Warum Überstunden nicht gleich Mehrarbeit sind

Begriffe sauber definieren, typische Missverständnisse vermeiden und Zeitkonten verlässlich steuern.

Warum die Unterscheidung im Alltag wichtig ist

Viele Diskussionen rund um Zeitkonten entstehen nicht wegen der Stunden selbst, sondern wegen der Begriffe. Wenn im Team alles als Überstunden bezeichnet wird, obwohl unterschiedliche Regeln gelten, wird es schnell unübersichtlich: Was muss genehmigt werden, was wird ausgezahlt, was wird ausgeglichen, was ist nur ein Plus im Gleitzeitkonto. Eine klare Definition schafft Fairness und reduziert Rückfragen im Monatsabschluss.

Entscheidend ist, dass die Begriffe im Unternehmen einheitlich genutzt werden und im System nach derselben Logik abgebildet sind. Eine saubere Grundlage dafür ist eine digitale Zeiterfassung, weil Zeitkonten und Abweichungen nachvollziehbar geführt werden.

Überstunden: was im Unternehmen meistens gemeint ist

Überstunden werden im Alltag häufig als zusätzliche Arbeitszeit verstanden, die über die individuell vereinbarte Arbeitszeit hinausgeht. Typisch ist das bei festen Arbeitszeiten oder klar definierten Sollstunden pro Woche oder Monat. Überstunden entstehen dann, wenn mehr gearbeitet wird als vereinbart und diese Zeit als Plus im Zeitkonto sichtbar wird.

Wichtig ist dabei die interne Regel: Entstehen Überstunden automatisch, sobald mehr gearbeitet wird, oder nur nach Freigabe. Viele Unternehmen definieren einen Freigabeprozess, damit Überstunden steuerbar bleiben und nicht unbemerkt anwachsen.

Mehrarbeit: warum der Begriff oft anders verwendet wird

Mehrarbeit wird in der Praxis häufig genutzt, wenn zusätzlich zur geplanten Arbeitszeit gearbeitet wird, weil ein betrieblicher Bedarf besteht. Der Fokus liegt weniger auf dem Zeitkonto an sich, sondern auf dem Anlass und der Steuerung. Mehrarbeit ist damit häufig enger an Planung, Einsatz und Freigaben gekoppelt.

In vielen Betrieben ist Mehrarbeit der Begriff, der im Kontext von Schichten, Vertretung, zusätzlichen Einsätzen oder kurzfristigen Zusatzdiensten genutzt wird. Entscheidend ist auch hier: Der Begriff muss im Unternehmen klar definiert sein, damit es keine Interpretationsspielräume gibt.

Beispiele aus dem Alltag: so lassen sich die Begriffe sauber trennen

Beispiel 1: Gleitzeit im Büro

Ein Mitarbeitender bleibt an zwei Tagen jeweils 30 Minuten länger, um ein Projekt abzuschließen. Das Plus landet im Zeitkonto. Entscheidend ist, ob diese Mehrzeit als normaler Ausgleich innerhalb der Gleitzeit gilt oder erst nach Freigabe als Überstunden bewertet wird. Eine klare Regel verhindert, dass Teams unterschiedlich zählen und Zeitkonten dadurch schwer vergleichbar werden.

Beispiel 2: Zusatzeinsatz im Schichtbetrieb

Eine Mitarbeitende übernimmt kurzfristig eine zusätzliche Schicht, weil ein Kollege ausfällt. In der Praxis ist das meist Mehrarbeit, weil der zusätzliche Einsatz geplant, begründet und freigegeben werden muss. Das gilt besonders dann, wenn Schichtfolgen, Ruhezeiten oder Zuschlagslogiken betroffen sind. Ein Blick auf typische Schichtmodelle hilft, solche Fälle sauber einzuordnen, bevor sie im Monatsabschluss als Einzelfalldiskussion landen.

Beispiel 3: Abweichung durch lange Übergabe

Eine Schicht dauert wegen einer längeren Übergabe 20 Minuten länger. Hier ist entscheidend, ob das als reguläre Arbeitszeit gilt, ob es als Mehrarbeit freigegeben werden muss oder ob es als wiederkehrender Sonderfall im Zeitmodell abgebildet wird. Je regelmäßiger solche Übergaben vorkommen, desto wichtiger ist eine klare Abbildung im Schichtmodell, damit die Abweichung nicht jedes Mal neu bewertet werden muss.

Typische Fehlerquellen, die zu Konflikten führen

Diese Punkte sorgen besonders häufig für Diskussionen:

• Begriffe werden im Unternehmen nicht einheitlich genutzt
• Freigaben sind unklar oder werden erst im Nachhinein eingeholt
• Zeitmodelle bilden die Realität nicht sauber ab
• Plusstunden wachsen, ohne dass Ausgleichsregeln klar sind
• unterschiedliche Handhabung zwischen Teams führt zu gefühlter Ungerechtigkeit

Wenn diese Punkte nicht als Standard geregelt sind, wird jeder Fall individuell diskutiert. Das kostet Zeit und führt zu Unruhe im Team.

Wie Sie Überstunden und Mehrarbeit im Prozess sauber steuern

In der Praxis helfen drei klare Bausteine:

1) Definition als Standard festlegen
Schreiben Sie intern fest, was bei Ihnen Überstunden sind und was Mehrarbeit bedeutet. Entscheidend ist nicht, wie der Begriff in Gesprächen genutzt wird, sondern welche Folge er im Prozess hat.

2) Freigabeprozess definieren
Legen Sie fest, wann Überstunden oder Mehrarbeit freigegeben werden müssen, wer genehmigt und wie dokumentiert wird. Ein sauberer Ablauf verhindert Nachträge und Diskussionen am Monatsende. Für strukturierte Anträge und Genehmigungen kann der Employee Self Service hilfreich sein.

3) Zeitmodelle und Zeitkonten konsistent abbilden
Wenn Zeitmodelle sauber gepflegt sind, werden Pluszeiten korrekt bewertet und Auswertungen stimmen. Hier spielt die Personalzeiterfassung eine zentrale Rolle, weil Zeitkonten und Regeln konsistent geführt werden.

Überstunden und Mehrarbeit mit digital ZEIT transparent abbilden

Damit Überstunden und Mehrarbeit im Alltag nicht zu Diskussionen führen, müssen Definition, Freigaben und Zeitkonten zusammenpassen. digital ZEIT unterstützt dabei, Regeln zentral zu pflegen, Abweichungen nachvollziehbar zu machen und Freigaben sauber im Prozess zu halten. Über die Personalzeiterfassung werden Zeitmodelle und Zeitkonten konsistent geführt, und über den Employee Self Service bleiben Anträge und Genehmigungen strukturiert. So wird klar, was Überstunden sind, wann Mehrarbeit vorliegt und wie beides fair und verlässlich gesteuert wird.