Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für Unternehmen
Die tägliche Arbeitszeit muss zukünftig digital erfasst werden
Spätestens seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 ist klar: Unternehmen müssen ein System einsetzen, mit dem die tägliche Arbeitszeit ihrer Beschäftigten dokumentiert wird.
Auch wenn einige Detailfragen noch offenbleiben, mit der Veröffentlichung der Entscheidungsgründe des Bundesarbeitsgerichts wurden zentrale Punkte präzisiert, die deutlich machen: Die Dokumentation der Arbeitszeit wird zum festen Bestandteil der organisatorischen Verantwortung.
Warum gilt eine Erfassungspflicht der Arbeitszeit?
Grundlage der Pflicht ist die arbeitsschutzrechtliche Auslegung des Arbeitsschutzgesetzes. Der Gesetzgeber verlangt vom Arbeitgeber, dafür zu sorgen, dass Vorgaben zu Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden können. Ohne ein zuverlässiges System zur Zeiterfassung ist das nicht sicherzustellen.
Schon der Europäische Gerichtshof hatte 2019 entschieden, dass Unternehmen ein objektives, verlässliches und zugängliches System benötigen, das den Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden aufzeichnet. Das BAG bestätigt diese Vorgabe nun ausdrücklich.
Welche Form der Zeiterfassung ist erlaubt?
Unternehmen haben noch Spielraum bei der Umsetzung. Vorgeschrieben ist keine bestimmte Technologie – die Erfassung kann:
- digital,
- elektronisch,
- oder derzeit noch handschriftlich erfolgen.
Entscheidend ist, dass Startzeit, Endzeit und Pausen eindeutig nachvollziehbar sind und die Aufzeichnung spätestens am selben Kalendertag erfolgt. Eine reine Angabe der Arbeitsstunden reicht nicht aus. Allerdings arbeitet das Bundesarbeitsministerium an einem konkreten Gesetzesentwurf, der vorsieht, dass Arbeitszeiten künftig elektronisch erfasst werden müssen.
Für viele Betriebe bietet sich eine digitale Lösung wie AVERO® an, da sie strukturierte Prozesse unterstützt und Nachweispflichten effizient erfüllt.
Wer muss zukünftig die Arbeitszeit digital erfassen?
Die digitale Pflicht soll stufenweise und nach Unternehmensgröße eingeführt werden. Der Gesetzesentwurf ist für 2026 geplant und damit beginnen die genannten Fristen:
- Bis 10 Mitarbeitende – Keine Pflicht zur digitalen Erfassung
- 11 bis 49 Mitarbeitende – 5 Jahre Übergangsfrist
- 50 bis 249 Mitarbeitende – 2 Jahre Übergangsfrist
- Ab 250 Mitarbeitende – 1 Jahr Übergangsfrist
Für leitende Angestellte gilt voraussichtlich weiterhin eine Ausnahme, da sie im Arbeitszeitgesetz besonderen Regelungen unterliegen.
Darf die Verantwortung zur Arbeitszeiterfassung delegiert werden?
Unternehmen dürfen die tägliche Eingabe der Arbeitszeit an ihre Beschäftigten übertragen. Die Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen bleibt jedoch beim Arbeitgeber.
Das bedeutet, er muss sicherstellen, dass die Daten überprüfbar und nachvollziehbar sind und bei Bedarf einer Behörde vorgelegt werden können.
Sind Sanktionen bei Nichterfassen der Arbeitszeit geplant?
Ein fehlendes Zeiterfassungssystem ist derzeit nicht direkt bußgeldbewährt. Allerdings kann die Aufsichtsbehörde eine verbindliche Anordnung erlassen. Wird dieser nicht nachgekommen, können Bußgelder von bis zu 30.000 Euro verhängt werden. Unternehmen sollten die Anforderungen daher ernst nehmen und verlässliche Prozesse aufsetzen.
Fazit für die Praxis: Jetzt aktiv werden!
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bringt Klarheit, aber auch Verantwortung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Arbeitszeiten vollständig dokumentiert und im Bedarfsfall vorgelegt werden können. Für eine konkrete Umsetzung ist eine digitale Lösung wie AVERO® empfehlenswert. Wichtig ist vor allem, dass die Erfassung den arbeitsschutzrechtlichen Anforderungen entspricht und die Prozesse rechtskonform und revisionssicher sind.
