So funktionieren HR-Workflows in der Zeiterfassung

Klare Rollen, feste Freigaben und ein Ablauf, der ohne Rückfragen durch den Monatsabschluss trägt.

Rollen sauber trennen: Erfassen, prüfen, verwalten

Ein stabiler Workflow beginnt mit einer klaren Aufgabenteilung. Mitarbeitende erfassen Zeiten und Abwesenheiten, Führungskräfte prüfen die Plausibilität und geben frei, die Personalabteilung verwaltet Regeln, Zeitmodelle und Auswertungen. Sobald diese Rollen vermischt werden, entstehen Doppelarbeit, Rückfragen und uneinheitliche Entscheidungen.

Für HR ist entscheidend, dass Regeln zentral gepflegt werden und im Alltag zuverlässig greifen. Zeitmodelle, Pausenlogik, Zuschläge und Abweichungen sollten so abgebildet sein, dass Zeitkonten nachvollziehbar bleiben und Auswertungen ohne Nacharbeit entstehen. Dafür bietet sich die Personalzeiterfassung als strukturierende Grundlage an.

Prüfen ist nicht kontrollieren: Was Führungskräfte wirklich prüfen sollen

Prüfung bedeutet nicht, jede Minute nachzuvollziehen. Es geht um Regelkonformität und Plausibilität. Führungskräfte brauchen dafür einen klaren Prüfrahmen, der schnell funktioniert:

• sind Pausen korrekt erfasst oder korrekt abgezogen
• sind Abweichungen begründet und nachvollziehbar
• ist Mehrarbeit freigegeben oder als Abweichung sichtbar
• passen Fehlzeiten und Buchungen zum Teamverlauf

Damit dieser Schritt im Alltag nicht ausufert, braucht es einen festen Rhythmus. Viele Teams fahren gut mit einer kurzen wöchentlichen Prüfung und einem Monatsabschluss-Check vor dem Stichtag.

Genehmigen mit System: Mehrarbeit, Korrekturen, Abwesenheiten

Genehmigungen sollten nicht über Nebenwege laufen. Entscheidend ist, dass Mitarbeitende wissen, was sie wie beantragen, und dass Führungskräfte nach denselben Kriterien entscheiden. Typische Genehmigungsfälle sind Zeitkorrekturen, Mehrarbeit, kurzfristige Änderungen und bestimmte Abwesenheiten.

Wenn diese Vorgänge strukturiert im Prozess bleiben, sinken Rückfragen und HR wird nicht zum Sammelbecken für Einzelfälle. Genau dafür ist der Employee Self Service geeignet, weil Anträge und Freigaben klar geführt werden.

Was HR verwaltet: Standards, Zeitmodelle, Auswertungen

HR sollte nicht tägliche Buchungen korrigieren müssen. Der HR-Anteil liegt in Standards, Parametern und Kontrolle der Systemlogik. Dazu gehören:

• Zeitmodelle mit Kernzeiten, Rahmenzeiten und Ausgleichszeiträumen
• Pausenlogik und Behandlung typischer Unterbrechungen
• Zuschlagslogik, falls relevant
• Rollen und Berechtigungen
• Auswertungsstandards für Monatsabschluss und Controlling

Wenn diese Punkte zentral gepflegt werden, bleiben Entscheidungen konsistent und der Tagesprozess läuft in den Teams.

Der Monatsabschluss als Workflow: Von Zeitdaten zur Abrechnung

Der Monatsabschluss wird ruhig, wenn er wie ein Prozess behandelt wird. Ein praxistauglicher Ablauf hat drei Stationen:

1. Führungskräfte prüfen und schließen den Zeitraum fristgerecht
2. HR erstellt die Abrechnungsbasis inklusive Fehlzeiten und Zuschlägen
3. Übergabe an Abrechnung oder HR-System erfolgt über definierte Exporte

Wichtig ist, dass vorher klar ist, welche Daten gebraucht werden und wann exportiert wird. Für eine saubere Übergabe ist das Thema HR-Schnittstellen zentral, weil hier die Übergabe an Abrechnungssysteme strukturiert wird. Wenn DATEV im Einsatz ist, lässt sich der Ablauf über die DATEV-Schnittstelle passend ergänzen.

Sonderfälle ohne Chaos: Einmal regeln, dann wiederholen

Sonderfälle entscheiden darüber, ob der Workflow stabil bleibt. Dazu zählen dienstliche Wege, kurzfristige Arzttermine, Nachträge, Schichtwechsel oder Korrekturen. Wenn diese Fälle nicht standardisiert sind, werden sie im Alltag immer wieder neu entschieden.

Am besten funktioniert ein kurzer Regelkatalog für die häufigsten Sonderfälle: Was wird gebucht, wie wird genehmigt, wer entscheidet. Wenige Regeln, dafür eindeutig, reduzieren Rückfragen und verbessern die Datenqualität.

HR-Workflows mit digital ZEIT konsequent umsetzen

Damit HR-Workflows rund um Zeiterfassung wirklich funktionieren, braucht es weniger Theorie und mehr Alltagstauglichkeit: klare Rollen, ein definierter Freigabeweg und Auswertungen, die ohne Nacharbeit stimmen. Genau dafür ist digital ZEIT da. Mit AVERO® werden Zeitmodelle, Regeln und Prozesse so abgebildet, dass HR nicht täglich Einzelfälle lösen muss, sondern Standards verwaltet, die im Tagesgeschäft greifen.

Im Kern unterstützt digital ZEIT HR an drei Stellen:

1) Standards zentral pflegen, statt überall nachzuziehen
In AVERO® hinterlegt HR Zeitmodelle, Pausenlogik, Ausgleichszeiträume und Freigaberegeln als verbindliche Grundlage. Damit laufen Buchungen nach derselben Logik – unabhängig davon, ob Mitarbeitende am Terminal, im Browser oder mobil erfassen. HR muss dann nicht erklären, wie etwas gemeint war, sondern stellt sicher, dass die Regeln im System eindeutig hinterlegt sind. Die operative Basis dafür ist die Personalzeiterfassung, weil sie Erfassung, Bewertung und Zeitkonten in einer Struktur zusammenführt.

2) Freigaben sauber führen, damit HR nicht zum Sammelpunkt wird
Korrekturen, Nachträge, Mehrarbeit oder bestimmte Abwesenheiten sind typische Auslöser für Rückfragen. Mit digital ZEIT laufen diese Vorgänge als definierter Prozess: Mitarbeitende stoßen an, Führungskräfte entscheiden, HR muss nur dort eingreifen, wo Regeln angepasst oder Sonderfälle sauber gelöst werden müssen. Der Employee Self Service sorgt dafür, dass Anträge und Genehmigungen nicht über E-Mail, Chat oder Zuruf laufen, sondern nachvollziehbar im Ablauf bleiben.

3) Monatsabschluss planbar machen und Daten sauber übergeben
HR profitiert am meisten, wenn der Monatsabschluss nicht von manuellen Listen lebt. AVERO® stellt Zeitdaten so bereit, dass sie als Abrechnungsgrundlage genutzt werden können, sobald Führungskräfte ihren Prüf- und Freigabeschritt abgeschlossen haben. Über die HR-Schnittstellen lässt sich die Übergabe in die Abrechnung stabil organisieren, mit klaren Datenfeldern und einem festen Rhythmus. Wenn DATEV genutzt wird, kann das über die DATEV-Schnittstelle abgebildet werden, damit Zuschläge, Fehlzeiten und abrechnungsrelevante Werte sauber ankommen.

Unterm Strich unterstützt digital ZEIT HR dabei, Zeiterfassung als wiederholbaren Standard aufzusetzen: Regeln werden zentral gepflegt, Freigaben laufen strukturiert, und der Monatsabschluss wird planbar. AVERO® verbindet diese Schritte in einem durchgängigen Prozess, sodass HR weniger Rückfragen moderiert und mehr Verlässlichkeit in Zeitkonten, Auswertungen und Abrechnung bekommt.