Zeiterfassung einführen: was vorher geklärt sein muss

Zeiten verlässlich erfassen, Regeln einheitlich umsetzen und den Ablauf dauerhaft stabil halten.

Die Einführung einer Zeiterfassung ist ein Standardprojekt im Unternehmen. Sobald Zeiten sauber erfasst werden, entstehen verlässliche Zeitkonten, Mehrarbeit wird nachvollziehbar und Auswertungen werden belastbar. Damit das gelingt, müssen Regeln und Verantwortlichkeiten von Anfang an eindeutig sein. Dann wird Zeiterfassung zur Routine, statt zum monatlichen Korrekturthema.

1. Ziele und Umfang festlegen

Definieren Sie zuerst, was Sie mit der Einführung erreichen wollen. Häufig stehen vier Punkte im Mittelpunkt: transparente Zeitkonten, klare Mehrarbeit-Regeln, einheitliche Pausenlogik und verlässliche Auswertungen. Wenn mehrere Ziele gleichzeitig verfolgt werden, priorisieren Sie, was zuerst stabil laufen muss. Das verhindert, dass die Einführung zu breit startet und im Alltag unübersichtlich wird.

Legen Sie außerdem den Umfang fest: Welche Bereiche gehen zuerst live, welche folgen später. Ein gestufter Start ist oft sinnvoll, weil unterschiedliche Bereiche unterschiedliche Anforderungen haben. Verwaltung und Projektteams benötigen meist andere Erfassungswege als Produktion oder Standorte mit Schichtbetrieb. Wichtig ist dabei, dass der Standard gleich bleibt und nur die Ausprägung je Bereich variiert.

2. Regeln definieren, bevor das System konfiguriert wird

Bevor Einstellungen gesetzt werden, müssen die Regeln stehen. Das betrifft Arbeitsbeginn und Arbeitsende, Pausen und Unterbrechungen, Dienstgänge, Arzttermine sowie den Umgang mit Mehrarbeit. Entscheidend ist, dass jeder Punkt als klare Regel formuliert ist, nicht als Empfehlung. So vermeiden Sie Interpretationsspielraum im Alltag.

Ein praxistauglicher Ansatz ist, die häufigsten Fälle zu definieren und Sonderfälle bewusst klein zu halten. Je mehr Sonderregeln entstehen, desto mehr Rückfragen kommen später. Besonders wichtig ist die Pausenlogik, weil sie in fast jedem Unternehmen der Auslöser für Diskussionen ist. Legen Sie fest, wie Pausen erfasst werden und wie Korrekturen laufen, wenn etwas fehlt oder falsch gebucht wurde.

3. Zeitmodelle sauber aufsetzen

Zeitmodelle sind die Grundlage dafür, dass Zeiterfassung nicht nur Zeiten sammelt, sondern korrekt bewertet. Dazu gehören Vollzeit und Teilzeit, Gleitzeit, Kernzeiten, Arbeitszeitkonten, Zuschläge und Grenzwerte. Wenn Zeitmodelle sauber hinterlegt sind, sind Zeitkonten nachvollziehbar, Überstunden werden korrekt ausgewiesen und Auswertungen stimmen ohne Nacharbeit.

Wichtig ist, dass Zeitmodelle nicht nur theoretisch sauber sind, sondern zur Realität passen. Prüfen Sie dazu typische Wochenverläufe, wiederkehrende Abweichungen und den Umgang mit Vertretungen. Für viele Unternehmen ist die Umsetzung über die Personalzeiterfassung sinnvoll, weil dort Erfassung, Zeitmodelle und Auswertung in einer Logik zusammenlaufen.

4. Erfassungswege auswählen, die zum Alltag passen

Zeiterfassung wird akzeptiert, wenn das Buchen schnell und passend zum Arbeitsort möglich ist. In der Praxis gibt es drei typische Wege: im Browser am Arbeitsplatz, über Terminals an Standorten oder mobil über Smartphone. Entscheidend ist, dass alle Wege im selben System landen und nach denselben Regeln bewertet werden.

Definieren Sie je Bereich den Standardweg und einen Ersatzweg. Beispiel: Terminal ist Standard, Browser ist Ersatz für Ausnahmefälle. Oder Browser ist Standard, mobile Buchung ist Ersatz für Außentermine. Für Teams mit Home-Office, Außendienst oder wechselnden Einsatzorten passt die mobile Zeiterfassung besonders gut. Für Standorte mit festen Buchungspunkten und klaren Zugängen ist Zeiterfassung-Hardware ein stabiler Baustein.

5. Rollen, Prüfprozess und Freigaben festlegen

Ein häufiger Fehler ist, dass Zeiterfassung vollständig bei HR landet. Das führt zu Rückfragen, Verzögerungen und unnötiger Nacharbeit. Besser ist eine klare Rollenlogik: Mitarbeitende erfassen Zeiten, Führungskräfte prüfen und geben frei, HR verwaltet Regeln und Zeitmodelle.

Legen Sie außerdem fest, wie geprüft wird. Ein fester Rhythmus verhindert, dass Abweichungen erst am Monatsende sichtbar werden. Klären Sie auch, wie Korrekturen ablaufen: Wer darf korrigieren, wer muss genehmigen, wie wird dokumentiert. Wenn Anträge und Genehmigungen sauber im Ablauf bleiben sollen, kann der Employee Self Service helfen, weil Mitarbeitende Themen strukturiert einreichen und Führungskräfte klar freigeben können.

6. Pilot starten und Rollout in Wellen umsetzen

Starten Sie mit einer Pilotgruppe, die typische Fälle abbildet. Der Pilot sollte nicht nur Standardtage testen, sondern auch die Situationen, die im Alltag wirklich vorkommen: Pausen, Abwesenheiten, Mehrarbeit, Korrekturen, mobile Buchung oder Terminalbetrieb. Je mehr typische Fälle im Pilot sauber laufen, desto ruhiger wird der Rollout.

Der Pilot braucht klare Rahmen: Starttermin, kurze Einweisung, eine Ansprechperson pro Bereich und ein fester Weg, wie Feedback gesammelt wird. Danach folgt der Rollout in Wellen. Jede Welle übernimmt den gleichen Standard, damit keine Varianten entstehen. Das Ziel ist eine ruhige Skalierung, statt vieler individueller Einführungen pro Team.

7. Betrieb stabilisieren und gezielt nachschärfen

Nach dem Go-live beginnt die Phase, in der sich entscheidet, ob Zeiterfassung dauerhaft stabil läuft. Legen Sie fest, welche Punkte regelmäßig geprüft werden: Zeitkontenstände, Pausenregelung, Mehrarbeit, wiederkehrende Abweichungen. Wenn bestimmte Fehler häufiger auftreten, wird die Regel präzisiert oder der Prozess vereinfacht.

Hilfreich ist eine kurze Nachschärfung nach vier bis sechs Wochen. Dort werden die häufigsten Rückfragen gesammelt und der Standard gezielt verbessert. Dadurch sinkt die Korrekturquote, und die Zeiterfassung wird zur Routine im Tagesgeschäft.

Zeiterfassung einführen mit digital ZEIT

Bei der Einführung zählt, dass Regeln, Rollen und Erfassungswege zusammenpassen und als Standard im Unternehmen verankert werden. digital ZEIT unterstützt dabei mit einer klaren Systemlogik, die Zeitmodelle, Erfassung und Freigaben konsistent verbindet. Der Einstieg gelingt häufig über die zentrale Zeiterfassung und die passende Personalzeiterfassung, ergänzt um mobile Buchung oder Hardware dort, wo es im Alltag gebraucht wird.