Regeln zu Auswertungen, Zugriffen und Prozessen eingebunden.
Die Entscheidung fällt auf ein Mischmodell: Verwaltung erfasst am PC, Produktion bucht an Terminals. Ein großer Kostentreiber ist nicht die Lizenz, sondern die Prozessdefinition: Pausenregeln werden vereinheitlicht, Korrekturen laufen über Antrag/Begründung/Freigabe, Zuschläge werden sauber definiert und getestet. Typische Stolpersteine sind uneinheitliche Pausenpraxis, fehlende Sollzeiten aus Dienstplänen und manuelle Exporte in die Abrechnung, die zu widersprüchlichen Datenständen führen. Sobald Schnittstellen stabil laufen und Freigaben fristgerecht erfolgen, sinkt der Nacharbeitsaufwand in HR deutlich.
Wenn Sie Zutrittskontrolle und Zeiterfassung gemeinsam planen, lassen sich Medien und Abläufe häufig vereinheitlichen – mehr dazu unter Zutrittskontrolle.
Erweiterungen und Zusatzfunktionen: wann Mehrwert die Mehrkosten rechtfertigt
Zusatzfunktionen kosten meist extra, können aber echte Prozesskosten senken. Typische Beispiele sind erweiterte Genehmigungsworkflows, detailliertere Auswertungen, flexible Rollenmodelle oder spezifische Module für bestimmte Bereiche. Entscheidend ist, ob die Funktion manuelle Arbeit ersetzt oder nur „nice to have“ ist.
Wenn Sie solche Erweiterungen gezielt nutzen wollen, lohnt sich eine schrittweise Planung statt eines überladenen Starts. Einen Überblick über mögliche Ausbaustufen finden Sie bei den Zusatzmodulen.
Zeiterfassung und Betriebsdatenerfassung: wenn Auswertungen in Richtung Prozessdaten gehen
Zeiterfassung beantwortet vor allem die Frage: Wer war wann wie lange im Einsatz? In vielen Unternehmen entsteht später die Nachfrage nach mehr Transparenz über Tätigkeiten, Aufträge, Rüstzeiten oder Stillstände. Dann kann Betriebsdatenerfassung ergänzen, weil sie Zeitdaten mit Prozess- und Leistungsdaten verbindet und Ursachen für Abweichungen besser sichtbar macht.
Wenn Operations oder Controlling diese Perspektive benötigen, finden Sie einen guten Einstieg über die Betriebsdatenerfassung.
Wie digital ZEIT und AVERO® beim Kosten-Nutzen-Vergleich unterstützen
Bei der Auswahl zählt nicht nur der Preis, sondern die Alltagstauglichkeit: Wie viele Nachträge fallen an, wie sauber laufen Freigaben, wie schnell sind Reports verfügbar und wie wenig doppelte Pflege bleibt übrig? digital ZEIT unterstützt mit AVERO® typische Szenarien, in denen Zeiterfassung, Rollen/Rechte, Freigaben und Auswertungen konsistent zusammenspielen, sodass Prozesskosten sinken.
Wenn Sie sich einen Überblick über die wesentlichen Funktionen verschaffen möchten, finden Sie ihn in den Funktionen.
Typische Folgefragen
- Was kostet ein Zeiterfassungssystem pro Mitarbeitendem und Monat bei 100, 500 oder 1.000 Mitarbeitenden?
- Welche Einmalkosten fallen bei Einführung, Schulung und Prozessdefinition an?
- Wann lohnt sich Zeiterfassung Hardware im Vergleich zur reinen PC-Erfassung?
- Welche Zusatzmodule sind wirklich notwendig und welche kann man später ergänzen?
- Welche Kosten entstehen durch fehlende Schnittstellen (manuelle Exporte, Fehler, Nacharbeit)?
- Wie wirken sich Schichtmodelle und Zuschläge auf Kosten und Komplexität aus?
- Wie lange dauert die Einführung typischerweise und wovon hängt sie ab?
- Wie kalkuliere ich die Gesamtkosten über 2–3 Jahre sinnvoll?
FAQ
Wie viel kostet ein Zeiterfassungssystem typischerweise pro Monat?
Häufig fallen monatliche Kosten an, die sich an der Zahl der Mitarbeitenden oder Nutzerrollen orientieren. Plausible Spannbreiten liegen oft im unteren einstelligen bis unteren zweistelligen Euro-Bereich pro Mitarbeitendem und Monat, abhängig von Funktionsumfang und Prozessanforderungen.
Welche Einmalkosten kommen bei der Einführung hinzu?
Typisch sind Kosten für Einrichtung, Konfiguration, Rollen/Rechte, Prozessdefinition (Pausen, Freigaben, Korrekturen), Schulungen und ggf. Datenübernahme. Der Aufwand steigt mit Standorten, Schichtkomplexität und Integrationen.
Wie teuer sind Zeiterfassung Terminals und Zeiterfassung Hardware?
Das hängt von Anzahl Geräte, Installationsorten, Identmedien und Betrieb ab. Zusätzlich zu Anschaffung und Montage können laufende Wartungs- oder Servicekosten anfallen, dafür sinkt häufig der Aufwand durch Nachträge und manuelle Korrekturen.
Welche Rolle spielen Schnittstellen bei den Gesamtkosten?
Schnittstellen senken Folgekosten, weil weniger manuelle Exporte, weniger Fehler und weniger Doppelpflege anfallen. Einmalig kann Integrationsaufwand entstehen, der sich im Betrieb oft durch geringere Prozesskosten auszahlt.
Kann ich klein starten und später ausbauen?
Ja, viele Unternehmen starten mit Kernfunktionen und ergänzen später Workflows, Auswertungen oder weitere Module. Das ist oft sinnvoll, wenn Sie Prozesse erst stabilisieren und dann gezielt erweitern möchten.
Wie lange dauert die Einführung und wie wirkt sich das auf Kosten aus?
Häufig dauert die Einführung einige Wochen bis wenige Monate. Dauer und Kosten hängen vor allem von Schichtmodellen, Zuschlagslogik, Betriebsratsabstimmungen, Datenqualität und Schnittstellen ab.
Wann lohnt sich der Schritt Richtung Betriebsdatenerfassung?
Wenn Sie neben Arbeitszeiten auch Prozess- und Leistungsdaten benötigen, etwa für Tätigkeiten, Aufträge, Rüstzeiten oder Stillstände. Das kann Auswertungen für Operations und Controlling präziser machen und Ursachen für Abweichungen besser sichtbar machen.
